Draaiboek uitzending jaarkind voor CJC en RJC

De CJC en de RJC en de uitzending van een jaarkind

data en activiteiten

Mei –juni

CJC: contact met scholen over mogelijkheid jaar-uitwisseling. (Er zijn poster en kaarten beschikbaar bij PR commissaris MDJC)

Augustus –september:

CJC: gesprek met kandidaten en ouders en attenderen op voorlichtingdag medio september (zie agenda).

Verslag laten houden op club-bijeenkomst door uitgezonden en in juli teruggekeerde student.

RJC: inventarisatie van clubs die een jaarkind zullen ontvangen en zorgen voor voorzittersverklaringen.

30 september:

CJC: aanmeldingsformulier bij RJC ( per kandidaat graag 5 formulieren voorzien van recente pasfoto’s)

October:

RJC: organisatie van regionale selectie

30 october:

RJC stuurt vier kopieën van aanmeldingsformulieren van Regionaal geselecteerde kandidaten aan de secretaris selectie jaaruitwisseling (zie contact pagina, Selection Yearexchange) Daarbij de voorzittersverklaringen van de clubs die bereid zijn te ontvangen in het volgende verenigingsjaar (dus ontvangst in augustus volgend jaar of januari van het daaropvolgend jaar). Zonder ontvangst kan er geen uitzending plaatsvinden!!

Medio november: Kandidaten ontvangen uitnodiging voor landelijke selectie op een zaterdag tweede helft november.

Uitslag van de selectie volgt omstreeks 5 december. cc aan RJC en CJC. (Bericht over definitieve plaatsing volgt later als er nog geen club voor de exchange bekend is.)

December Outbounds krijgen verzoek het Internationale Application Form in te vullen. De eigen kandidaat kan niet weg als er geen ontvangst is! .

Januari Oriëntatieweekend in Apeldoorn (21-23 januari). Daarna definitieve landenkeuze. Landenkeuze is in overleg met de outbounds rekening houdend met een evenwichtige verdeling over landen waarmee contracten zijn afgesloten

De invulling van het Application form vereist de hulp van CJC van sponsor club voor handtekeningen etc.

Inzenden van vier kopieën van het Application form naar betreffende landencoördinator.

Wachten op bericht uit het buitenland, i.h.a. via landencoördinator en ontvangst van Guaranteeform.*)

CJC stuurt een door voorzitter van sponsorclub getekende brief aan de hostclub.

Eerste zaterdag april: Voorlichting in Nieuwegein voor outbounds. Betaling van inschrijfgeld etc. CJC en RJC van harte welkom.

Eerste of tweede zaterdag in juni: laatste voorlichting. CJC en RJC van harte welkom. (zie agenda)

Juni: CJC: Outbound **) wordt in sponsorclub uitgenodigd voor het houden van een praatje: “ Hoe zal ik ambassador voor Nederland zijn in het komende schooljaar?” Nodig ook ouders uit. Meegeven van 5 clubvaantjes. Afspraken maken over contacten in komend jaar. Noteer verjaardag. Behulpzaam zijn bij regelen visum en evt contact met hostclub/hostgezin.

CJC: Gedurende het jaar: Nodig ouders uit bij enkele clubbijeenkomsten. Houdt contact met de pupil via email, laat op hoogtijdagen (Kerst, verjaardag) de club een kaart sturen.

Overleg met landencoordinator in geval van moeilijkheden. Ga niet zelf interveniëren.

Juli: CJC: De ‘outbounds’ worden ‘rebounds’ ; in het algemeen is terugkeer in juli. Maak een afspraak om het verslag te geven in de club. Liefst begin september, nodig daarbij uit de ouders en de nieuwe kandidaten en hun ouders. Stimuleer lidmaatschap en activiteit in Rotex.

*) Het komt regelmatig voor dat de informatie pas veel later komt. Ongerustheid bij de student en de ouders is dan natuurlijk vanzelfsprekend. Echter, het is gebleken dat steeds alle Nederlandse outbounds op tijd weg komen.

**) De benaming van de jongelui die uit Nederland uitgestuurd worden is “Outbounds”. De exchange-studenten worden “inbounds” genoemd. Na het jaar terugkerend worden ze als “rebounds” aangeduid.Er is een vereniging voor rebounds: Rotex. Rotex Nederland