DRAAIBOEK DISTRICTSORGANISATIE

Dit “Draaiboek” is een praktische handleiding voor de Districtsorganisatie , en kan worden gezien als bijlage van en ondergeschikt aan de Verenigingsstatuten

2 september 2013

District 1590 is een onderdeel van Rotary International. Voor RI, de Districten en de Rotary Clubs over de hele wereld gelden de Rotary uitgangspunten en regels, zoals vastgelegd in de zgn.” Manual of Procedure”. Uitgave 2010. Dus ook voor ons District.

Daarnaast is met instemming van RI voor ons District naar Nederlands recht een rechtsvorm gekozen, die aansluit bij het wezen van Rotary, en bij het reeds feitelijke functioneren van clubs in en van ons District. Dat is de Verenigingsvorm.

“Vereniging Rotary International District 1590”is als zodanig ook ingeschreven in het Verenigingsregister van de Kamer van Koophandel Noord Nederland te Groningen, onder nummer 55608442.

De Statuten zijn in overeenstemming met de Manual of Procedure.

Dit “Draaiboek” is een praktische handleiding voor de Districtsorganisatie , en kan worden gezien als bijlage van en ondergeschikt aan de Verenigingsstatuten.

Landelijk functioneert een “Stichting Rotary Administratie Nederland”, de zgn. RAN , te Amsterdam.

Deze Stichting verleent diensten aan de Nederlandse Gouverneurs. Via een Secretariaat, een Bestuur, een Raad van Toezicht en een Gouverneursberaad.

Er is geen juridische relatie tussen de Vereniging en de RAN. Noch contractueel, noch anderszins.

Dit punt staat momenteel landelijk ter discussie omdat voor deze problematiek juridisch, fiscaal en financieel een transparante oplossing gekozen moet worden. Het ( toekomstige ) Gouverneursberaad zal ter zake met voorstellen komen.

I. Algemeen

II. Het Districtsbestuur

1. Ten einde de districtstaken te kunnen vervullen wordt de gouverneur bijgestaan door een bestuur waarvan de DG voorzitter is. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het Districts Bestuur (DB) en de Districts Vergadering (DV).

2. Leden van het districtsbestuur zijn:

- DG (District Governor)
- DGE (District Governor Elect)
- DGN (District Governor Nominee)
- IPDG (Immediate Past District Governor)
- DS ( Districtssecretaris)
- DGNN (District Governor Nominee Nominated) vanaf het moment van voordracht in de DA

De Districts Vergadering van het District is het DB aangevuld met:

- DGA regio I
- DGA regio II
- DGA regio III
- DGA regio IV

die ieder een avenue vertegenwoordigen en hun regio

Gevraagd en ongevraagd kunnen bij districtsvergaderingen aanwezig zijn:

- Coördinator VTT
- DRFCC voorzitter The Rotary Foundation
- Voorzitter Financiële Commissie
- Coördinator Internationale Zaken
- Afgevaardigde CoL
- Afgevaardigde Landelijk Ledenbeleid
- Districtsredacteur
- District webmaster

Het districtsbestuur wordt bijgestaan door het College van PDG’s.

Lid van dit College zijn vier tot acht oud-gouverneurs, Past District Governor, PDG’s.

Ieder van deze PDG’s heeft tot taak een voor hem/haar en het District, cq RI interessante functie te vervullen waarvoor het vereist is door Rotary International of het praktisch is dat deze functie wordt vervuld door een PDG. Hierbij valt te denken aan:

Tot de taak van de Mentoren/Scouts behoort het ondersteunen van de functionarissen in hun regio en/of het district 1590, het gevraagd en ongevraagd adviseren van het districtsbestuur en als scout functioneren voor het vinden van nieuwe leden en mogelijkheden voor nieuwe Rotary Clubs.

Overige deelnemers aan districtsvergaderingen worden - agendagebonden – uitgenodigd afhankelijk van het onderwerp

3. Het Districts Bestuur en de Districts Vergadering zijn bedoeld als orgaan t.b.v.:

4. De Districts Vergadering is bedoeld ter vorming van gedachten over aan de orde zijnde zaken.

5. Het Districts Bestuur is bedoeld tot het nemen van besluiten.

De Rotary Clubs in het district worden uitgenodigd onderwerpen in te brengen ter bespreking in het bestuur.

III. De adviescommissie voor de nieuwe Gouverneur.

0. In District 1590 is gekozen voor de onderstaande werkwijze:

Er is een adviescommissie waarvan de leden zijn: IPDG, DGE, DGN en DS en waarbij de DG aanwezig is.

Door de DG wordt in de maandbrieven vanaf september drie maal een oproep gedaan voor nieuwe kandidaten voor de functie van DGNN. De sluitingsdatum is 30 november van dat jaar.

2.1 In de oproep van de DG wordt vermeld aan welke criteria een kandidaat moet voldoen, namelijk tenminste zeven jaar lid van één of meerdere Rotary Clubs en voorzitter zijn geweest van een Rotary Club.

2.2 De kandidaat wordt verzocht schriftelijk te solliciteren, waarbij zijn/haar motivatie voor de functie van belang is en een relevant CV wordt bijgevoegd.

2.3 Voordracht door het bestuur van zijn/haar Rotary Club is noodzakelijk, waarbij wordt vermeld de motivatie van de voordracht en een opsomming van de functies die de kandidaat heeft vervuld in de club.

2.4 Correspondentie dient te worden gezonden aan de DG per post of email

2.5 Voor nadere informatie kan contact worden opgenomen met de DS die een toelichting kan geven en/of kan verwijzen naar de MoP en het Districtsdraaiboek.

3. Tot de taken van de adviescommissie behoren:

3.1. het uitbrengen van advies aan de gouverneur (DG) aangaande het nomineren van een nieuwe gouverneur.

3.1.1 De DG stelt de genomineerde kandidaat ter bekrachtiging voor aan de District Assembly (D.A).

3.1.2. alvorens de procedure te starten welke moet leiden tot het uitbrengen van een advies aan de DG en een voorstel aan de D.A. worden de leden van de adviescommissie direct na de sluitingstermijn geïnformeerd door de DG omtrent de aangemelde kandidaten, door het toezenden van de ontvangen documenten, met het verzoek om een eerste commentaar.
3.1.3. de procedure verloopt daarna als volgt: 

a. de kandidaat-gouverneurs worden in aanwezigheid van hun (eventuele) partner afzonderlijk geïnformeerd over de inhoud van de functie door de laatst afgetreden gouverneur (IPDG) en (eventuele) partner, die hiervoor zo spoedig mogelijk na de sluitingstermijn en het eerste commentaar, een afspraak maakt met de kandidaten voor een datum tot uiterlijk 31 januari van het lopende clubjaar.

b. indien daarna de kandidatu(u)r(en) blijft/blijven gehandhaafd, vindt, per kandidaat, een gesprek plaats met de adviescommissie dat dient tot het formuleren van een voorstel tot advies aan de DG.

c. de gouverneur beslist daarna - gehoord de mening van de commissie - omtrent het aan de D.A. in te zenden voorstel voor de nominatie van één kandidaat.

3.1.4. De DG stelt binnen vierentwintig uur na zijn beslissing 3.1.3.c de kandidaten en de voorzitters van

hun Rotary Club, mondeling op de hoogte van zijn beslissing en draagt zorg voor een schriftelijke

bevestiging binnen een redelijke termijn. De naam van de (aan de DA voor te stellen) DGNN wordt hierbij in alle gevallen genoemd.

3.1.5. gelet op het binnen het district geldend beleid is het van belang dat de DGN bekend is op het moment waarop de DGE in functie treedt, in het algemeen is dat 1 juli van enig jaar.

3.1.6. de bekrachtiging tot het nomineren van een nieuwe gouverneur ligt bij de District Assembly (D.A); deze nominatie dient daarna nog haar definitieve status te verkrijgen via een verkiezing op de Internationale Conventie van Rotary International.

4. De commissie vergadert zo dikwijls als dat nodig wordt geacht.

5. De vergadering wordt door de DG uitgeschreven; het korte verslag met bijbehorende besluitenlijst wordt gemaakt door de DS.
6. In onvoorziene situaties beslist de DG.

IV. De planning van de vergaderingen.

1.De planning van de bestuursvergaderingen DB en DV dient zodanig te zijn dat de voorbereiding van het PETS (de training voor inkomend voorzitters), de RRC’s (Regionaal Rotary Contacten), de districtsassembly en de districtsconferentie - uiteraard voor zo ver van toepassing - tijdig kan plaats vinden. De planning van de clubbezoeken door de gouverneur is vòòr het PETS gereed en wordt vermeld in de PETS informatie.

2. De inkomend gouverneur (DGE) heeft in maart een concept datumschema gereed met betrekking tot alle bijeenkomsten op regionaal en districtsniveau in zijn/haar jaar.

3.Bij het vaststellen van de diverse bijeenkomsten dient ook rekening te worden gehouden met een aantal bijeenkomsten van nationale, dan wel internationale aard. Hierbij dient ondermeer gedacht te worden aan de internationale assembly waaraan de inkomend gouverneur dient deel te nemen, alsmede aan international vergaderingen (de "Institutes") waar de gouverneur en de inkomend gouverneur als regel aan deelnemen.

V. De bestuursvergaderingen

1. De agenda voor de Districts Vergadering wordt voorbereid op een bijeenkomst van het Districts Bestuur (DB) die uiterlijk 14 dagen voor de DV-vergadering wordt gehouden.

2. Deelnemers aan de vergaderingen dienen eventuele agendapunten tijdig, doch uiterlijk 2 weken tevoren, in te dienen bij de districtssecretaris, zo nodig voorzien van een toelichting.

De Rotary Clubs in het district kunnen worden uitgenodigd punten in te dienen, die besproken worden in het DB en de DV.

3. De districtssecretaris draagt - in overleg met de gouverneur - zorg voor een tijdige verzending van de uitnodigingen met de agenda en de eventuele bijlagen en wel uiterlijk tien dagen voor de vergaderdatum.

4. De districtssecretaris draagt tevens zorg voor het vastleggen van de vergaderlocatie alsmede de verzorging.

5. Van de vergadering wordt een verslag en lijst met actiepunten gemaakt door de districtssecretaris.

VI. Regionaal Rotary Contact (RRC)

1. Er wordt per regio in beginsel één RRC gehouden per Rotaryjaar bij voorkeur in de

maand oktober. Met ingang van het jaar 2012-2013 betreft dit een combinatie van de eerder georganiseerde RBC’s en IM’s en is de keuze van de datum vrij.

2. Het Regionaal Rotary Contact heeft een tweeledig doel, t.w.:

1e - het uitwisselen van informatie tussen clubs onderling en het eventueel maken, afstemmen en uitvoeren van "eigen initiatief" plannen en/of projecten.

2e - het met de gouverneur van gedachten wisselen aangaande zaken R.I. en Rotary Foundation en waarbij de gouverneur tevens zaken van algemeen belang kan voorleggen. Onderwerpen welke niet direct op Rotary zijn betrokken, zullen  in beginsel niet aan de orde  komen, omdat  deze in de informatieve bijeenkomsten (zie IX) kunnen worden besproken. Aangedragen punten kunnen ook betrekking hebben op het in de tweede fase vragen van aandacht en behandeling in de clubs van plannen en/of projecten die tijdens het PETS werden aangekaart door de inkomend  gouverneur.

3. Van de zijde van de clubs wordt aan de RRC’s in ieder geval deelgenomen door:
       - de voorzitters
       - de inkomende voorzitters en de secretarissen

4. Van de zijde van het district wordt (zo mogelijk) aan de RRC’s deelgenomen door: DG, DGE, DGN, DS, DGA en per regio de regiofunctionarissen, indien de agenda daar aanleiding toe geeft.

5. De met de organisatie belaste club draagt zorg voor:

het tijdig opvragen van agendapunten bij de clubs uit de regio.

het tijdig verzenden van de agenda aan de clubs en de deelnemende leden van het districtsbestuur.

het regelen van de locatie en de verzorging: de ervaring heeft geleerd dat het aanbeveling verdient te overwegen de vergadering te laten voorafgaan door een aperitief en een eenvoudige maaltijd (kosten deelnemers).

het maken van een kort verslag met bijbehorende besluitenlijst evenals het verzenden daarvan  aan de clubs binnen de regio en aan de districtsfunctionarissen die aan het RRC deelnamen.

het verstrekken van attendancekaarten

de voorzitter van de organiserende Rotaryclub is ook de voorzitter van het RRC.

6. De districtssecretaris draagt er - na overleg binnen de voorafgaande DV-vergadering en waar nodig in nader overleg met de gouverneur - zorg voor dat van districtswege op te voeren agendapunten - eventueel met bijlagen - tijdig worden toegezonden aan de besturen van de organiserende clubs, e.e.a. onder bijvoeging van een opgave van de uit te nodigen districtsfunctionarissen.

7. De RRC's dienen vooral in het teken te staan van de voornemens, zoals die verwoord zijn in het blauwe formulier en toegelicht in gesprekken met DG of diens voorganger.

8. RRC's zijn interessant, wanneer er een goed voorbereide agenda is. De organiserende clubs zijn daar verantwoordelijk voor.

9. Stuur uitnodigingen en agenda zo snel mogelijk naar de clubs in de regio, uitgaande van de planning van RRC’s in de maand oktober.

VII. De districtsconferentie (Discon)

1. Deze wordt zo mogelijk gehouden in de maand maart/april/mei en sluit direct aan op de PETS en DA.

In praktische zin wordt gestreefd naar een bijeenkomst die op vrijdagmiddag begint voor inkomende voorzitters . Bij het diner op vrijdagavond worden de PDG’s met partner uitgenodigd en de leden van het DB en de DV. De inkomende voorzitters en de genodigden kunnen blijven overnachten. Op zaterdagochtend is er van 9.00 uur tot 10.30 de voortzetting van het PETS programma en vanaf 11.00 uur de Districts Assembly (huishoudelijke vergadering) met aanvullend daarop de Districtsconferentie tot einde middag.

2. In het formele gedeelte van de districtsconferentie kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen:

a. opening van de conferentie door de gouverneur.

toespraak door de Personal Representative van de President van Rotary-International.

toespraak door de gouverneur.

een korte blik vooruit naar het volgende Rotaryjaar door de inkomend gouverneur

van dat jaar.

een presentatie vanuit (de) programmaonderdelen van de Rotary Foundation en/of

Jeugdzaken, of een ander onderwerp ter beoordeling van de gouverneur.

2.1. Het formele gedeelte van het programma kan ook bijgewoond worden door de partners van de leden. Het verdient aanbeveling de programmaonderdelen qua tijdsduur enigermate beperkt te houden.

3. Het informele gedeelte van de districtsconferentie zal van jaar tot jaar opnieuw moeten worden ingevuld en bij voorkeur een wisselend karakter dragen in vergelijking met voorgaande jaren.

3.1. Het verdient hierbij aanbeveling vooral ook aandacht te besteden aan de Fellowship.

4. Het overleg betreffende de organisatie van de districtsconferentie start zeer tijdig opdat er een ruime tijd van voorbereiding ter beschikking staat: zie ook V.3.1.

5. Het verdient aanbeveling het promotiemateriaal zo tijdig mogelijk aan de districtswebmaster ter beschikking te stellen

6. De voorzitter van de organiserende club(s), of zijn vervanger, heeft in principe de technische leiding van de bijeenkomst. In overleg met de DG kan daarvan worden afgeweken.

VIII. PETS ten behoeve van de inkomende voorzitters

1. PETS (President Elect Training Seminar), wordt gehouden vóór de District Assembly en na de International Assembly, zomogelijk rekening houdend met de schoolvakanties. Het PETS wordt geleid door de DGE.

2. Doel van het PETS is o.m.

kennismaking van en met de nieuwe functionarissen

het verschaffen van informatie betreffende o.a. de aandachtspunten van de - dan nog inkomend -gouverneur in zijn contacten met besturen, de clubs en districts- en regionale bijeenkomsten.

het -eventueel in eerste fase - bespreken van nieuwe plannen en/of projecten.

3. De opzet van het PETS is als volgt:

3.1. Deelnemers zijn in beginsel

- de inkomend voorzitters van de clubs
- de leden van DB en DV en andere districtsfunctionarissen afhankelijk van de agenda

3.2. Omdat het voor de inkomende voorzitters verplicht is het PETS te hebben gevolgd zal, indien een aantal verhinderd mocht zijn, door de inkomend gouverneur een inhaalcursus worden georganiseerd, de zogeheten NA-PETS.

3.3. Het PETS wordt gehouden op vrijdagavond en zaterdagochtend voor de inkomend voorzitters. Op de zaterdagochtend is er tevens een (parallel)sessie waarbij uitgenodigd worden de (inkomend) secretarissen en penningmeesters,

De planning wordt jaarlijks bekend gemaakt door de DG.

Aansluitend wordt de DA gehouden, zie hoofdstuk IX.

3.4. Het district is verantwoordelijk voor accommodatie, logies etc. en draagt ook de kosten.

3.5. De uitnodigingen en de agenda met eventuele toelichting worden door de DS opgesteld naar de wens van DG en DGE en verzonden.

3.6. Van het PETS wordt een kort verslag gemaakt door de DS.

3.7. Verstrekken van attendance-kaarten door de DS.

IX. De districtsassembly (DA)

1. De DISTRICTSASSEMBLY wordt zo mogelijk gehouden in de maand maart en wel op de zaterdag aansluitend aan het PETS en voorafgaand aan de Discon.

2. De agenda wordt tijdig - na overleg in de ( een) voorafgaande DV vergadering - door de gouverneur vastgesteld en door of namens hem verzonden.

2.1. Waar dat mogelijk is worden de onderwerpen schriftelijk toegelicht, teneinde de deelnemers aan de vergadering de gelegenheid te geven zich voor te bereiden, evenals zoveel mogelijk tijd ter beschikking te hebben voor een gedachtewisseling zo men die wenst.

3. Deelnemers aan de districtsassembly zijn:

3.1. van de zijde van de clubs, in verband met het ten dele besluitvormende karakter van de districtsassembly in beginsel de voorzitters, de inkomend voorzitters, de secretarissen en de penningmeesters. Het is in ieder geval gewenst dat er delegaties zijn met mandaat van de club.

3.2. van het districtsbestuur:

DG, DGE, DGN, IPDG, DGNN en, DS, de voorzitter van de Commissie Financiële Zaken (CFZ) van het district, DGA’s van het district en -afhankelijk van de agenda - districtsdviseurs.

4. De volgende agendapunten worden in ieder geval opgevoerd:

4.1. herdenking van leden die sinds de laatst gehouden assembly zijn overleden.

4.2. behandeling van de jaarrekening van het voorgaande Rotaryjaar, met als doelstelling het verlenen van décharge aan de gouverneur van dat jaar.

4.3. behandeling van de begroting van het komende Rotaryjaar, met als doelstelling het goedkeuren van de begroting.

4.4. het bespreken van het beleid van de zittende gouverneur, ook in het licht van het volgende jaar.

4.5. informatie vanuit de vijf Avenues, voor zover van belang.

4.6. het voorstellen en nomineren van de DGNN.

4.7. het voorstellen van de districtsfunctionarissen voor het komende jaar.

5. Van de districtsassembly wordt door de districtssecretaris een kort verslag gemaakt met bijbehorende besluitenlijst, indien van toepassing.

X. Intercity Meetings (IM)

IM’s worden gecombineerd met de RBC’s tot RRC’s en als IM niet meer gehouden

XI. Informatieve bijeenkomsten

1.Er worden jaarlijks, afhankelijk van de belangstelling, per doelgroep, informatieve bijeenkomsten georganiseerd.

1.1. De doelgroepen zijn:

a. de inkomende voorzitters
b. de clubjeugdcommissarissen (CJC-ers)
c. de club Rotary-Foundationcommissarissen
d. de commissarissen voor (World)-Community Service
e. de commissarissen voor Vocational Service, Club Service en International Service
f. de inkomende secretarissen
g. de inkomende penningmeesters
h. de nieuwe leden, PR functionarissen, andere groepen op ad hoc basis

1.2. De gouverneur is verantwoordelijk voor de organisatie van de bijeenkomsten. In het begin van het Rotaryjaar worden de nodige afspraken gemaakt. Bijeenkomsten kunnen worden gedelegeerd, b.v. die van de CJC-ers.

1.3.De bijeenkomsten kunnen plaatsvinden per district, per regio, apart of parallel aan de DA.

 XII Meerjarenplanning districtsevenementen

1. Het districtsbestuur i.c. de DGN maakt een meeschuivend vijfjaren plan, dat wordt uitgereikt op het PETS en de volgende punten omvat:

RRC’s en PETS in combinatie met de Discon

b. Vocational Training Team

c.Jeugduitwisselingsprogramma's

XIII Commissie Financiële Zaken (CFZ)

Deze commissie bestaat uit tenminste drie leden. Kort samengevat is het de taak van deze commissie de DG te ondersteunen bij het door hem te voeren financiële beleid (begroting, als DGE), de uitvoering ervan (als DG) en de verantwoording ervan bij de afrekening (als IPDG). In het stadium van begroting, zowel als in het stadium van afrekening is goedkeuring van de CFZ vereist ten behoeve van de District Assembly.

XIV Attendance

Voor alle activiteiten georganiseerd door of namens de DG worden attendancekaarten uitgereikt.

XV Jubilea clubs.

Wanneer een club jubileert, zal de gouverneur of zijn/haar afgevaardigde (zoveel mogelijk op de dag dat de club dit viert) namens het district aanwezig zijn om aan de clubvoorzitter een oorkonde en een geldbedrag te overhandigen.

Dat geldt voor 25, 50, 75, 100 jaar en zo verder. Het bedrag is in euro’s het 10-voud van het te vieren jubileum MET EEN MAXIMUM VAN € 1000.

VI Bezoeken van Internationale bijeenkomsten

XVII Declaraties

Declaraties worden ingediend op een door het DB verstrekt formulier. Voor reiskosten geldt de werkelijke prijs van het openbaar vervoer of een kilometervergoeding, zoals deze op het formulier is aangegeven.

De declaraties worden maandelijks bij de Gouverneur ingediend, na (voor zover van toepassing) goedkeuring door de voorzitter van de commissie. De Gouverneur zorgt, na goedkeuring, voor uitbetaling.

Declaraties van de Gouverneur worden ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter van de Financiële Commissie.

Voor alle declaraties geldt, dat voor uitgaven groter dan € 50 bewijsstukken moeten worden bijgevoegd aan de declaratie. Bij voorkeur in de vorm van een scan van de factuur. Betrokkene dient het origineel van de factuur tenminste 2 jaar te bewaren en op verzoek te tonen voor controle.