Voorwaarden voor het verlenen van een District Grant 2023-2024

1.

Het service-project dient in lijn te zijn met de missie van de Rotary Foundation.

2.

Het service-project vereist actieve deelname door Rotarians.

3.

Met de uitvoering van het service-project mag pas begonnen worden na goedkeuring van de aanvraag door de Rotary Foundation in Evanston. De goedkeuring zal door de penningmeester van de Rotary Foundation-commissie aan de betreffende club(s) worden bevestigd. Deze goedkeuring wordt half december 2023 verwacht.

4.

De planning van het service-project kan wel starten zonder dat er uitgaven gedaan worden. Na goedkeurig door Evanston dienen veranderingen in het service-project onverwijld doorgegeven te worden aan de penningmeester van TRF-commissie van het district.

5.

District Grants worden verleend voor lokale en internationale service-projecten.

6.

Een District Grant dient uitsluitend te worden besteed aan het voorgestelde service-project.

7.

Per club kan één District Grant per Rotary jaar worden aangevraagd.

8.

Per service-project kan maar één District Grant worden verleend.

9.

Een District Grant bedraagt minimaal € 500 en maximaal € 1.500.

10.

Toegekende en uitbetaalde District Grants dienen vóór 1 oktober 2024 te worden gebruikt en te zijn verantwoord middels invulling van het op de D1610-site te downloaden formulier, genaamd Verklaring bij Afronding (DG2451160). Deze Verklaring dient ondertekend te worden door de twee personen, die op de dag van ondertekening voorzitter en inkomend-voorzitter zijn.

11.

Er dient in de afgelopen vier jaar i.e. tussen 1 juli 2019 en 1 juli 2023 minimaal drie keer gedoneerd te zijn aan het Annual Fund. Een overzicht van de donaties is te zien op rotary.org > my Rotary > Rotaryclub Central > Foundation Giving van uw club. Alleen dit overzicht is bepalend. Een betaling ‘onderweg’ telt niet. Hou rekening met een overschrijvingstijd van een maand.

12.

Verklaring bij Aanvraag dient ondertekend te zijn door de Clubvoorzitter en Inkomend Club Voorzitter (zie rechterkolom van deze website pagina).

13.

Andere organisaties:

a)

Indien zal worden samengewerkt met een andere organisatie dient duidelijk te zijn wat hun rol is.

b)

Indien het service-project door derden zal worden uitgevoerd dient een onafhankelijke Rotarian uit uw club het service-project te monitoren, van begin tot eind. (monitoren = volgen, begeleiden, resultaat toetsen aan het doel en financiële verantwoording vragen; bij buitenlandse projecten kan het monitoren op afstand gebeuren).

14.

voor een fundraising activiteit. Een fundraising activiteit is geen service-project. Zie voor Wat is het verschil tussen een service-project en een fundraising-activiteit? rechterkolom van deze website pagina.

15.

voor kosten die verband houden met Rotary evenementen zoals district conferenties, congressen, jubilea, of entertainment activiteiten.

16.

louter ter financiële ondersteuning van andere organisaties.

17.

Aanvragen, inclusief de ondertekende Verklaring bij Aanvraag (DG2451160), dienen vóór 1 oktober 2023 ingediend te zijn via de site van D1610 bij The Rotary Foundation Commissie. Zie aanvraagformulier in rechterkolom van deze website pagina.

18.

De Rotary Foundation-commissie toetst vervolgens alle aanvragen aan de ‘terms and conditions’ van de Rotary Foundation (zie rechterkolom van deze website pagina), de aanvullende voorwaarden van het District en de restricties, zie hier boven.

19.

Met ingang van 1 oktober 2023 hanteert de Rotary Foundation-commissie een gewogen verdeelsleutel voor het verdelen van de beschikbare middelen die jaarlijks te verdelen zijn. De invoering van deze gewijzigde beoordeling hangt samen met de wens om eigen inzet van de aangevraagde Rotaryclub rondom de Rotary Foundation aanvraag te belonen. Naar mate de aanvragende club beter scoort op de drie toe te passen weegfactoren, zal een grotere bijdrage dan andere aanvragen krijgen.
De weegfactoren zijn:
1. De totale donaties, wat heeft de club zelf bijgedragen aan het Annual Fund
(laatste 4 jaar)
2. Het aantal jaren achter elkaar dat gedoneerd is, tenminste 3 jaar.
3. Eigen investering, wat is de club bereid om zelf bij te dragen aan financiële middelen.
Bij de toekenning van een District Grant zal een toelichting worden gegeven op de uitwerking van deze nieuwe methode van beoordelen van aanvragen.
Na deze toetsing stuurt de Rotary Foundation-commissie alle aanvragen, die voldoen aan de voorwaarden, als één geheel naar Evanston ter goedkeuring.

20.

De aanvragende clubs krijgen in de tweede helft van oktober 2023 bericht of hun aanvraag ter goedkeuring is doorgestuurd naar Evanston.

21.

Na goedkeuring door Evanston ontvangt de club een bevestiging van de penningmeester en kan overgegaan worden tot uitvoering van het project. Deze goedkeuring wordt half december 2023 verwacht.

22.

Clubs die een District Grant willen aanvragen voor een service-project, te houden tussen 1 oktober 2023 en half november 2023, kunnen contact opnemen met de voorzitter van de TRF.

23.

Aanvragen dienen te geschieden in euro’s. Evanston hanteert de dollar. Eventuele valuta verschillen op het moment van uitkeren worden in beginsel doorberekend aan de club.

24.

Aanvragende Rotary Clubs kunnen geen rechten ontlenen aan het hier bovenstaande. De TRF-commissie kan om haar moverende redenen anders besluiten. #