© 2021 Rotary in Nederland.
Alle rechten voorbehouden.

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement ROTARY ALMERE

De gouverneurs raden de clubs aan bij het opstellen van een huishoudelijk reglement gebruik te maken van de versie 1999; deze sluit beter aan bij de Nederlandse situatie.

ARTIKEL 1 Verkiezing van de bestuurders

1. Met uitzondering van de voorzitter worden de bestuurders verkozen door de leden van de club tijdens een buitengewone clubbijeenkomst (jaarvergadering), als bedoeld in artikel IV, lid 2 van de statuten en treden zij in functie op 1 juli, onmiddellijk volgend op hun verkiezing.

De voorzitter wordt gekozen tijdens een buitengewone clubbijeenkomst, als bedoeld in artikel IV, lid 2 van de statuten, die wordt gehouden in de negentiende maand voor de dag, waarop hij als voorzitter in functie treedt.

2. Het bestuur maakt de namen van de kandidaten voor de verschillende bestuursfuncties bekend tijdens een clubbijeenkomst, die niet later wordt gehouden dan een maand voor de dag van de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is. Vanaf die bekendmaking hebben de leden van de club gedurende

veertien dagen het recht tegenkandidaten te stellen; de namen van de tegenkandidaten dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. Voor een bestuursfunctie is die kandidaat verkozen, die tijdens de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is, de meeste stemmen op zich verenigt.

3. Bij een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk daarin tijdens een clubbijeenkomst voorzien. Het bepaalde in lid 2 van dit artikel is alsdan van overeenkomstige toepassing.

4. Ingeval van een vacature van een reeds gekozen, doch nog niet in functie getreden bestuurder vindt het bepaalde in lid 3 overeenkomstige toepassing.

5. De leden van de club worden tenminste vijf dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, als hiervoor in dit artikel bedoeld, in kennis gesteld. Hetzelfde geldt voor een clubbijeenkomst, waarin een voorstel tot ontslag van een bestuurder aan de orde is.

ARTIKEL 2 Taak van de bestuurders

1. Voorzitter

De voorzitter heeft tot taak de clubbijeenkomsten en de bestuursvergaderingen te leiden en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk met zich mee brengt.

2. Inkomend voorzitter

De inkomend voorzitter maakt deel uit van het bestuur van de club en vervult die taken, die hem door de voorzitter worden opgedragen.

3. Gewezen-voorzitter

De gewezen-voorzitter heeft tot taak om bij afwezigheid van de voorzitter de clubbijeenkomsten en de bestuursvergaderingen te leiden en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk meebrengt.

4. Secretaris

Tot de taak van de secretaris behoort:

- het bijhouden van de ledenlijst en van het opkomstregister tijdens de clubbijeenkomsten,

- het verzenden van oproepingen voor clubbijeenkomsten en voor bestuurs- en commissievergaderingen,

- het maken en bewaren van notulen van die bijeenkomstenen vergaderingen,

- het uitbrengen van de nodige rapporten aan ROTARY INTERNATIONAL, waaronder het halfjaarlijks lidmaatschapsrapport, op de eerste januari en de eerste juli te zenden aan de secretaris-generaal van ROTARY INTERNATIONAL,

- de wijzigingen daarin aan hem op te geven, onmiddellijk na de laatste bijeenkomst in een maand het maandelijks opkomstrapport op te maken en te zenden aan de gouverneur en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk meebrengt.

5. Penningmeester

De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen van de club en bereidt de rekening en verantwoording voor, welke jaarlijks aan de leden van de club wordt afgelegd. Verder vervult hij die plichten, die deze functie gewoonlijk meebrengt. Bij zijn aftreden als penningmeester draagt hij aan zijn opvolger of aan de voorzitter alle onder zijn berusting zijnde gelden, boeken en bescheiden over.

ARTIKEL 3 Clubbijeenkomsten ~ vergaderingen

1. De wekelijkse clubbijeenkomsten worden gehouden op dinsdagen om 18.00 uur. Indien dag of uur van een bijeenkomst wordt gewijzigd of een bijeenkomst vervalt, wordt dit tijdig aan de leden bekend gemaakt.

2. De bestuursvergaderingen worden minimaal 1 x per maand gehouden, met uitzondering van de zomervakantie maanden. Indien de voorzitter of twee andere bestuurders dat gewenst acht(en), worden tussentijdse vergaderingen gehouden, mits deze tijdig door of namens de voorzitter worden bijeengeroepen.

3. Voor zover bij de statuten of dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald, worden door de leden van de club, door het bestuur en door commissies de door hen/hem te nemen besluiten tijdens een clubbijeenkomst respectievelijk vergadering van het bestuur of de desbetreffende commissie met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezigen genomen.

4. De meerderheid van de leden van het bestuur of een commissie vormt voor de geldigheid van in een vergadering van het bestuur of een commissie te nemen besluit.

ARTIKEL 4 Wijze van stemmen

Stemmingen tijdens clubbijeenkomsten of vergaderingen geschieden mondeling. Over personen wordt echter schriftelijk gestemd, indien de meerderheid der aanwezigen dit verlangt of -zo het een club-

bijeenkomst betreft- het bestuur daartoe besluit.

ARTIKEL 5 Commissaris van orde

De leden van de club benoemen een commissaris van orde, indien het bestuur besluit dat er een dergelijke functionaris zal zijn. De commissaris van orde maakt geen deel uit van het bestuur. Hij wordt benoemd met overeenkomstige toepassing van het bepaalde in artikel 1. De commissaris van orde vervult de taken, welke deze functie gewoonlijk met zich meebrengt en verder die, welke hem door de voorzitter of het bestuur worden opgedragen.

ARTIKEL 6 Commissies

1. Er zijn vaste commissies voor: clubzaken (club service); maatschappelijke hulp (community service); internationale zaken (international service); a4beroepsdienst (vocational service);

De voorzitters van deze commissies worden gekozen op de wijze, als in de statuten en dit huishoudelijk reglement ten aanzien van de bestuurders is bepaald.

2. Het bestuur benoemt de overige leden van de commissies voor maatschappelijke hulp, internationale zaken en beroepsdienst in overleg met de voorzitter van de desbetreffende commissie.

3. Indien het bestuur of de voorzitter van een der commissies, in lid 2 bedoeld, dat nodig oordeelt, kunnen een of meer sub-commissies worden ingesteld, waarvan de leden door het bestuur in overleg met de voorzitter van de desbetreffende vaste commissie worden benoemd.

4. Het bestuur benoemt in overleg met de voorzitter van de commissie voor clubzaken een commissaris voor elk van de navolgende onderdelen van clubzaken:

- opkomst (attendance);

- onderling verkeer (fellowship);

- clubbericht;

- programma;

- leden en uitbreiding;

- classificatie;

- Rotary voorlichting;

- jeugdzaken;

en verder voor alle andere onderdelen, ten aanzien waarvan het bestuur de benoeming van een commissaris wenselijk acht, zoals het geven van voorlichting aan de gemeenschap over geschiedenis, doel en werkzaamheden van Rotary. De voorzitter van de commissie voor clubzaken en de in de vorige zin bedoelde commissarissen vormen de commissie voor clubzaken.

5. In overleg met het bestuur en de voorzitter van de commissie voor clubzaken wijst een commissaris, als bedoeld in lid 4, voorzoveel nodig één of meer leden aan om hem als leden van de desbetreffende commissie bij te staan, onverminderd het bepaalde in lid 7.

6. Ter bevordering van de continuïteit kunnen commissarissen of leden van een commissie voor een periode van langer dan een jaar worden benoemend en zal bij voorkeur een lid van de desbetreffende commissie als opvolgend commissaris worden benoemd.

7. De leden- en uitbreidingscommissie en de classificatiecommissie bestaan elk uit ten minste drie leden, het lidmaatschap van de voorzitter van het bestuur ingevolge lid 9 niet meegerekend. Van de eerst bedoelde leden van die commissies wordt eik jaar eenderde deel benoemd, met een zittingsduur van drie jaar.

Bij wijze van overgangsmaatregel kunnen de leden van die commissies als volgt worden benoemd:

- Eenderde deel voor een zittingsduur van één jaar,

- eenderde deel voor een zittingsduur van twee jaar en

- eenderde deel voor een zittingsduur van drie jaar.

8. De voorzitter van de commissie voor clubzaken is verantwoordelijk voor al hetgeen betrekking heeft op clubzaken (club service), ziet toe op alle commissies, welke tot bevordering van bepaalde onderdelen van clubzaken zijn ingesteld, en coördineert de werkzaamheden van die commissies.

9. De voorzitter van het bestuur is uit hoofde van zijn functie van voorzitter lid van alle commissies en heeft alle rechten, aan dat lidmaatschap verbonden.

10. Elke commissie voert de taak uit, welke haar bij dit huishoudelijk reglement is toegewezen, en verder hetgeen haar wordt opgedragen door het bestuur of de voorzitter van het bestuur. Behoudens speciale machtiging van het bestuur voeren de commissies geen plannen uit, voordat terzake aan het bestuur rapport is uit- gebracht en dat rapport door het bestuur is goedgekeurd.

ARTIKEL 7 Taken van de commissies

1. Commissie voor maatschappelijke hulp (Community service)

Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht jegens de gemeenschap. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club in het belang van de gemeenschap verricht. Hij ziet toe op- en coördi- neert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van ‘maatschappelijke hulp’ zijn ingesteld.

2. Commissie internationale zaken (International service)

Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht ten aanzien van internationale zaken. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor de activiteiten van de club op internationaal gebied. Hij ziet toe op- en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van ‘internationale zaken’ zijn ingesteld.

3. Commissie voor beroepshulp (Vocational service)

Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het dragen van hun verantwoordelijkheid ten opzichte van de verhoudingen in hun beroep en bij het verhogen van het peil van het zaken- en beroepsleven. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club op dit gebied verricht en hij ziet toe op- en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van ‘beroepshulp’ zijn ingesteld.

4. Opkomst-commissie (Attendance)

Deze commissie moedigt de leden van de club met alle daartoe geëigende middelen aan tot het bijwonen van de Rotary-bijeenkomsten, met inbegrip van districtconferenties, interstedelijke bijeenkomsten, internationale conferenties en internationale conventies. Verder stimuleert deze commissie meer in het bijzonder het bijwonen van bijeenkomsten van de eigen club en, bij verhindering, het bezoek van andere clubs. Zij licht de leden van de club in omtrent de voorschriften betreffende de opkomst en tracht de op-

komst te verbeteren en de oorzaken van een minder goede opkomst weg te nemen.

5. Classificatie-commissie (Classificaties)

Deze commissie maakt zo spoedig. mogelijk, doch uiterlijk 31 augustus van elk jaar, een classificatie-overzicht van de plaatselijke gemeenschap, stelt aan de hand daarvan een lijst samen van de vervulde en niet vervulde classificaties, herziet zo nodig in de club vertegenwoordigde classificaties en pleegt met het bestuur overleg over alle vraagstukken op het gebied van de classificatie.

6. Commissie voor onderling verkeer (Fellowship)

Deze commissie heeft tot taak het bevorderen van goede onderlinge betrekkingen tussen en vriendschap onder de leden van de club en in het algemeen het verrichten van hetgeen haar in overeenstemming met het doel van de club door de voorzitter of het bestuur wordt opgedragen.

7. Leden- en uitbreidingscommissie (Nieuwe ledencommissie)

Deze commissie onderzoekt regelmatig de mogelijkheid van ver- vulling van openstaande classificaties en doet daar toe voorstellen aan het bestuur. Zij stelt een onderzoek in naar de persoon en naar de zakelijke, sociale en maatschappelijke reputatie van een voorgesteld lid en brengt het resultaat van dat onderzoek ter

kennis van het bestuur.

8. Programma-commissie

Deze commissie verzorgt de voorbereiding en de samenstelling van de programma’s voor de gewone clubbijeenkomsten en voor de jaarlijkse buitengewone clubbijeenkomst.

9. Rotaryvoorlichtings-commissie

Deze commissie ontwerpt- en brengt plannen ten uitvoer om:

a. toekomstige leden van de club voor te lichten over de rechten en plichten, verbonden aan het lidmaatschap van een Rotaryclub;

b. de leden en in het bijzonder de nieuwe leden een juist begrip bij te brengen van de rechten en plichten van de leden;

c. de leden voor te lichten over de geschiedenis, het doel en de werkzaamheden van Rotary;

d. de leden voor te lichten over de wijze waarop ROTARY INTERNATIONAL wordt bestuurd en de ontwikkelingen dienaangaande.

ARTIKEL 8 Financiën

1. Aan het begin van ieder clubjaar (lopende van 1 juli tot en met 30 juni) stelt het bestuur -in nauw overleg met de penningmeester- een begroting op van de vermoedelijke inkomsten en uitgaven gedurende dat jaar. Die begroting behoeft de goedkeuring van de leden van de club. Een begrote uitgave mag slechts worden overschreden, indien de begroting daartoe met goedkeuring van de leden van de club is gewijzigd. De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de begroting of een wijziging daarvan aan de orde is, in kennis gesteld.

2. Tijdens een clubbijeenkomst, welke in de maand september wordt gehouden, brengt het bestuur een jaarverslag uit over de gang van zaken in de club en over het gevoerde beleid. Tijdens die clubbijeenkomst legt het bestuur de balans per het einde van het afgelopen clubjaar en de staat van baten en lasten betreffende dat clubjaar (de jaarstukken) aan de leden van de club ter goedkeuring over, tezamen met het schriftelijke verslag van de hierna bedoelde commissie. De jaarstukken worden ondertekend door alle bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. De leden van de club benoemen jaarlijks tijdens de buitengewone clubbijeenkomst, bedoeld in artikel IV, lid 2 van de statuten, een commissie van ten minste twee leden. Die commissie onderzoekt de jaarstukken en brengt aan de leden van de club verslag van haar bevindingen uit tijdens de clubbijeenkomst, bedoeld in de eerste zin van dit lid. Goedkeuring van de jaarstukken door

de leden van de club strekt het bestuur tot décharge voor het bestuur over het afgelopen clubjaar, tenzij daarbij door de leden een voorbehoud wordt gemaakt. De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de behandeling van het jaarverslag, de jaarstukken en het verslag van de in de vierde zin van dit lid bedoelde commissie aan de orde is, in kennis gesteld.

3. De penningmeester stort alle gelden van de club op een door het bestuur aan te wijzen rekening.

4. Het clubjaar is met het oog op het innen van de contributie verdeeld in twee halfjaarlijkse termijnen, lopende van 1 juli tot en met 31 december en van 1 januari tot en met 30 juni. Betaling van de ‘bijdrage per lid’ aan ROTARY INTERNATIONAL geschiedt jaarlijks op de eerste juli en de eerste januari. Voor de berekening van het totaal van die bijdrage is het aantal leden op die data bepalend.

5. Het bestuur stelt de termijnen vast, waarbinnen de leden aan hun financiële verplichtingen dienen te voldoen.

1. Werkende leden en toegevoegde werkende leden.

a. Van tijd tot tijd gaat het bestuur de lijst van vervulde en niet vervulde classificaties, die door de classificatie-commissie is opgemaakt, na, bepaalt het welke van de nog niet vervulde classificaties worden opengesteld en nodigt het de leden uit om voor de vervulling ervan voorstellen in te dienen.

b. De naam van een door de leden- en uitbreidingscommissie of door een werkend, werkend senior lid of een voormalig werkend lid voor de vervulling van een opengestelde classificatie voorgestelde kandidaat wordt schriftelijk bij de secretaris ingediend.

c. Het bestuur legt het voorstel aan de classificatie-commissie voor. Deze commissie beoordeelt of het beroep van de kandidaat in overeenstemming is met de opengestelde classificatie en brengt aan het bestuur omtrent het voorstel advies uit. Indien de classificatie juist is gebleken, legt het bestuur het voorstel vervolgens voor aan de leden- en uitbreidingscommissie.

d. Na het onderzoek, bedoeld in artikel VII, lid 7, tweede zin, wordt door de in het vorige lid bedoelde commissie over de kandidaat gestemd. Indien niet meer dan een tegenstem wordt uitgebracht, wordt dekandidaat verkiesbaar geacht en bij het bestuur voor verkiezing aanbevolen.

e. Het bestuur neemt vervolgens de aanbevelingen van de classificatie-commissie en van de leden- en uitbreidingscommissie in overweging. Het kan deze aanbevelingen overnemen of verwerpen, dan wel naar de desbetreffende commissie terugwijzen voor nader beraad of onderzoek. Indien de aanbeveling van zowel de classificatie-commissie als de leden- en uitbreidingscommissie negatief is en het bestuur zich daarmee kan verenigen, stelt de secretaris degene, die het in lid 1 bedoelde voorstel heeft gedaan, daarvan in kennis.

f. Indien de aanbeveling van zowel de classificatie-commissie als de leden- en uitbreidingscommissie positief is en het bestuur zich daarmee kan verenigen, maakt de secretaris de naam, het adres en de functie van het kandidaat-lid aan alle leden bekend, met vermelding van de door de kandidaat te vervullen classificatie. Deze mededeling wordt gedaan met het verzoek tot strikte geheimhouding.

g. Gedurende een periode van tien dagen, nadat de in het vorige lid bedoelde mededeling is gedaan, kan elk lid zijn bezwaren tegen toelating van het voorgestelde lid, mits met redenen omkleed, schriftelijk kenbaar maken aan het bestuur.

h. Indien gedurende de periode, in het vorige lid bedoeld, geen bezwaren zijn ingediend, is het kandidaat-lid als lid verkozen. Indien wel bezwaren zijn ingediend, zal het bestuur deze in een gewone of buitengewone bestuursvergadering overwegen en vervolgens over het kandidaatlid stemmen. Indien bij die stemming niet meer dan een tegenstem is uitgebracht, is het kandidaat-lid als lid verko- zen.

i. De secretaris bericht vervolgens aan degene, die het in lid 1 bedoelde voorstel heeft gedaan, dat het kandidaat-lid als lid is verkozen.

j. Alsdan stelt degene, die het in lid l bedoelde voorstel heeft gedaan, tezamen met één of meer leden van de Rotary- voorlichtings-commissie, het kandidaat-lid in kennis van de rechten en plichten, aan het lidmaatschap van een Rotaryclub verbonden, en nodigt hem uit als lid tot de club toe te treden.

k. Indien het kandidaat-lid zich bereid verklaart de plichten, aan het lidmaatschap van een Rotary club verbonden, te aanvaarden, is hij als lid van de club toegelaten en wordt hem door de secretaris een lidmaatschapskaart verstrekt.

l. De secretaris van de club meldt het nieuwe lid aan bij de algemeen secretaris van ROTARY INTERNATIONAL door middel van het daartoe bestemde formulier.

2. Werkende senior leden, voormalig werkende leden en ereleden.

3. De naam van een kandidaat voor het lidmaatschap van werkend senior lid, voormalig werkend lid of erelid wordt schriftelijk, onder vermelding van zijn verleden binnen Rotary, bij de secretaris ingediend. De verkiezing geschiedt op dezelfde wijze, als voorgeschreven ten aanzien van een nieuw werkend lid, met dien verstande dat het voorstel betreffende het kandidaat-lid wordt behandeld in een gewone of buitengewone bestuursvergadering en dat het bestuur, dit te zijner beoordeling, kan afzien van de hiervoor in onderdeel 1 omschreven procedure en terstond tot

stemming kan overgaan. Indien bij die stemming niet meer dan een tegenstem wordt uitgebracht, is het kandidaat-lid als lid verkozen. In afwijking van het voorgaande wordt een werkend lid van de club automatisch voormalig werkend lid en wordt een werkend lid of een voormalig werkend lid van de club automatisch werkend senior lid in de gevallen, daartoe in de statuten omschreven; een verkiezing is alsdan niet vereist.

ARTIKEL 10 Voorstellen

Voorstellen voor besluiten, waardoor de club zal worden gebonden, worden tijdens een clubbijeenkomst niet in behandeling genomen, voordat het bestuur deze heeft onderzocht. Voorstellen, die tijdens een clubbijeenkomst aanhangig worden gemaakt en waarover het bestuur zich niet tevoren heeft kunnen

beraden, worden, zonder dat daarover door de leden wordt beraadslaagd, naar het bestuur verwezen. Na beraad zal het bestuur het desbetreffende voorstel, vergezeld van zijn advies, aan

de leden voorleggen.

ARTIKEL 11 Agenda van de clubbijeenkomst

De agenda van een clubbijeenkomst is als volgt samengesteld:

- Opening;

- begroeting van gasten;

- ingekomen stukken en aankondigingen;

- eventuele verslagen van commissies;

- niet afgedane zaken;

- nieuwe zaken;

- spreekbeurt of andere programmapunten, en

- sluiting.

ARTIKEL 12 Wijzigingen

Dit huishoudelijk reglement kan door de leden tijdens een club- bijeenkomst met een meerderheid van ten minste twee/derden van de stemmen van de aanwezige leden worden gewijzigd, mits de meerderheid van de leden aanwezig is -onverminderd het bepaalde in artikel IV, lid 3, tweede zin, van de statuten- en alle leden ten minste tien dagen voor die clubbijeenkomst schriftelijk van de voorgestelde wijziging in kennis zijn gesteld, onder de mededeling dat tijdens die bijeenkomst het voorstel tot die wijziging zal worden behandeld.

Een wijziging in dit reglement, waardoor het reglement in strijd komt met de statuten, is nietig.

ARTIKEL 13 Uitleg

Overal waar in dit huishoudelijk reglement de mannelijke vorm van een voornaamwoord is gebruikt, is daaronder mede de vrouwelijke vorm te verstaan.

Tot zover is hetgeen staat in het huishoudelijk reglement van de Rotaryclub. Een en ander is terug te vinden in het jaarboek van de Stichting Rotary Administratie Nederland uitgave 2000/2001. Waarbij zij opgemerkt dat in de Opmerking staat: ‘Dat het de Rotaryclub evenwel is toegestaan in de tekst wijzigingen aan te brengen teneinde deze aan te passen aan de eigen omstandigheden. Deze wijzigingen mogen niet in strijd zijn met de Statuten van de club en het huishoudelijk reglement als hiervoor omschreven’.