Procedure nieuw lid

2008

Nieuwe Leden: voorhang – intake – begeleiding

Inleiding

Het werven van nieuwe leden verdient jaarlijks alle aandacht en is een zaak van alle leden, waarbij het vastgestelde beleid, als opgesteld door bestuur en ledencommissie, het uitgangspunt dient te zijn. Binnen Rotary Nachtwacht streven we naar een club waarvan het ledenbestand eigentijdse en gevarieerde classificaties heeft, een 50-50 verhouding man/vrouw en een gemengde leeftijdsopbouw.

Eigentijdse en gevarieerde classificaties zorgen voor een interessant sprekersaanbod in de club en bevorderen een nuttige en plezierige uitwisseling van beroepszaken. Een m/v verhouding van 50/50 Een gemengde leeftijdsopbouw is niet alleen belangrijk voor de club op lange termijn, maar past ook bij ons imago. Om deze te behouden, zoeken we gericht naar nieuwe leden met een lagere gemiddelde leeftijd. De geschiedenis in Rotaryland leert dat dit veel aandacht behoeft en de N8W8 vormt hierop geen uitzondering. De gemiddelde leeftijd was in 2001 rondom 41 jaar en is in 2006 gestegen naar 47 jaar. De verhouding man/vrouw was in 2001 ca. 50/50 en is in 2006 ontwikkeld naar 65/35. Uiteindelijk prevaleert in de afweging ‘kwaliteit’ van leden boven leeftijd of sexe.

Taken ledencommissie
De ledencommissie bewaakt op discrete en vertrouwelijke wijze de procedure bij het zoeken naar kandidaat-leden en de geleiding van hen naar clublidmaatschap. De commissie onderhoudt het contact met en adviseert het bestuur over de voorgestelde kandidaat-leden. Zij trekt de informatie na van het voorgestelde lid, evenals zijn/haar functioneren in zijn/haar beroep en daarbuiten.

De commissie brengt binnen 4 weken na voordracht een advies / oordeel uit aan het bestuur. Als leidraad bij de voordracht van een kandidaat-lid kunnen de volgende punten dienen:

·

vervult de classificatie een vacature binnen de club?

·

is hij/zij beleidsbepalend of bestuurlijk betrokken in het des betreffende bedrijf of beroep? Of:

·

is hij/zij een aanwinst voor de club en voor Rotary in het algemeen? (persoonlijkheid, senioriteit, junioriteit, vrije tijd, …)

·

valt hij/zij in de leeftijd die past in het streven naar de bovengenoemde gemengde leeftijdscategorie en de beoogde man-/vrouwverhouding?

·

heeft hij/zij een brede maatschappelijke belangstelling?

·

geniet hij/zij een goede reputatie?

·

kan hij/zij een attendance halen van minimaal 60%?

·

is hij/zij bereid meer tijd in Rotary te steken dan bijv. in het bezoeken van de bijeenkomsten alleen?

·

woont en/of werkt hij/zij in ons clubgebied of aangrenzend clubgebied?

·

email als dagelijks communicatiemiddel mogelijk?

De ledencommissie beveelt beroepen aan die niet in de club zijn vertegenwoordigd, en stelt de juiste classificatie vast voor de nieuwe leden. Ook begeleidt de ledencommissie, samen met de voorstellers, het nieuwe lid gedurende het eerste jaar. Het eerste half jaar van het lidmaatschap van de club zal het nieuwe lid worden begeleid door coach (een van de leden van de ledencie). Tijdens dat half jaar wordt minstens een keer een actieve inbreng verwacht zoals het organiseren van een activiteit van belang, evenals een beroepspraatje of persoonlijk bericht.

De procedure

1.

Een lid meldt een kandidaat lid aan bij de voorzitter van de ledencie, met cc naar webmaster, onder vermelding van: naam, adres, e-mail adres, beroep, geboortedatum, emailadres

2.

Vz ledencie geeft akkoord aan webmaster om kandidaat lid voor te hangen op de site, met cc aan secretaris

3.

Webmaster mailt alle leden om hen de 'voorhang' te melden.
Voorbeeldtekst:

Beste, lieve N8W8-ers,

We hebben een nieuw potentieel lid, voorgedragen door ........

Heb je om wat voor reden dan ook bezwaar tegen zijn/haar lidmaatschap, meldt dat dan binnen drie weken aan de voorzitter van de ledencie, ...... ** Email adres invullen***.

Je bezwaar wordt discreet behandeld.

Voor de nieuwelingen nog in het kort de procedure:

Zonder bezwaar zoals boven genoemd, wordt het potentiële lid uitgenodigd door de Ledencie, die gemandateerd is om met hem/haar een gesprek te hebben en te beoordelen of het lid past binnen de club en het ledenbeleid. Bezwaren van leden die na het gesprek met de ledencie komen, worden niet behandeld. Indien de ledencie oordeelt dat het potentiële lid in de club past, komt hij/zij drie keer als aspirant-lid kijken in de clubvergadering, krijgt toegang tot de website, ontvangt alle mail en beslist dan of hij/zij lid wil worden.

De nieuwe voorgehangene is: (naam, adres, leeftijd, beroep)

4.

Leden kunnen eventuele bezwaren tegen een kandidaat-lid, schriftelijk en met redenen omkleed binnen twee weken bij de voorzitter van de ledencommissie schriftelijk of per e-mail kenbaar maken.

BIJ GEEN BEZWAAR door één van de leden:

5.

Na voorhangperiode van maximaal 4 weken en bij geen bezwaar, organiseert de ledencie een kennismakingsgesprek met het kandidaat-lid. In dit gesprek wordt de betrokkene op de hoogte gesteld van de beslissing van de club, en in kennis gesteld van de rechten en plichten, die aan het lidmaatschap zijn verbonden . De financiële consequenties en attendance plicht mogen daarbij zeker niet vergeten worden.

6.

Als gesprek met ledencie positief uitvalt, promoveert het kandidaat-lid tot aspirant-lid.

7.

De ledencie benoemt uit eigen commissie een coach.

8.

Ledencie meldt het aspirant-lid aan bij webmaster en secretaris

9.

Webmaster voert de gegevens van het aspirant-lid in op de site, stuurt aspirant-lid een login, met cc aan vz ledencie en secretaris. Qua communicatie wordt een aspirant-lid behandeld als gewoon lid. Hij/zij wordt opgenomen in de ledenlijst, komt op de mailinglist en heeft volledig toegang tot de site.

10.

Leden commissie/webmaster mailt alle leden om aspirant-leden te introduceren

Voorbeeldtekst:

Geachte leden,

Tijdens haar laatste vergadering heeft de ledencie besloten dat .......... onze club zal verrijken. De komende weken als aspirantlid, hopelijk snel als definitief lid. Vanaf nu heeft ..... toegang tot onze website ***adres invoegen*** en ontvangt alle informatie.

Met vriendelijke groet,

11.

Gedurende de drie weken aanwezigheid als aspirant-lid, treden coach en aanmelder op als gastheer/-vrouw.

12.

Na drie weken aanwezigheid, meldt de clubvoorzitter, dat bij de volgende bijeenkomst de vraag gesteld zal worden: ‘Wilt u lid worden?’

13.

Leden commissie/webmaster mailt aspirant-lid, wat van hem/haar verwacht wordt

Voorbeeldtekst:

Beste ......,

Ik stuur jullie deze mail, om je te feliciteren met je besluit lid te worden van onze club. We zullen hier tijdens ons vergadering van ...... (Clubzaken) nog een keer bij stilstaan. Dat is het moment dat de speldjes worden uitgereikt en dat je de gelegenheid krijgt om in 5 minuten aan te geven waarom je lid wilt worden, wat je verwachtingen zijn en op welke wijze je denkt bij te dragen aan de doelstellingen van Rotary in het algemeen en de N8W8 in het bijzonder.

Tevens verzoek ik je om je gegevens op de site up to date te maken. Dat kan door in te loggen en via de tab ‘beheer/ledenlijst’ op je eigen naam te klikken. Graag ook een foto uploaden

Met vriendelijke groet,

BIJ POSITIEF ANTWOORD

14.

Clubvoorzitter meldt aan webmaster.

15.

Webmaster/ledencommissie mailt alle leden

Voorbeeldtekst:

Geachte leden,

We zijn blij om .... te kunnen begroeten als nieuw lid van onze club. Tijdens de Clubzaken van ..... zullen we op feestelijke wijze stilstaan bij dit heuglijke feit.

Met vriendelijke groet,

16.

Secretaris meldt nieuw lid aan bij de RAN

17.

Bij eerstvolgende N8W8 of Clubzaken wordt nieuw lid ‘feestelijk verwelkomd’. Een kleine vaste of vloeibare versnapering, een korte speech van de voorzitter en 5 minuten voor het nieuwe lid om te zeggen wat hem of haar motiveert om lid te worden.
Bij installatie tot lid van de R.C.Amsterdam-Nachtwacht ontvangt het nieuwe lid het Rotary jaarboek, een set met Rotary introductie-documenten, clubspeldje en Almanak/beschrijving van het wel en wee van de N8W8
 

BIJ WEL BEZWAAR (na punt 3)

1.

Voorzitter ledencie meldt potentieel nieuw lid dat het niet doorgaat, met cc aan secretaris en webmaster

2.

Webmaster haalt gegevens van de site

BIJ NEGATIEF ANTWOORD (na punt 9)

1.

Clubvoorzitter meldt dit aan secretaris en webmaster

2.

Secretaris stuurt mail aan leden

3.

Webmaster haalt gegevens van de site