Veel gestelde vragen

faq

Wat als ik nog geen privacy statement heb gelezen

 

Je gegevens blijven net zo veilig, maar voor de wet moeten wij onze leden goed en volledig informeren

div_blue

Wat als ik WEL toestemming geef voor doorgifte naar Rotary International?

 

De doorgifte naar RI gaat sinds jaar en dag automatisch (voor die clubs die toestemming hebben gegeven).

Nu de toestemming niet op club, maar op individueel niveau moet worden geregeld dient het lid via de website goedkeuring te geven.

Als gekozen wordt voor doorgifte=JA dan worden de minimaal noodzakelijke gegevens (naast de clubfuncties) doorgegeven: Naam, adres, geboortedatum, geslacht, beroepsclassificatie.

div_blue

Wat als ik GEEN toestemming geef voor doorgifte naar Rotary International?

 

De doorgifte naar RI gaat sinds jaar en dag automatisch (voor die clubs die toestemming hebben gegeven)

Nu de toestemming niet op club maar op individueel niveau moet worden geregeld dient het lid via de website goedkering te geven. Als gekozen wordt voor doorgifte=NEE dan worden de gegevens die al bij Rotary International zijn niet meer automatisch bijgewerkt.

De clubsecretaris moet in uw opdracht dan alle relevante mutaties van de lidgegevens handmatig ingeven

div_blue

Waarom moet er toestemming worden gegeven voor doorgifte naar Rotary International?

 

Nu Rotary International sinds 25 mei 2018 ook AVG-conform handelt, zijn de gegevens net zo veilig bij RI als bij de RAN. RAN gebruikt de gegevens voor LeAd, de app en communicatie.

RI doet op dit moment maar zeer beperkt iets met je gegevens.

IS DOORGIFTE DAN NODIG?

Er zijn enkele logische redenen, (een en ander terug te vinden in de code of policies van Rotary)

Als je een clubfunctie hebt (of had) als voorzitter, secretaris of penningmeester, dan is volledige registratie bij RI verplicht

Als je je via Rotary wilt profileren aan clubs in het buitenland (bij bv attendance in het buitenland)

Daarom laten we het onze leden vrij te kiezen voor wel of geen overdracht.

Een zeer klein deel heeft fundamenteel bezwaar en kan zich bij RAN aangeven dat zijn gegevens niet worden overgedragen aan RI.

Zelf zal het lid dan ook bij RI moeten aangegeven, dat zijn gegevens moeten worden geblokkeerd voor verwerking.

Dit kan voor zover het niet in strijd is met de code of policies van Rotary.

Dit kan je schriftelijk bij RI indienen (contact.center@rotary.org), daar heeft RI nu procedures voor conform de wetten van de AVG.

div_blue

Ik wil mijn toestemming herroepen?

 

Als je de keuze voor de blokkering van doorgifte wilt herroepen, dan kan je dat doen via je persoonlijke pagina.

div_blue

Wat moet de club doen om te voldoen aan de AVG?

 

De clubs zelf zijn met het tekenen van een verwerkingsovereenkomst met het RAN nog niet klaar.

Want clubs zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van clubleden en contacten en moeten voldoen aan de AVG.

Kortgezegd is dat het op een adequate en veilige manier omgaan met persoonsgegevens (papier en PC).

We hebben een handreiking voor clubs om dit te regelen met hun leden en contacten. (met dank aan een bijdrage van een mede-rotarian)

div_blue

Zijn mijn gegevens wel veilig?

 

De gegevens van onze leden worden al jarenlang veilig verwerkt in onze systemen. Daar komt alleen nog meer controle op.

Dankzij de privacy wet is alles doorgelicht, zijn (betere) afspraken gemaakt en mogelijke datalekrisico’s aangepakt (b.v. ledenboek).

div_blue

Wat als er een datalek is?

 

Dan dient dat direct gemeld te worden aan avg@rotarynederland.nl. We hebben een vast procedure met onze leveranciers en de overheid.

We moeten dit binnen 72 uur melden en mogelijk volgt dan een onderzoek door de autoriteit persoonsgegevens. Omdat we alle stappen voor AVG hebben doorlopen is ons dossier op orde. De kunst is om dit op orde te houden en alert te blijven op privacy en beveiliging van de systemen.

div_blue

Die boetes, gelden die ook voor Rotary?

 

Ja zeker, boetes gelden voor een ieder die binnen de AVG wet vallen (dat zijn bijna alle verenigingen, stichtingen, instellingen, overheden en bedrijven in Nederland)

div_blue

Ik ben het niet eens met hoe Rotary de AVG heeft geregeld

 

Wij vinden je mening belangrijk en luisteren graag naar goed gefundeerde argumenten of zienswijzen. Richt je vraag naar avg@rotarynederland.nl

div_blue

De club moet een verwerkingsovereenkomst sluiten met RAN. Waarom?

 

De club is “eigenaar” van zijn club- en lid-gegevens. Die administreert de club bij de RAN en de RAN is dus een verwerker van gegevens.

Volgens de privacy wet dienen er dan afspraken gemaakt te worden over de verwerking van persoonsgegevens. Nu zijn het maar tussen de 20 en 50 man in een club maar ook daar moet het goed geregeld zijn. RAN verwerkt van 17.500 leden de persoonsgegevens.

div_blue

De club heeft geen KVK-inschrijving maar sluit wel een verwerkingsovereenkomst kan dat?

 

Ja, dat kan, maar dat is niet aan te bevelen. Een club dient ingeschreven te staan bij de KvK. Volgens de wet is een vereniging zonder inschrijving een informele vereniging. Dat wil zegen dat bestuurders privé aansprakelijk is.

Door de toegenomen controle, verantwoordelijkheid en toezicht wil geen enkele bestuurder meer persoonlijk aansprakelijk zijn.

Wie wil opdraaien voor eventueel boetes van de autoriteit persoonsgegevens bij een datalek in de club? Zeker als de functies van voorzitter/penningmeester en secretaris periodiek wijzigen is een KVK-inschrijving belangrijk om de aansprakelijkheid goed te regelen.

Daarvoor heeft RAN een collectieve bestuursaanprakelijkheidsverzekering afgesloten (alleen voor KVK ingeschreven Rotary entiteiten in Nederland)

div_blue

Als ik bestuurswisselingen heb hoe geef ik dat aan bij de KvK

 

JA, dat kan gewoon online.

div_blue

Moeten de verwerkingsovereenkomsten worden gewijzigd na bestuurswisseling?

 

Nee

div_blue

Ik kan niet inloggen?

 

Je kunt inloggen met het mailadres waarnaar we de AVG mail hebben gestuurd.

Als je je wachtwoord bent vergeten kan je dat hier opvragen. Je krijgt z.s.m. een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd (meestal direct)

div_blue

Ik ben geen lid meer toch krijg ik de mail

 

Dan heeft uw clubsecretaris u nog niet uitgeschreven. Neem contact met hem op, dan kan hij dat direct voor u regelen.

div_blue

Hoe kan ik zien of ik toestemming heb gegeven?

 

Ga in LeAd naar je eigen “ledenkaart, kies het tabblad log en daar zie je of, wanneer en waarvoor je akkoord hebt gegeven.

div_blue

Voldoen alle verwerkingsovereenkomsten die de RAN met derde partijen (leveranciers) sluiten aan de AVG?

 

Ja dat doen ze, zolang het gaat om de verwerking van persoonsgegevens natuurlijk, in sommige gevallen zijn de derde partijen ook afhankelijk van andere leveranciers. De derde partij dient dan de verantwoordelijkheid op zich te nemen dat hun leveranciers ook AVG-compliant zijn en de afspraken met RAN na wordt gekomen.

div_blue

Als ik na mijn lidmaatschap wil dat mijn gegevens worden verwijderd moet ik dat door mijn secretaris laten regelen?

 

Ja dat kan, bij verwijdering van gegevens wordt door het systeem eerst de gegevens geblokkeerd en de bewaartermijn ingesteld (7 jaar). Als eenmaal de bewaartermijn van 7 jaar voorbij is ontvangt u automatisch (einde kalenderjaar) een mail met de vraag of u de gegevens nog wil laten bewaren voor b.v. historische redenen. Voor de gegevens in de USA worden deze z.s.m. verwijderd, daar geldt geen bewaartermijn tenzij u in de historie van Rotary als ex-lid geregistreerd wilt blijven staan.

div_blue

Ik heb geen akkoord gegeven voor automatisch doorgeven van mutaties naar Rotary International, zijn mijn gegevens nu ook weg bij Rotary International? 

 

Nee deze gegevens zijn op basis van het Rotary lidmaatschap aanwezig. (uw club had eerder als club toestemming gegeven voor automatische doorgifte, dit kunt u nu individueel bepalen). U kunt wel door bij RI in te loggen de gegevens aanpassen en minimaliseren.

div_blue

Als RI nu AVG-compliant is worden mijn gegevens dan wel automatisch door gegeven?

 

Nee, deze optie blijft bestaan, u heeft nog steeds het recht om doorgifte te blokkeren en de gegevens op uw verzoek te laten actualiseren door uw secretaris. (Dit geldt ook voor uw clubfuncties).

div_blue

Wat zijn de consequenties als de leden gegevens niet kloppen bij RI

 

RI zal uw gegevens gebruiken om de afdracht te bepalen voor het Rotary lidmaatschap. Dit wordt naar de club gefactureerd. Incorrecte aantallen actieve leden leiden meestal tot onnodig clubkosten.

div_blue

Wat doet Rotary International met mijn gegevens?

 

In het code of policies van Rotary staat een belangrijke opsomming:

26.090. RI Collection and Use of Personal Membership Data

As part of its effort to assist clubs and districts and facilitate communication with Rotarians, Rotary International collects personal information about Rotary club members to be used solely for the purpose of conducting the following core business activities:

o

Billing

o

Supporting The Rotary Foundation

o

Identifying prospective candidates for presidential and Foundation appointments to conferences, RI and TRF committees, and other assignments

o

Tracking membership trends, developing membership characteristics, producing demographic analyses, and supporting membership retention

o

Identifying Rotarians who have specific language and/or professional skills

o

Providing information and updates to district chairs and others involved in RI programs and service projects

o

Supporting The Rotarian and the regional magazines

o

Providing guidance to clubs and districts in their public relations efforts

o

Communicating key organizational messages and information to district leaders for dissemination at the club level

o

Facilitating convention and special event planning

o

Communicating information to Rotary clubs, districts and district leaders by officially licensed vendors under RI's licensing system

o

Als je bezwaar hebt tegen een van deze mogelijke verwerkingen dan kan je een verwerkingsblokkering aanvragen door een mail te sturen aan Rotary International: contact.center@rotary.org

div_blue

Ik heb als voorzitter een email ontvangen van echosign @ echosign.com. Is dit veilig?

 

Ja, dit is veilig, via deze toepassing van Adobe worden door ons systeem de gepersonaliseerde door de clubvoorzitters te ondertekenen verwerkersovereenkomsten verstuurd.

div_blue