communicatiestrategie

Rotary helpt mensen!

Communicatiebeleid gouverneurs Nederland 2018-2019, gericht op districten en clubs,

versie 18 oktober 2018

 

Waarom Rotary? 

Rotary is wereldwijd de grootste humanitaire service organisatie en bestaat ruim 100 jaar. Rotary werkt samen met grote en bekende organisaties als WHO, UN en de Bill en Melinda Gates Foundation. Door samen te werken kunnen wij  het welzijn van veel mensen ergens in de wereld verbeteren. ‘Service above self’t is ons motto. Onze inzet blijft, omdat het nog steeds nodig, is op alle 6 focusgebieden van Rotary:

 

 

Rotary is niet alleen mondiaal maar ook regionaal en locaal  actief om mensen verder te helpen. Rotarians betekenen ook veel voor elkaar. Fellowship is de basis van elke club. Elke week of regelmatig ontmoeten 1.2 miljoen Rotarians elkaar. Om met elkaar te spreken over bijvoorbeeld werk, ethiek en het dagelijks leven en elkaar daarin te versterken.

Rotary’s uitdagingen: imago naar de maatschappij en aantrekkingskracht op nieuwe leden

Rotary heeft twee uitdagingen:

1.

Veel mensen en organisaties kennen Rotary, nog meer echter nog niet.

2.

De afgelopen 10 jaar is het ledenaantal wereldwijd gelijk gebleven. Er komen er elk jaar 150.000 nieuwe leden bij. Evenveel leden vertrekken, vooral in de eerste 3 jaar van het lidmaatschap. Om zowel voor de externe omgeving als voor potentiële leden aantrekkelijker te worden is het noodzakelijk dat Rotaryclubs veranderen en flexibiliseren. 

Het thema van president Barry Rassin voor 2018-19, Be the Inspiration, vraagt Rotarians om verandering in de wereld en bij elkaar teweeg te brengen. Het vraagt Rotary ook om van reactie op actie over te schakelen. En wij kunnen laten zien dat Rotary “doing good in the world” onze aantrekkingskracht  vergroot. 

Rotary International geeft drie belangrijke punten aan voor de continuïteit:   

·

Zoek meer verbinding met de locale gemeenschappen, met sociale organisaties en ben van betekenis met ‘hoofd, hart en handen’. (dat laatste is  niet nieuw: het is een uitspraak van oprichter Paul Harris) 

·

Flexibiliseer het lidmaatschap, door nieuwe vormen te zoeken, die passen bij deze tijd en zijn mensen 

·

Treedt meer naar buiten, vertel wat Rotary kan betekenen om de wereld te verbeteren

Om dit te bereiken is goede communicatie nodig, zowel intern als extern. Maar alleen communicatie kan deze uitdagingen niet oplossen. Daar zijn ook andere acties voor nodig..

Hoe pakken wij dit aan? 

De Gouverneurs van Nederland nemen de eerder genoemde uitdagingen als leidraad voor hun communicatie & PR beleid en dat van hun districten. Leidraad, omdat het niet in beton wordt gegoten, maar organisch wordt opgebouwd. Daarbij gaan we ons met onze opvolgers van de komende jaren richten op de middellange termijn, terwijl we tegelijk ook in het jaar 2018-2019 resultaten willen boeken. Dit plan wordt besproken met het bestuur van de RAN om tot uitvoering en de prioritering ervan over te gaan. Daarna kunnen de plannen aan de clubs worden toegestuurd. Belangrijk is het uitgangspunt ‘intern beginnen, is extern winnen’. Dat betekent dat het communicatiebeleid en geplande campagnes allereerst intern goed bekend moeten zijn.

Hoe verder?

Als we het eens zijn over onze gemeenschappelijke identiteit als internationale humanitaire service organisatie “Rotary helpt mensen..!” dan is het logisch dat het Gouverneursberaad (GB) de clubs ondersteunt om dat beeld communicatief  naar buiten toe uit te dragen. Over de gemeenschappelijke identiteit bestaan overigens nog wel eens verschillende ideeën tussen Rotarians. Daar zullen wij het komende jaar aandacht aan moeten besteden.

Nieuw is dat het GB de clubs kan adviseren (op basis van het eigen DNA en een gezamenlijk beleefd idee wat je wilt uitstralen) om alle beschikbare platforms te benutten, waaronder sociale media als Facebook, Instagram, Twitter ed. De inhoud is natuurlijk lokaal bepaald, maar eenheid qua vorm is belangrijk. 

Voor continuïteit in de komende jaren betrekken wij onze opvolgers nauw bij onze plannen en hopen met hen tot een voortrollend meerjarenbeleid (telkens 3 jaar) te komen. Wij nodigen Rotaract Nederland uit om mee te denken over het in- en externe communicatiebeleid. Voorafgaand aan de uitvoering werken wij nauw samen met het bestuur van de RAN, vragen hen advies en maken afspraken over de uitvoering van de plannen. 

De plannen

De communicatiestrategie is gericht op verandering, flexibilisering en continuïteit van Rotary. De communicatiemiddelen die wij inzetten, moeten daar op afgestemd zijn, ook in hun onderlinge samenhang. 

Intern

·

De gouverneurs proberen hun communicatie over voor Rotary relevante gebeurtenissen en ontwikkelingen op elkaar af te stemmen. Ook zal een een communicatie draaiboek worden gemaakt, zodat opvolgers sneller een volgende stap kunnen maken.

·

De gouverneurs belast met communicatie en PR maken deel uit van de redactie van het Rotary Magazine. Zij letten er op dat het jaarthema en jeugd (Interact en Rotaract) in het magazine voldoende aan de orde komt.

·

Alle brochures en folders worden onder de loep genomen om verbeteringen en modernisering (waar nodig) door te voeren

·

De Rotary website wordt aantrekkelijker en we stimuleren districten en clubs datzelfde te doen, waarbij de clubs ook goed moeten kijken naar het onderscheid intern en extern

·

Aan RLI-opleiding Nederland zal worden geadviseerd om een module communicatie te maken.

·

Waar nodig zullen districts communicatie commissies worden opgericht of ondersteund en gestimuleerd om uitvoering te geven aan het beleid en input te leveren voor nieuwe ideeën.

·

Clubs worden gestimuleerd om een communicatie functionaris of commissie in te stellen. Voor hen wordt een toolkit communicatie gemaakt.

·

De gouverneurs gaan in gesprek met clubs en Rotarians om imago en communicatie ideeën te delen, om verandering en flexibilisering te bespreken en om nieuwe ideeën van leden en clubs op te halen. Samen met districten, clubs en leden ontwikkelen en verbeteren wij communicatie en PR, elk jaar opnieuw.

·

De gouverneurs willen gebruik maken van een communicatie professional om gouverneurs en clubs te ondersteunen in hun communicatiebeleid.

·

Tenslotte zal een goed en actueel (op Nederland gericht) fotoarchief worden opgezet.

Extern

·

De billboard campagne RotaryHelpt.nl wordt gecontinueerd, in mei 2019 bekijken de GBE of de campagne blijft of dat er aan alternatief komt.

·

RotaryHelpt.nl blijft vooral extern gericht blijft en zal worden ontwikkeld tot dé toegang voor niet-Rotarians tot Rotary in Nederland.

·

De gouverneurs gaan bekijken hoe extern kan worden geadverteerd voor Rotary zonder kosten.De gouverneurs willen de districten en clubs stimuleren om de website, Facebook en Twitter in te zetten om zo de maatschappij beter te informeren over en te betrekken bij Rotary, vooral ook lokaal

·

De gouverneurs maken een plan voor publiciteit in kranten, tijdschriften, radio en TV en op social media, dat districten en clubs helpt om hun externe communicatie te verbeteren. Daarbij wordt er op gelet dat juist de jongere doelgroep moet worden bereikt. De gouverneurs organiseren met elkaar een invulling van een landelijk woordvoerderschap.

Het tijdpad

Wat hebben we al besloten?

·

Rotary Helpt billboard en website wordt vervolgd in 2018-2019.

·

End Polio Now wordt vervolgd

·

Het Focusgebied Water en Sanitatie is belangrijk gemeenschappelijk item voor alle districten 

 

Afbeelding met object

Beschrijving is gegenereerd met hoge betrouwbaarheid

 

·

Ledenwerving en behoud zijn belangrijke gemeenschappelijke items 

We hebben kennis genomen van de wens van Barry Rassin om het aantal Rotaracters te verdubbelen.

Wat verder te doen?

(Het actie/tijdplan volgt na bespreking met de RAN over de uitvoering eind november 2018)

  

Afbeelding met persoon, vasthouden, tekst

Beschrijving is gegenereerd met hoge betrouwbaarheid

Afbeelding met schermafbeelding

Beschrijving is gegenereerd met hoge betrouwbaarheid