© 2021 Rotary in Nederland.
Alle rechten voorbehouden.

Algemene richtlijnen

Algemene richtlijnen

Algemene richtlijnen van ROTARY CLUB ALMERE

Met inachtneming van alle eerder genoemde regels in onze statuten, heeft onze club enkele andere vormen of gewoontes als hieronder vermeld, om het voor nieuwe leden eenvoudiger te maken zich ‘thuis te voelen’.

Het bestuur zal naast de voorzitter ten minste bestaan uit:

- een inkomend-voorzitter;

- de oud-voorzitter;

- de secretaris;

- de penningmeester, en

- de voorzitters van de volgende vaste commissies:

Clubservice;

Community service;

Vocational service;

International service.

Het bestuur kan tevens voorstellen een 2e secretaris als bestuurslid te benoemen, een programma-commissaris, tevens lid van de commissie clubservice en een commissaris jeugdzaken, tevens lid van de commissie international service. Indien het bestuur dit wenselijk acht, kan zij voorstellen doen om nog één of meerdere commissarissen in het bestuur op te nemen met speciale deeltaken.

In het spraakgebruik van de ROTARY CLUB ALMERE worden, anders dan in het huishoudelijk reglement, de gewezen-voorzitters de ‘oud-voorzitters’ genoemd.

Agenda van de clubbijeenkomst

De agenda van een clubbijeenkomst is als volgt samengesteld:

1. Bij clubzaken:

- Opening;

- begroeting van eventuele gasten en, zo die er zijn, de roll-call;

- ogenblik stilte voor de maaltijd;

- ingekomen stukken en eventuele aankondigingen;

- maaltijd;

- clubzaken in te brengen door de diverse commissieleden;

- vragen en eventuele beantwoording;

- rondvraag;

- sluiting.

2. Bij sprekers:

- Opening;

- begroeting van eventuele gasten en, zo die er zijn, de roll-call;

- ogenblik stilte voor de maaltijd;

- ingekomen stukken en eventuele aankondigingen;

- maaltijd;

- introductie van spreker;

- spreker komt aan het woord;

- vragen en eventuele beantwoording;

- dankwoord door de voorzitter en eventuele overhandiging van een attentie;

- sluiting.

Clubberichten (Schrijfcommissie)

Deze commissie heeft tot taak onder leiding van een daartoe door de voorzitter aangestelde leidinggevende verslag te doen van de clubbijeenkomsten en te zorgen dat ieder lid van de club bijtijds de clubberichten, eventueel met hetgeen de secretaris nodig acht, ontvangt middels email, postbestelling of middels overhandiging op de eventuele clubbijeenkomst.

Programma

De programma-commissaris zorgt dat de leden bij het begin van het clubjaar een overzicht krijgen van het jaarprogramma en voorts van de wijzigingen die zich in de loop van het jaar voordoen. Tevens nodigt hij sprekers schriftelijk uit en bedankt deze eveneens schriftelijk.

Het programma wordt zodanig opgesteld, dat het binnen de Rotary-gedachte aantrekkelijk is voor alle leden van de club.

Vaste punten in het jaarprogramma zijn:

- de bestuursoverdracht en installatie van de nieuwe voorzitter en het aantreden van het nieuwe bestuur.

- de eerste clubavond van de maand dient in principe voor clubzaken en een 5 minuten-praatje te worden bestemd;

- ca 6 maal per jaar een werkbezoek te brengen aan bedrijven van leden van de club of elders;

- ca 6 maal per jaar door een lid van de club het levensbericht te laten geven;

- ca 6 maal per jaar door een lid van de club het beroepspraatje te laten vertellen;

- in de maand oktober wordt de verjaardag van de ROTARY CLUB ALMERE;

- bij het einde van het jaar een clubbijeenkomst waarin ‘kerst’ centraal staat;

- de nieuwjaarsreceptie en de dies-viering kunnen worden georganiseerd door een door de voorzitter aangestelde commissie, waarbij partners/levensgezellen worden uitgenodigd. Tevens kunnen oud-leden en eventueel hun nabestaanden worden uitgenodigd.

De programmacommissaris kan zich laten bijstaan door enkele leden speciaal voor het organiseren van evenementen. Het kan ook gebeuren dat vanuit het bestuur een zgn. evenementencommissie wordt samengesteld.

Jeugdzaken

Jeugdzaken belichaamd in jeugduitwisseling met als doel bevordering van wederzijds begrip en vriendschap tussen jeugd afkomstig uit verschillende landen en werelddelen.

(Zie de speciale web-site van Rotary www.rotary.nl onder m.d.j.c., immers de Jeugdzaken in Nederland worden gecoördineerd door de Multi Districts Jeugd Commissie.)

De uitwisseling is bedoeld voor kinderen van zowel Rotarians als niet- Rotarians.

In de club worden deze aangelegenheden behartigd door de commissie Jeugd Zaken met de club jeugd commissaris (C.J.C.) als voorzitter. Gemiddeld 3x per jaar komen de jeugd commissarissen van onze regio bijeen in de R.I.Z. (Regio-commissie Internationale Zaken)

waarin alle Jeugdzaken op regionaal niveau behandeld worden.

De voorzitter, R.J.C. (regio jeugd commissaris) rapporteert aan de R.B.C en aan de M.D.J.C. en Districts Gouverneur. In de club behoort de Commissie Jeugd Zaken de jeugdzaken te regelen en de contacten met de R.I.Z. te onderhouden. Zij zijn dege-

nen, die de verschillende formulieren, nodig voor uitzending van kinderen, hebben, of weten waar deze te verkrijgen zijn.

Rotary heeft verschillende uitwisselingsprogramma’s te weten:

1. de uitzending van kinderen, onder te verdelen in:

a. Intercontinentale jeugduitwisseling op jaarbasis voor scholieren van tenminste 16 en ten hoogste 18 jaren. De 19-jarige leeftijd mag niet bereikt zijn op 1 oktober van het kalenderjaar van de definitieve selectie.

b. In principe een ‘Highschool Exchange Program’, waarin de kinderen een school bezoeken, zodat ze met leeftijdgenoten in contact komen. Ze dienen een ‘ambassadeur voor hun land’ te zijn.

c. Aanmeldingen voor 1 november bij de C.J.C., waarna selectie volgt i.v.m. een beperkt aantal plaatsen. Uitwisselingis o.a. mogelijk met de U.S.A., Canada, Brazilië, Zuid Afrika, India, Argentinië, Mexico, Thailand, Indonesië, Japan, Nieuw Zeeland en Australië. De periode is van augustus tot juli. Ook voor de uitwisseling met het zuidelijk halfrond.

2. Summer Holiday Exchange Program: (S.T.E.P.) Short Term Exchange Program

De internationale Zomervakantie uitwisseling biedt de mogelijkheid aan jongelui om een vakantie van vier a vijf weken bij één gezin in een land in een ander werelddeel door te brengen, waarbij men omgekeerd ook een jongere uit dat gezin in die tijd in het eigen gezin op moet nemen (reciprociteit) van family to family.

3. Crossieres of Zomerkampen

Deze vinden plaats in het EEMA gebied, en duren meestal ca. 3 weken. Het zijn thematische kampen, bv. muziek, zeilen, toneel enz. Voor ongeveer 25 jeugdigen tussen 16 en 22 jaar uit ver- schillende landen. In ons land worden ze telkens door 3 verschil-

lende clubs georganiseerd. In totaal worden er jaarlijks in ons land 7 kampen georganiseerd. Kinderen van Rotarians en niet-Rotarians kunnen zich tot 1 maart van het lopende jaar opgeven voor deelname aan een kamp in een van de EEMA landen.

Jeugdzaken belichaamd o.a. ook :

- Uitzending naar- en de organisatie van handicamps, (zomerkampen voor gehandicapte jongeren).

- Vlielandkampen: Een kamp voor kinderen van 8 tot 10 jaar uit een probleem- of achterstandsgezin. Op Vlieland is het Doniahuis en de Vliehorst, waar onder leiding van ervaren leiding/vrijwilligers gezorgd wordt voor een 10-daagse onvergetelijke vakantie. Ieder jaar wordt er een oproep gedaan of er mogelijk contacten zijn, om kinderen voor te

stellen deel te nemen aan deze vakantieweken. Daarnaast wordt gevraagd aan Rotarians of zij bereid zijn kinderen met hun bagage te halen en/of te brengen naar Harlingen voor de afvaart naar Vlieland.

Contactclub

Onze huidige Contactclub is de Rotary Club uit Mainz in Duitsland. De club Mainz-Rheinhessen uit district 1860 is gevestigd in Mainz-Finthen en heeft 47 leden. Met deze club onderhoudt onze club een vriendschapsband sinds 2014. Periodiek worden bezoeken over en weer gebracht.

Voorstellen en installatie van nieuwe leden

De Leden- en uitbreidingscommissie, genoemd in art. 7 nr. 7 heeft de navolgende route gekozen voor de wijze van voorstellen en installatie van nieuwe leden.

1. Nieuwe Leden

a. De leden- en uitbreidingscommissie beheert de lijst van aanwezige en gewenste classificaties. Aanvullingen of wijzigingen daarvan berust op een besluit van de leden.

b. Ieder lid kan schriftelijk, met vermelding van de door het bestuur bepaalde gegevens, een kandidaat voorstellen aan de ledencommissie.

c. Formulieren zijn verkrijgbaar bij de secretaris.

d. De ledencommissie stelt de classificatie vast; vervolgens gaat zij na of het karakter van de kandidaat en zijn professioneel en sociaal optreden een beletsel zijn voor diens toetreden. De ledencommissie houdt rekening met het bestuursbeleid ten aanzien van het aantrekken van nieuwe leden. De ledencommissie kan het bestuur daarin adviseren.

e. Als de ledencommissie tot een negatief oordeel komt, deelt zij dit gemotiveerd mee aan de voorsteller die in beroep kan gaan bij het bestuur, dat de eind verantwoordelijkheid

heeft.

f. Een positief oordeel van de ledencommissie wordt aan het bestuur bekend gemaakt. Na toestemming van het bestuur wordt het aspirant-lid door de ledencommissie schriftelijk voorgesteld aan de leden. Dit geschiedt per brief in gesloten couvert, die aan het huisadres van ieder lid wordt gezonden. Er wordt naar een methode gezocht om via email toch de ‘vertrouwelijkheid’ van deze mededeling te waarborgen.

g. Ieder lid heeft de gelegenheid binnen 14 dagen schriftelijk bezwaren tegen het aspirant-lid in te dienen bij de commissie die daarover oordeelt. Als zij dat wensen, worden zowel

de voorsteller als dit lid gehoord.

h. Het lid dat bezwaar heeft gemaakt en de voorsteller worden van het oordeel van de commissie op de hoogte gesteld. Zij kunnen bij het bestuur in beroep gaan. Het bestuur neemt vervolgens een beslissing.

i. Indien tegen een aspirant-lid geen bezwaren zijn ingediend of zodra het bestuur heeft beslist kan het aspirant-lid worden toegelaten. In de clubbijeenkomst wordt daarvan me-

dedeling gedaan. Vervolgens wordt het aspirant-lid bezocht door een door de ledencommissie samengestelde delegatie en uitgenodigd als lid toe te treden. De kandidaat wordt dan in elk geval geïnformeerd over de doelstellingen van Rotary en de rechten en plichten die aan het lidmaatschap verbonden zijn.

Het aspirant-lid wordt geadviseerd zijn/haar beslissing eerst te nemen na het bijwonen van drie, zo mogelijk opeenvolgende, bijeenkomsten van de ROTARY CLUB ALMERE.

J. In clubbijeenkomsten wordt geen discussie gevoerd over aspirant-leden. Schriftelijke stukken die op de kandidatuur betrekking hebben, zijn strikt vertrouwelijk en worden niet in de verslagen vermeld. Met een aspirant-lid wordt over zijn/haar kandidatuur eerst gesproken als hij als lid is toegelaten. Leden onthouden zich van mededelingen aan de betreffende persoon. Dit is uitsluitend voorbehouden aan de delegatie als bedoeld in lid 7.

k. De voorzitter van de ROTARY CLUB ALMERE installeert het nieuwe lid. Tijdens deze installatie wordt door de voorzitter een persoonlijk woord van welkom gesproken, -dit kan ook voorafgegaan worden door een introductie van de voorsteller van het nieuwe lid, die daarmee het nieuwe lid introduceert bij de club. Daarna worden het Rotary-speldje, een

ledenboek en het Rotary-boek Almere overhandigd.

2. Rotarians komend van andere clubs

Wanneer een Rotarylid van een andere club door werk of huis- vesting lid van ROTARY CLUB ALMERE wil worden, zal de voorzitter de ledencommissie verzoeken om een onderzoek in te stellen.

Dit onderzoek bepaalt zich o.a. tot contact met de Rotary-club waar het aspirant lid laatstelijk lid van is. Luidt het advies van de ledencommissie positief dan worden, het

bestuur gehoord hebbend, de leden op vertrouwelijke wijze schriftelijk bekend gemaakt met de naam, de leeftijd en andere terzake dienende personalia van de kandidaat, alsmede van welke Rotary club hij lid is geweest. Meegedeeld wordt of het bestuur van die club het voorstel steunt. Wanneer een lid van de ROTARY CLUB ALMERE afscheid van de club neemt in verband met werkzaamheden en/of verhuizing kan het bestuur desgevraagd ondersteuning verlenen, dat dit lid weer wordt opgenomen als lid in een door hem aan te wijzen club.

Stichting Rotary projecten

De Stichting Rotary Projecten is ontstaan na bestudering van de oprichtingsakte vastgelegd in een notariële akte d.d. 29 juni 1993, verleden bij ons clublid notaris S.C. Trip te Almere en aangepast aan het huidige taalgebruik en de gang van zaken binnen de club in 2000.

De Stichting is opgericht voor onbepaalde tijd en stelt zich ten doel bij te dragen tot de verwezenlijking van het dienstideaal van de Rotary beweging door het verlenen van geestelijke en stoffelijke steun aan personen die hulp behoeven en aan instellingen van algemeen maatschappelijk belang die zich de bestrijding van bepaalde noden tot taak stellen.

De Stichting tracht dit doel te bereiken onder meer door het ondersteunen van die projecten die daartoe in aanmerking komen en wel op financiële of op andere wijze volgens de beslissing van de ROTARY CLUB ALMERE.

Het vermogen van de Stichting zal worden gevormd door:

- subsidies en donaties;

- hetgeen de Stichting door erfstelling, legaat, schenking of op enigerlei andere wijze verkrijgt;

- hetgeen de Stichting verkrijgt uit het aan derden ter beschikking stellen van haar accommodatie en kennis.

Nadere gegevens zijn te verkrijgen bij het bestuur van de Stichting of bij het bestuur van ROTARY CLUB ALMERE.

De jaarvergadering

De jaarvergadering van de club wordt gehouden uiterlijk op de laatste dinsdag van de maand juni van elk jaar, in welke bijeenkomst de zittende bestuursleden verslag uitbrengen over de door hen verrichte werkzaamheden. In deze bijeenkomst vindt tevens de bestuursoverdracht plaats. De oud-voorzitter bedankt namens de leden van de club de aftredende voorzitter voor zijn functioneren.

Toestemming tot afwezigheid, respectievelijk vrijstelling van attendance

Een lid van de ROTARY CLUB ALMERE kan door het bestuur voor een bepaalde periode, van maximaal één jaar, worden vrijgesteld van de verplichting de clubbijeenkomsten bij te wonen. Een verzoek hiertoe moet schriftelijk met redenen omkleed aan het bestuur worden gedaan. Na afloop van de periode is verlenging mogelijk, steeds met een maximum van één jaar. Bij langdurige ziekte kan het bestuur, zonder dat daarom is verzocht, vrijstelling van attendance verlenen. Dit wordt ook gehonoreerd.

N.B. Deze vrijstelling is nodig om te voorkomen dat het betrokken lid zijn lidmaatschap verliest, terwijl hij in de berekening van de ‘attendance’ niet zal worden gerekend als te zijn ‘afwezig’.

Voordracht leden van verdienste

Op voordracht van het bestuur van ROTARY CLUB ALMERE kan de club een lid benoemen tot lid van verdienste zulks op grond van het feit, dat dit clublid zich voor Rotary in het algemeen of voor de club in het bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt. Leden van verdienste hebben dezelfde rechten en verplichtingen als gewone leden, behoudens dat de club kan bepalen dat een lid van verdienste geen contributie betaalt.

Verjaardag van de club of zgn. diesviering

De verjaardag van de club zal jaarlijks worden gevierd in de maand oktober in een gewone bijeenkomst. Oud-leden worden uitgenodigd om (geheel voor eigen rekening)deel te nemen aan deze feestelijke bijeenkomst.

Nabestaanden van clubleden

Mocht het lid van de club overleden zijn, dan wordt zijn/haar partner door of vanwege de club uitgenodigd om de nieuwjaarsreceptie en/of diesviering bij te wonen.

Fellowship Officers

Het bestuur van ROTARY CLUB ALMERE kan besluiten om twee leden uit te nodigen om zich speciaal met leden in nood te belasten.

Hun taak is om in geval van moeilijkheden van welke aard dan ook, niet alleen zelf met raad en daad steun te verlenen, maar ook om na te gaan in hoeverre een ander lid, of andere leden van de club uit hoofde van hun functie of beroep, hulp of uitkomst kunnen bieden.

De twee Fellowship Officers zijn geen lid van het bestuur; ze brengen dus ook geenverslag uit of laten op enigerlei wijze merken met wie en wat zij bezig zijn, behalve dan als zij, met toestemming van de betrokkene, een of meer andere leden van de club benaderen voor hulp.

Levensbericht

Ieder lid dat tot de ROTARY CLUB ALMERE toe treedt, zal eenmaal in de zoveel jaren door de voorzitter en/of de programma-commissaris worden benaderd voor het houden van zijn levensbericht.

Over een door een lid gegeven levensbericht worden geen publikaties o.i.d. gedaan. In het weekbericht worden alleen naam, adres, woon- plaats en functie van het betrokken lid vermeld.

***) Niet-Rotarians kunnen niet aanwezig zijn bij het uitspreken van een levensbericht. Zij zullen door de voorzitter worden verzocht de zaal te verlaten.

Beroepspraatje

Ieder lid dat tot de ROTARY CLUB ALMERE toe treedt, zal eenmaal in de zoveel jaren door de voorzitter en/of de programma-commissaris worden benaderd voor het houden van een beroepspraatje, een korte verhandeling over het vak dat door het lid wordt uitgeoefend.

Over een door een lid gegeven beroepspraatje wordt een verslag gedaan in het weekbericht, tenzij het lid uitdrukkelijk verzoekt geen mededelingen te doen over bepaalde aspecten van het beroepspraatje.

Het lid kan al of niet zelf materiaal aanleveren voor het weekbericht.

***) Niet-Rotarians kunnen, wanneer de gever van het beroepspraatje zulks wenst, door de voorzitter worden verzocht de zaal te verlaten.