Navigatie overslaan en naar de inhoud
Tijdens de Districtsvergadering (DV) rees de vraag of de jaarlijks te organiseren Intercity Meetings (IM), Regionale Bestuurscontacten en Discon nog wel in deze vorm en naast elkaar moesten doorgaan.
Clubs worden aangewezen door het Districtsbestuur (DB) om een IM en RBC te organiseren. Het is een Nederlands initiatief dat niet wordt voorgeschreven door Rotary International. De oorspronkelijke doelstelling is om de interactie tussen leden van de diverse clubs in de regio te entameren. Dat geldt ook voor de Discon, maar die wordt door RI verplicht, en wel meerdaags. De club die de Gouverneur levert organiseert in
D 1590 de Discon. In andere Districten worden net als bij IM en RBC’s clubs aangewezen.
Clubs “weigeren” een IM of RBC te organiseren of doen het met tegenzin. Subproblemen zijn de financiering, het feit dat vooral eigen leden deelnemen en de concurrentie van de Discon. Daarnaast hebben anno 2011 alle leden vele alternatieven – buiten de Rotary- om elkaar te treffen. Men heeft een tijd- en een keuzeprobleem. Vooral in de hoeveelheid “feestjes”. Vroeger was dat om naar “uit te kijken”, nu vooral een “verplichting”.
Sterktes zijn de gekozen thematiek, het organisatievermogen van de organiserende club en het feit data men elkaar – volgens de oorspronkelijke doelstelling- treft. De leden ontmoeten leden van andere clubs met verschillende ervaringen en inzichten. Dit verrijkt het Rotary gevoel. Met een actueel thema, een goede spreker, een goede organisatie plus een wervingscampagne kan een IM/RBC een succes worden. Het verleden heeft dat bewezen.
Zwaktes zijn de opgelegde verplichting aan een club om de IM/RBC te organiseren en de moeite die het koste om andere leden dan die van de eigen club te bewegen deel te nemen.
Bedreigingen zijn de concurrentie van andere niet-Rotary evenementen. Vooral omdat het én een IM, én een RBC, én een Discon betreft.
Vooraf: Het DB wil in ieder geval één regiobijeenkomst houden, minimaal een RBC
IM houden zoals thans (verplicht met een rooster). Er zijn meer na- dan voordelen. Clubs willen niet en het DB wenst ze niet te dwingen.
IM geheel afschaffen. Een simpele oplossing maar een aantal leden zal dit toch betreuren. Ook de oorspronkelijke doelstelling- het elkaar treffen- wordt verlaten.
IM vrijwillig laten organiseren bijv. door het opwaarderen van een bestaand of eenmalig evenement. Clubs moeten dit wel willen, maar een groter aantal deelnemers biedt ook weer kansen. Vrijwilligheid kan overigens snel ontaarden in vrijblijvendheid. Clubs moeten wellicht door de leden van de DV worden aangesproken en gestimuleerd.
RBC opwaarderen en toegankelijk maken voor alle leden; niet alleen de bestuurderen. Plus de deelname aan de Discon zwaarder aanzetten. Meer voor- dan nadelen.
Voorgesteld wordt een combinatie van c en d met als argumentatie:
· |
Men blijft elkaar treffen in de regio |
· |
Minder maar intensievere bijeenkomsten (RRC en Discon) |
· |
Meer flexibiliteit |
· |
Nu wel “verplicht” vanuit het DB |
· |
Minder kosten |
Dit betekent:
Per regio komt er nog maar één RRC (Regionaal Rotary Contact). De aangewezen clubs hebben de keus deze te beperken tot een ontmoeting tussen de “grote” Besturen ( DB’s + Commissievoorzitters). Het zal dan vooral om Bestuursproblematieken gaan. Bijv. de Rotary Foundation “nieuwe stijl”, maar ook een uitbreiding naar alle Rotarians, eventueel met hun partners, is denkbaar. Dan ligt een meer maatschappelijk thema voor de hand. Maar de organiserende club mag er ook voor kiezen een al ontwikkeld programma in te zetten. E.e.a. geeft de RC’s dus veel meer (creatieve) vrijheid, ook programmatisch en qua datum; deze laatste bepaalt voortaan de club, niet meer het District. (NB: clubs mogen zich ook vrijwillig aanbieden een RRC te organiseren).
Er zijn echter randvoorwaarden:
Binnen 4 weken voor en na de Discon mag de activiteit niet plaatsvinden
De uitnodiging naar Rotarians buiten de club is gratis
Het mag niet daarnaast toch om “fundraising” gaan. Dat sluit niet uit dat de collega-Rotarians voor een Fundraisingmanifestatie worden uitgenodigd, maar zonder financiële verplichtingen. Dit om “geleur” en “geldklopperij” onder elkaar te vermijden. Immers iedere RC verzorgt zelf ook fundraising. Voorgesteld wordt deze bijeenkomsten voortaan als RRC aan te duiden: Regional Rotary Contact.
De Discon blijft de jaarlijkse ontmoeting van het hele District.
Echter: de huidige formule raakt uit de tijd en wel om de volgende argumenten:
· |
Het kost veel geld. Tussen € 16.000 en € 25.000 is normaal, en komt ten laste van de Districtsbegroting ( in 2011: € 15.000) |
· |
Tenzij er weer fundraising plaats vindt. Maar dat beconcurreert weer clubs in hun eigen fundraising. |
· |
Het kost clubs zéér veel energie. Het kan een negatieve keuze (!) worden om die reden een Gouverneur te leveren. |
· |
Clubs zien het als een “verplichting”. Sommige komen niet, andere met 1 of 2 vertegenwoordigers. |
· |
Er komen vaak weinig Rotarians, als je de eigen clubleden en partners er vanaf trekt. |
· |
Thema’s raken “uitgekauwd”. |
· |
Het moet volgens R.I. twee dagen duren, reden van een Gouverneursdiner op vrijdagavond, en de Discon op zaterdag. Anders kort R.I. het District € 10.000 ( N.B. nu vergoedt R.I. € 10.000 aan het District t.b.v. de inzet van de Gouverneur) |
De PETS (President Elect Training Seminar) en de DA (Districtsassembly) zijn ook op vrijdagavond en zaterdag. Een combinatie met de Discon ligt voor de hand. Vroeger was de DA trouwens onderdeel van de Discon.
· |
De PETS start op vrijdagmiddag 16.30 uur, (koffie en inloop om 16.00 uur), en loopt door tot 20.00 uur. |
· |
Dan start de Discon met het Gouverneursdiner waaraan de PETS organisatoren en deelnemers zo mogelijk collectief meedoen. Aanvullende gasten en partners blijven op uitnodiging welkom, eventueel tegen betaling. |
· |
Op zaterdag start de PETS om 9.00 uur tot 10.30 uur, met een Discon-parallelsessie voor secretarissen en penningmeesters. Voor de partners is er dan een partnerprogramma, ook onderdeel van de Discon. |
· |
Om 10.30 uur start de Discon met een Districtsassembly tot 12.00 uur, vanaf dat tijdstip ook voor partners. |
· |
Tussen 12.00 en 16.00 uur is dan een Disconprogramma, te verzorgen door de RC van de Gouverneur, ondersteund door twee, door het Districtsbestuur aan te wijzen, buurclubs. De Disconcommissie bestaat dan uit drie RC’s. |
· |
PETS en DA blijven verzorgd door het DB, ook het Discon-programma voor secretarissen en penningmeesters. Het partnerprogramma wordt door de Disconcommissie verzorgd. |
Door integratie van PETS, DA en Discon worden de totale kosten gereduceerd.
Uitgangspunten daarbij:
PETS: gratis
Gouverneursdiner: voor PETS-participanten gratis, voor partners en overige gasten eventueel tegen nader te bepalen betaling
Idem: voor genodigden tegen betaling, tenzij het District voor speciale gasten anders beslist.
Overnachting + ontbijt: Voor PETS-deelnemers en hun partners: gratis (Bij partners alleen op basis van 2 p. kamer)
PETS: gratis
Discontraining voor secretarissen/penningmeesters: gratis
Districtsassembly: gratis
Discon-partnerprogramma: gratis
Discon: tegen betaling, lunch en borrel inbegrepen.
Advies aan de Districtsassembly 2012: Instemmen met dit voorstel.
Namens het Districtsbestuur:
Drs. A. Vroon, Gouverneur 2011-2012.