Navigatie overslaan en naar de inhoud
De voorzitter of, indien dat beter past, een ander lid van de club nodigt het vertrekkende/reeds vertrokken lid voor een gesprek, bij voorkeur bij een van beiden thuis. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de gouverneur of regiovoorzitter worden gevraagd het gesprek te voeren.
Het gesprek vindt plaats niet later dan vier weken na het opzeggen van het lidmaatschap.
Voordat het gesprek begint:
· |
het is van belang een informele sfeer te creëren |
· |
realiseer je de kwetsbaarheid van het vertrekkende/reeds vertrokken lid |
· |
bereid het gesprek goed voor en neem er de tijd voor |
· |
peil positieve en negatieve invloeden op het lidmaatschap: vraag niet alleen naar de onvrede, het onbehagen van het (ex-)lid, maar ook naar de tevredenheid over, de voldoening met een aantal aspecten van de club |
· |
bij een exitgesprek is geen sprake van discussie, maar slechts van mededelingen en vragen |
· |
begin met een algemene vraag: waarom bedank je/heb je bedankt voor het lidmaatschap? |
Mogelijke aandachtspunten bij het exitgesprek:
· |
attendance |
· |
werk, privé, (vrije) tijd |
· |
gezondheid |
· |
leeftijd |
· |
sfeer |
· |
samenstelling club |
· |
betrokkenheid partners |
· |
communicatie in de club |
· |
spreekbeurten: kwaliteit, diepgang |
· |
projecten, evenementen |
· |
maatschappelijke relevantie (serviceclub) |
· |
netwerk, profijt |
· |
verplichtingen: spreekbeurt(en), commissies, bestuur |
· |
geld |
· |
bezieling, inspiratie |
Ø |
vraag, indien dit past in de gegeven situatie, tijdens het gesprek of aan het einde daarvan: |
ü |
is er een weg terug naar het lidmaatschap van de club? of: |
ü |
stel je het op prijs dat we je nu of in de komende tijd aanbevelen bij een andere Rotaryclub? |
Ø |
stel aan het einde ook de vraag: heb je aanbevelingen voor de club? |
Vertrouwelijkheid is uitgangspunt. Van de inhoud van het gesprek wordt alleen dan verslag uitgebracht aan het bestuur en/of aan de (overige) leden van de club als het vertrekkende lid daarmee instemt of daarom vraagt.
In meer algemene zin zal het bestuur, volgend op een aantal exitgeprekken, wel aandacht geven aan aspecten die kunnen bijdragen aan het behoud van leden. Dit gebeurt zonder specifieke terugkoppeling naar de gesprekken met een of meer van de ex-leden.