Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement van de Rotaryclub Jacobswoude

Artikel I

Verkiezing van bestuurders

1. Met uitzondering van de voorzitter worden de bestuur­ders verkozen door de leden van de club tijdens een buitengewone clubbijeenkomst (i.c. de bijeenkomst Clubzaken in december), als be­doeld in artikel IV, lid 2 van de statuten en treden zij in functie op 1 juli, onmiddellijk volgend op hun verkiezing. De voorzitter wordt verkozen tijdens een buitengewone clubbijeenkomst, als bedoeld in artikel IV, lid 2 van de statuten, die wordt gehouden in de ne­gentiende maand voor de dag, waarop hij als voorzitter in functie treedt.

2. Het bestuur maakt de namen van de kandidaten voor de verschillende bestuursfuncties bekend tijdens een club­bijeenkomst, die niet later wordt gehouden dan een maand vóór de dag van de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is.

Vanaf die bekendmaking hebben de leden van de club ge­durende veertien dagen het recht tegenkandidaten te stellen; de namen van de tegenkandidaten dienen schrif­telijk bij de secretaris te worden ingediend.

Voor een bestuursfunctie is die kandidaat verkozen, die tijdens de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing plaats vindt, de meeste geldig uitgebrachte stemmen op zich verenigt.

3. In een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk tijdens een clubbijeenkomst voorzien. Het bepaalde in lid 2 is alsdan van overeen­komstige toepassing.

4. Ingeval van een vacature van een reeds gekozen, doch nog niet in functie getreden bestuurder, vindt het be­paalde in lid 3 overeenkomstige toepassing.

5. De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevo­ren van het houden van een clubbijeenkomst, als hier­voor in dit artikel bedoeld, in kennis gesteld. Het­zelfde geldt voor een clubbijeenkomst, waarin een voor­stel tot ontslag van een bestuurder aan de orde is.

Artikel II

Taak van de bestuurders

1. Voorzitter

De voorzitter heeft tot taak de clubbijeenkomsten en de bestuursvergaderingen te leiden en verder die plich­ten te vervullen, die deze functie gewoonlijk met zich mee­brengt.

2. Inkomend voorzitter

De inkomend voorzitter maakt deel uit van het bestuur van de club en vervult in overleg met de voorzitter te bepalen taken.

3. Gewezen-voorzitter

De gewezen-voorzitter heeft tot taak om bij afwezig­heid van de voorzitter de clubbijeenkomsten en de be­stuurs­vergaderingen te leiden en verder die plichten te ver­vullen, die deze functie gewoonlijk met zich meebrengt.

4. Secretaris

Tot de taak van de secretaris behoort het bijhouden van de ledenlijst en van het opkomstregister tijdens de clubbijeenkomsten (attendance), het maken en bewaren van notulen van bestuursvergaderingen, het uitbren­gen van de nodige rapporten aan Rotary International, waaron­der het halfjaarlijks lidmaatschaps-rapport, op de eer­ste januari en de eerste juli te zenden aan de secreta­ris-generaal van Rotary International en ver­der die plichten te vervullen, die deze functie gewoon­lijk met zich meebrengt.

5. Penningmeester

De penningmeester voert het beheer over de geldmidde­len en bereidt de exploitatierekening en de balans voor, wel­ke jaarlijks aan de leden van de club ter goedkeuring worden voorgelegd. Verder vervult hij die plichten, die deze functie ge­woonlijk meebrengt.

Bij zijn aftreden als penningmeester draagt hij aan zijn opvolger of aan de voorzitter alle onder zijn be­rusting zijnde gelden, boeken en bescheiden over.

Artikel III

Clubbijeenkomsten

1. De wekelijkse clubbijeenkomsten worden gehouden op dinsdag vanaf 18.00 uur.

Indien dag of uur van een bijeenkomst wordt gewijzigd of een bijeenkomst vervalt, wordt dit tijdig aan de le­den bekend gemaakt.

2. De bestuursvergaderingen worden in beginsel gehouden op de donderdag vóór de laatste dinsdag van iede­re maand. Indien de voorzitter of twee andere bestuur­ders dat gewenst acht(en), worden tussentijdse vergade­ringen gehouden, mits deze tijdig door of namens de voorzitter worden bijeen geroepen.

3. Voor zover bij de statuten of dit huishoudelijk regle­ment niet anders is bepaald, worden door de leden van de club, door het bestuur en door commis­sies de door hen/hem te nemen besluiten tijdens een clubbijeenkomst respectievelijk vergadering van het bestuur of de des­betreffende commissie met gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezigen genomen.

4. De meerderheid van de leden van het bestuur resp. van een com­missie resp. van de leden tijdens een clubbijeenkomst vormt het quorum, vereist voor de geldig­heid van in een vergadering van het bestuur resp. commis­sie resp. clubbijeenkomst te nemen besluiten.

Artikel IV

Wijze van stemmen

Stemmingen ge­schieden mondeling of bij handopsteken. Over personen wordt schrifte­lijk gestemd, indien de meerderheid der aanwezigen dit ver­langt of - zo het een clubbijeenkomst betreft - het be­stuur daartoe besluit.

Artikel V

Commissaris van orde

De leden van de club benoemen een commissaris van orde, in­dien het bestuur besluit dat er een dergelijke functiona­ris zal zijn. De commissaris van orde maakt geen deel uit van het bestuur. De commissaris van orde vervult de taken, welke deze func­tie gewoonlijk met zich meebrengt en verder die, welke hem in overleg met de voorzitter of het bestuur worden toebedeeld.

Artikel VI

Commissies

1. Er zijn vaste commissies voor:

- Club Service (clubzaken);

- Community Service (maatschappelijke hulp);

- International Service (internationale zaken);

- Vocational Service (beroepsdienst).

2. Het bestuur benoemt de voorzitter en overige leden van de in lid 1 genoemde commis­sies. Alvorens dat te doen stelt het bestuur alle leden in de gelegenheid hun voorkeur voor het lidmaatschap en/of voorzitterschap van een der commissies kenbaar te maken.

3. Indien het bestuur of de voorzitter van een der commis­sies, als bedoeld in lid 2, dat nodig oordeelt, kunnen een of meer subcommissies worden ingesteld, waarvan de le­den door het bestuur in overleg met de voorzitter van de desbetreffende vaste commissie worden benoemd.

4. Het bestuur benoemt een commissaris voor elk van de navolgende onderdelen van clubzaken:

- weekbericht;

- PR / voorlichting;

- jeugdzaken;

- het bijhouden van Rotary-actualiteiten (reader).

en verder voor alle andere onderdelen, ten aanzien waarvan het bestuur de benoeming van een commissaris wenselijk acht.

5. Ter bevordering van de continuïteit kunnen commissa­ris­sen of leden van een commissie voor een periode van langer dan een jaar worden benoemd c.q. herbenoemd.

6. De voorzitter van de commissie voor clubzaken is ver­antwoordelijk voor al hetgeen betrekking heeft op club­zaken (Club Service), waaronder fellowship, voorbereiding en samenstelling van het programma voor de weekbijeenkomsten, ledenwerving en het bijhouden van classificaties.

7. De eerste bijeenkomst van de maand wordt gewijd aan clubzaken. Voor deze bijeenkomst wordt een agenda opgesteld. De agenda van deze bijeenkomst bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

- Opening;

- Ingekomen stukken en mededelingen;

- Verslag van de stand van zaken in de commissies door de voorzitters van de commissies;

- Eventuele specifieke onderwerpen ter bespreking en/of besluitvorming;

- Rondvraag;

- Sluiting.

8. De voorzitter van het bestuur is uit hoofde van zijn functie van voorzitter formeel lid van alle
commissies en heeft alle rechten, aan dat lidmaatschap verbonden.

9. Elke commissie voert de taak uit, welke haar overeenkomstig artikel VII van dit Huishoudelijk
Reglement is toegewezen, en verder het­geen haar wordt toebedeeld in overleg
met het bestuur of de voor­zitter van het bestuur.

Behoudens speciale machtiging van het bestuur voeren de commissies geen plannen uit, voordat terzake aan het bestuur rapport is uitgebracht en dat rapport door het bestuur is goedgekeurd.

Artikel VII

Taken van de commissies

1. Commissie Community Ser­vice

Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht jegens de gemeenschap. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club in het belang van de gemeenschap ver­richt. Hij ziet toe op en coördineert het werk van al­le subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van Community Service zijn ingesteld.

2. Commissie International Servi­ce

Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht ten aanzien van interna­tionale zaken. De voorzitter van deze commissie is ver­antwoordelijk voor de activiteiten van de club op in­ternationaal gebied. Hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlij­ke onderdelen van International Service zijn inge­steld.

3. Commissie Vocational Service

Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het dragen van hun verantwoordelijkheid ten opzichte van de verhoudingen in hun beroep en bij het verhogen van het peil van het zaken- en beroeps­leven. De voor­zitter van deze commissie is verant­woordelijk voor het­geen de club op dit gebied verricht. Hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van Vocational Service zijn ingesteld.

Artikel VIII

Financiën

1. Aan het begin van ieder clubjaar (lopende van 1 juli tot en met 30 juni) stelt het bestuur een begroting op van de vermoedelijke inkomsten en uitgaven gedurende dat jaar. Die begroting behoeft de goedkeuring van de leden van de club. De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevo­ren van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de begroting of een wijziging daarvan aan de orde is, in kennis gesteld.

2. Tijdens een clubbijeenkomst, welke in de maand septem­ber wordt gehouden, brengt het bestuur een financieel jaarverslag uit over de gang van zaken in de club en over het ge­voerde beleid. Dit jaarverslag wordt aangevuld met een door de voorzitters van de in artikel VI lid 1 bedoelde vaste commissies op te stellen beknopt verslag over de activiteiten / het beleid van het afgelopen jaar.

Tijdens die clubbijeenkomst legt het bestuur de balans per het einde van het afgelopen clubjaar en de staat van baten en lasten betreffende dat clubjaar (de jaars­tukken) aan de leden van de club ter goedkeuring voor tezamen met het schriftelijke verslag van de in lid 3 van dit artikel be­doelde commissie

3. De leden van de club benoemen jaarlijks tijdens de bui­tengewone clubbijeenkomst,
bedoeld in artikel IV, lid 2 van de statuten, een commissie van ten minste twee leden.

Die commissie onderzoekt de jaarstukken en brengt aan de leden van de club verslag van
haar bevin­dingen uit tijdens de clubbijeenkomst, bedoeld in de eerste zin van dit lid.

Goedkeuring van de jaarstukken door de leden van de club strekt het bestuur tot décharge voor het bestuur over het afgelopen clubjaar, tenzij daarbij door de le­den een voorbehoud wordt gemaakt. De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevo­ren van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de behandeling van het jaarverslag, de jaarstukken en het verslag van de in dit lid bedoelde commissie aan de orde is, in kennis gesteld.

4. De penningmeester stort alle gelden van de club op een door het bestuur aan te wijzen rekening.

5. Het bestuur stelt de termijnen vast, waarbinnen de le­den aan hun financiële verplichtingen dienen te vol­doen.

Betaling van de "bijdrage per lid" aan Rotary International ge­schiedt jaarlijks op de eer­ste juli en de eerste januari. Voor de berekening van het totaal van die bijdrage is het aantal leden op die data bepalend.

Artikel IX Wijze van verkiezing van leden

1. Indien een actief lid van de club een kandidaat-lid wenst voor te stellen, dient hij de naam van

dat kandidaat-lid schriftelijk en vertrouwelijk aan de secretaris bekend te maken alvorens de kandidaat zelf te benaderen.

2. Het bestuur stelt vast of het voorstel in overeenstemming is met de statutaire vereisten voor wat betreft de classificatie en het lidmaatschap.

3. Het bestuur beslist binnen 14 dagen na het indienen of zij een eventueel lidmaatschap van het kandidaat-lid goed- dan wel afkeurt. De secretaris stelt de voorsteller van die beslissing op de hoogte.

4. Het bestuur meldt bij goedkeuring in de eerstvolgende clubbijeenkomst de naam en
classificatie van het kandidaat-lid. In het weekbericht van deze bijeenkomst wordt eveneens
de naam en classificatie van het kandidaat-lid gemeld. Indien de secretaris binnen een
termijn van twee weken na de eerste aankondiging geen schriftelijke bezwaren van een van
de leden heeft ontvangen, is het kandidaat-lid verkozen als lid. Is er wel sprake van (een)
zodanig(e) bezwaar / bezwaren, dan beslissen voorzitter, inkomend voorzitter, secretaris,
penningmeester en oud-voorzitter op grond van objectieve criteria bij meerderheid van
stemmen of het / de ingebrachte bezwaar/bezwaren reden(en) is/zijn om de kandidaatstelling
terug te trekken.

5. Na goedkeuring door de leden wordt het kandidaat-lid in de gelegenheid gesteld gedurende
drie clubbijeenkomsten kennis te maken met de club. Indien het kandidaat-lid definitief kiest
voor het lidmaatschap draagt de voorzitter zorg voor installatie van het nieuwe lid; de
secretaris meldt het nieuwe lid aan bij Rotary International en de RAN. De voorzitter draagt
zorg dat het nieuwe lid tijdens de installatie de daarbij behorende bescheiden ontvangt en
wijst een lid aan (bij voorkeur degene die de kandidaat heeft aangedragen) om het nieuwe lid
terzijde te staan in zijn/haar assimilatieproces.

6. Nieuwe leden betalen een nader vast te stellen entreegeld.

Artikel X

Voorstellen

Voorstellen voor besluiten, waardoor de club zal worden ge­bonden, worden tijdens een clubbijeenkomst niet in behande­ling genomen, voordat het bestuur deze heeft onderzocht.

Voorstellen, die tijdens een clubbijeenkomst aanhangig wor­den gemaakt en waarover het bestuur zich niet tevoren heeft kunnen beraden, worden, zonder dat daarover door de leden wordt beraadslaagd, naar het bestuur verwezen. Na be­raad zal het bestuur het desbetreffende voorstel, verge­zeld van zijn advies, aan de leden voorleggen.

Artikel XI

Wijzigingen

Dit huishoudelijk reglement kan door de leden tijdens een clubbijeenkomst met een meerderheid van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige leden worden gewijzigd, mits de meerderheid van de leden aanwezig is - onverminderd het bepaalde in artikel IV, lid 3, tweede zin, van de statuten - en alle leden ten minste tien dagen voor die clubbijeenkomst schriftelijk van de voorgestelde wijziging in kennis zijn gesteld, onder de mededeling dat tijdens die bijeenkomst het voorstel tot die wijziging zal worden behandeld.

Een wijziging in dit reglement, waardoor het reglement in strijd komt met de statuten, is nietig.

Artikel XII

Uitleg

Overal waar in dit huishoudelijk reglement de mannelijke vorm van een voornaamwoord is gebruikt, dient daaronder mede de vrouwelijke vorm te worden verstaan.

Artikel XIII

Afwijkingen van het Huishoudelijk Reglement

Het bestuur kan besluiten om bijv. redenen van efficiency af te wijken van bepalingen in dit Huishoudelijk Reglement doch slechts na goedkeuring door de leden.

Artikel XIV

Slotbepaling

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist het bestuur.