Ledenwerving en ledenbehoud

Hieronder staan verwijzingen naar diverse aspecten van het ledenbeleid. Iedereen die dit wenst, kan informatie vinden over de volgende onderwerpen:

o	het vinden van nieuwe leden

o	ledencommissies in de club

o	opvang en begeleiding van nieuwe leden

o	het installeren van een nieuw lid

o	het behoud van leden

o	beëindiging van het lidmaatschap door verhuizing

In vrijwel elke club wordt enkele malen per jaar het ledenbeleid besproken. Het gaat dan meestal over het aantrekken van nieuwe leden, over de leeftijdsopbouw en een enkele keer ook over het behoud van leden. Vrijwel elke club wil minimaal op peil blijven.

In het onderstaande worden enkele handreikingen gedaan om beleid te formuleren en goede afspraken te maken.

Een eerste vereiste is dat er duidelijkheid binnen de club bestaat over de procedure bij het werven van leden. De door R.I. aanbevolen procedure (zie Model H.R., art. IX) kan natuurlijk worden gehanteerd. Dat ligt zeer voor de hand. De club mag ook een eigen stappenplan maken en dit dan in het H.R. van de club vastleggen. Deze eigen methode mag niet strijdig zijn met de R.I.-procedure.

Er lopen nog erg veel potentiële kandidaten rond. Hoe kom je die op het spoor? Rotaryclubs gaan hierbij geheel verschillend te werk. De resultaten verschillen per jaar sterk. Op de pagina het vinden van nieuwe leden vind je voorbeelden hoe clubs dit aanpakken.

Er bestaan criteria voor het lidmaatschap van een Rotaryclub. Deze moeten natuurlijk zoveel mogelijk worden toegepast bij het aantrekken van nieuwe leden.

Soms zijn er geschikte kandidaten voor wie geen ruimte is in de eigen club. Dat kan samenhangen met de woonplaats van de betrokkene, de classificatie, de leeftijd, enz. Het is aan te bevelen door het invullen van een formulier de gouverneur te attenderen op de aanwezigheid van deze persoon. De gouverneur kan vervolgens deze persoon bij andere clubs onder de aandacht brengen.

Vrijwel elke club heeft een ledencommissie. Wat die moet doen, is vaak niet duidelijk. Dat stagneert. Het is verstandig dat het bestuur twee commissies vormt: een uitbreidings-/classificatiecommissie en een leden-/informatiecommissie. De eerste heeft vooral een kwantitatieve taak, de tweede is meer kwalitatief bezig. De clubvoorzitter zorgt tijdig voor een goed overleg over de taakomschrijving met beide commissies.

Wat vertel je aan een kandidaat-lid dat je voor de eerste keer gaat uitnodigen voor een bezoek aan de club? Reik in ieder geval het boekje ”Wat is Rotary?” (verkrijgbaar bij de RAN) uit. Aanbevolen punten voor het uitnodigingsgesprek liggen redelijk voor de hand.

Als de kandidaat te kennen geeft lid te willen worden van de club volgt een gesprek met de informatiecommissie. In dat gesprek komen zowel Rotary International, het district, de regio als de club aan de orde.

Daarna volgt de installatie in de clubbijeenkomst. Een belangrijk moment voor het nieuwe lid, maar natuurlijk ook voor de club als geheel.

Een goede opvang en begeleiding van nieuwe leden draagt bij aan hun behoud. Dit is vooral een taak voor het bestuur. Punten van aandacht zijn o.a. de aanwijzing van een mentor, het opnemen in een clubje van zes en in een clubcommissie en een evaluatie na een aantal maanden.

De goede voorlichting en begeleiding van nieuwe leden draagt bij aan het ledenbehoud. Maar er is meer. Kwaliteitszorg voor de club als geheel is een ander vereiste. Hierbij kun je denken aan het ledenbeleid, maar ook aan het programma, de continuïteit binnen het bestuur en de commissies, de communicatie, enz. Leden van de districtscommissie zijn gaarne bereid hierover met het bestuur van gedachten te wisselen en voor de club een discussie te stimuleren. Een telefonische afspraak is zo gemaakt!

Ledenbehoud zou bij veel clubs veel vaker op de agenda kunnen staan. Bij diverse clubs is sprake van ongewenst ledenverlies. Om hier grip op te krijgen, is een ledenonderzoek aan te bevelen. Het bestuur kan dan vaststellen of de leden tevreden zijn over de club, de activiteiten en de bijeenkomsten. Het levert ongetwijfeld aanbevelingen voor toekomstig beleid op.

Verhuizende leden die bedanken voor het lidmaatschap voor hun club gaan vaak voor Rotary verloren. Het nieuwe adres is vaak niet bij de RAN of bij het district bekend. Door het invullen van een simpel verhuisformulier is dit te verhelpen. De gouverneur kan dan bemiddelen bij het vinden van een nieuwe club.