Beleidsplan 2019 - 2021 van District 1610

Inleiding

De strategische plannen van Rotary International zijn ook voor ons district leidend: versterken van clubs, uitbreiden van humanitaire service, duurzaamheid en verbeteren van ons publieke imago. Het werven van vooral jonge en vrouwelijke leden is mede belangrijk om een teruglopend ledenaantal tegen te gaan. Daarnaast kiest ons district eigen speerpunten.

Dit plan is eind 2018 opgesteld voor de periode 2019-2021 door de DG, DGE en DGN om de continuïteit van beleid te waarborgen. Het is niet opgesteld als reglement. De staf van het district neemt dit beleidsplan als uitgangspunt voor het jaarplan en ontwikkelt concrete actiepunten, gekoppeld aan een begroting. De uitvoering is een taak van de staf en wordt periodiek besproken en zo nodig bijgesteld. De gouverneur is eindverantwoordelijk voor het beleid en de activiteiten.

Organisatie District 1610

De staf van het district bestaat uit de gouverneur (DG), de inkomend gouverneurs (DGE en DGN), de secretaris, de penningmeester, de laatste twee oud-gouverneurs (IPDG en PDG) en de vijf Assistenten Gouverneur (AG’s, één voor elke regio in ons district). De DG, DGE, IPDG, secretaris en penningmeester vormen tevens het bestuur van de Stichting Rotary D1610 en daarmee de formele juridische basis. Daarnaast functioneren in het district diverse werkgroepen en commissies. De samenstelling hiervan is te vinden op de website. Zie www.rotary.nl/d1610/ onder Organisatie.

De staf van het district komt zes maal per jaar bijeen. Voor de bewaking van de voortgang van projecten is ook tussentijds overleg tussen de betrokken stafleden noodzakelijk. Tweemaal per jaar wordt een bijeenkomst gepland van de staf met de commissievoorzitters. Jaarlijks wordt een lunch georganiseerd voor (oud)gouverneurs en partners. De data van de verschillende bijeenkomsten alsmede de voorgestelde data voor de clubbezoeken van de gouverneur worden vroeg in het kalender jaar, liefst in januari, afgesproken.

Elk jaar in april houdt het district een jaarvergadering voor de Rotaryclubs in het district, de Assembly. In deze vergadering wordt verslag gedaan van het afgelopen jaar, wordt verantwoording afgelegd over de inkomsten en uitgaven en wordt besloten welke kandidaat wordt voorgedragen aan Rotary International als toekomstig gouverneur. Daarnaast wordt het beleid vastgesteld voor het komend jaar (het jaarplan met de daarbij horende begroting en indien nodig het beleidsplan). In het jaarplan zijn de samenstelling en de doelen van afzonderlijke commissies opgenomen.

Tijdens de Assembly worden de aanwezigen nadrukkelijk bij het beleid en de planning van activiteiten betrokken, met ruimte voor discussie en overleg.

Doelstelling en kerntaken

De activiteiten en organisatie van het district hebben tot doel de Rotaryclubs in het district te ondersteunen en de serviceverlening door deze clubs te bevorderen. Dit gebeurt door:

het overbrengen van relevante informatie van Rotary International aan clubs en hun leden

de coördinatie van programma’s van Rotary International en de Rotary Foundation

het adviseren en beantwoorden van vragen over bijv. lidmaatschap en serviceprojecten

het met elkaar in verbinding brengen van clubs met gelijklopende zaken of projecten

het aan Rotarians de mogelijkheid bieden hun vaardigheden te ontwikkelen om verantwoordelijkheden op districtsniveau op zich te kunnen nemen

Dit leidt onder andere tot de volgende activiteiten:

·

uitdragen van het jaarthema van de wereldpresident van Rotary International

·

opleiding van inkomende clubvoorzitters (PETS) en andere clubfunctionarissen

·

organisatie van regionale bijeenkomsten met clubbestuurders (RBC’s)

·

organiseren van een inspirerende districtsconferentie voor alle clubleden en belangstellenden

·

geven van informatie aan de leden en beantwoording van vragen

·

bevorderen en ondersteunen van samenwerking tussen clubs in de regio

·

ondersteunen van ledenwerving en waar mogelijk oprichten van nieuwe clubs

·

uitdragen en uitvoeren van de Rotary Foundation taken binnen het district

·

organiseren van activiteiten zoals nieuwe leden avonden, een ‘inspiratiedag’, de RYLA

·

ondersteunen van bestaande Rotaract en Interact clubs en oprichten van nieuwe

Het is niet de bedoeling dat het district zelf projecten ter hand neemt. Wel kan het district initiatieven nemen voor projecten die door een of meerdere clubs worden uitgevoerd en projecten ondersteunen.

Speerpunten 2019-2021

In aanvulling op de doelstelling en kerntaken is gekozen voor de volgende speerpunten:

·

Verdere professionalisering van de staf

·

Het verbeteren van de parate kennis over de Rotary processen

·

Het aanbieden van (aanvullende) opleiding aan AG’s

·

Optimale inrichting van het secretariaat

·

Het vroegtijdig (uiterlijk 1 maart van elk jaar) bekend maken van de data van stafvergaderingen, districtsbijeenkomsten en geplande clubbezoeken

·

Het jaarlijks updaten en verzamelen door het secretariaat van de bestaande draaiboeken (clubbezoek, PETS, Assembly, Discon, RYLA, Inspiratie dag, RBC’s, nieuwe leden bijeenkomsten, benoemingen, procedures rond PHF, etc.)

·

Vergroten van de kennis over Rotary, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van Nederlandstalige Webinars, samen met andere districten

·

Financiële positie van het district gezond houden

·

Sturing op kostenbeheersing en hoogte van reserves

·

Bevorderen van een optimaal gebruik van de Rotary Foundation

·

Bevorderen dat iedere club doneert aan het fonds

·

Stimuleren van het gebruik van Districts- en Global Grants

·

Blijvende steun voor de actie ‘End Polio Now’ (tulpenproject)

Werkzaamheden van de stafleden

De gouverneur stuurt het district aan, houdt toezicht op de organisatie van de districtsbijeenkomsten en vormt de brug naar de andere districten in ons land en naar Rotary International. De gouverneur bezoekt jaarlijks alle clubs in het district, zo mogelijk samen met de assistent gouverneur. Daarnaast vervult hij/zij op verzoek ceremoniële taken.

De assistenten gouverneur hebben een directe, meerjarige relatie met de afzonderlijke clubs in het district. Zij zijn vaak voor hen een eerste vraagbaak. Ook hebben zij een brugfunctie tussen clubs onderling en naar het district. Zij organiseren de regionale pre-PETS en assisteren de secretaris en de DGE bij de PETS. Assistenten gouverneur kunnen desgewenst ook andere taken (stafscholing, bijeenkomsten) in het district vervullen.

De IPDG ondersteunt en vervangt de DG waar nodig en draagt zorg voor de momenten waarop (vanuit het district) specifiek persoonlijke aandacht gewenst is. Bij verhindering kan ook de PDG deze taak vervullen.

De secretaris organiseert de meeste bijeenkomsten en notuleert (indien aanwezig). Verder houdt de secretaris het archief bij met relevante informatie (o.a. draaiboeken) en bewaakt de districtsagenda.

De penningmeester ondersteunt bij het declareren, draagt zorg voor een goede jaarrekening en begroting, maakt zo nodig tussentijdse rapportages en reguleert de financiële stromen van en naar de RAN (Rotary Administratie Nederland) en Rotary International.

Samenwerking met andere districten en met Rotary International

De Nederlandse districten pakken een aantal zaken gezamenlijk op. Hiervoor kennen we het landelijke Gouverneursberaad, waarin een aantal taken onderling zijn verdeeld, zoals het leiden van vergaderingen, PR, financiën, onderwijs en jeugd. De districten hebben een aantal van hun taken ondergebracht bij een gemeenschappelijk administratiekantoor (RAN) voor (leden)administratie, financiën, verzekeringen, ICT, communicatie. De RAN heeft een zelfstandig bestuur, waarbij de gouverneurs gezamenlijk toezicht houden.

Veel ondersteuning wordt verkregen vanuit Rotary International in Evanston en door het Europese kantoor dat in Zurich is gevestigd. Zij kunnen op vele Rotary vragen van clubs en leden antwoord geven. Verder zijn www.rotary.org (met daarin My Rotary en Rotary Club Central), www.rotary.nl en www.rotaryhelpt.nl beschikbaar.

De districten in ons land hebben gezamenlijk een verantwoordelijkheid genomen voor de opleiding van (inkomend) gouverneurs. Deze opleiding wordt gefaciliteerd door Rotary International. Ook onderwijsmogelijkheden voor AG’s kunnen zo landelijk worden aangeboden.

Financiën

De jaarlijkse districtsbijdrage in 2018-2019 per lid in ons district bedroeg € 67,50, waarvan € 32 per lid werd afgedragen aan de RAN voor gezamenlijke kosten. De hoogte van de bijdrage wordt jaarlijks bepaald op basis van de verwachte districtsuitgaven in de begroting.

District 1610 kent een forse reserve. Deze zal (tijdelijk en in beperkte mate) worden gebruikt om initiële kosten bij het starten van nieuwe activiteiten of de effecten van een dalend ledenaantal op te vangen. Het is de bedoeling om de reserve verder te laten dalen naar een bedrag dat rond de 80% van de eigen districtsuitgaven ligt. Dit laatste zal o.a. gerealiseerd worden door de hoogte van de districtsbijdrage zodanig te kiezen, dat, totdat het gewenste niveau van de reserve is bereikt, jaarlijks een tekort in de begroting wordt gecreëerd.

PR & Communicatie

Het district kent een district media commissie (DMC), bestaande uit mediaspecialisten uit de regio (webmasters, redacteuren en fotografen). Zij verzorgt maandelijks een nieuwsbrief met daarin een voorwoord (tekst of vlog) van de gouverneur. De DMC werkt samen met vergelijkbare structuren in andere districten. Het streven is een optimale, inspirerende communicatie met als doel:

·

Het informeren (en bevorderen van deelname en medewerking) van clubs en clubleden over activiteiten van het district en over nationale en internationale activiteiten.

·

Het informeren van een breed publiek (zowel leden als niet-leden) over Rotary gericht op imagoverbetering en ondersteuning van clubs bij ledenwerving en fundraising.

·

Het ondersteunen van Rotaryclubs in hun communicatie en PR, zowel met kennis, advies en training, als met faciliteiten op gebied van ICT en internet.

Opleiden

Het District heeft binnen Rotary International verschillende opleidingstaken, waaronder de opleiding van inkomend clubvoorzitters, de PETS (president-elect training seminar). Deze (tweedaagse) opleiding wordt voorafgegaan door regionale pre-PETS bijeenkomsten, georganiseerd door de AG. In de PETS wordt aandacht besteed aan kennisvermeerdering over Rotary en het voorzitterschap. De inkomend voorzitters worden erop gewezen tijdig te starten met de planning voor het komende clubjaar. Ook leren de inkomend voorzitters elkaar beter kennen, hetgeen de samenwerking bevordert. De betrokkenheid bij het district wordt vergroot en nieuwe ontwikkelingen worden belicht. Het bijwonen van de PETS is verplicht voor inkomend voorzitters.

Binnen het district wordt ook gewerkt aan het vergroten van de kennis over Rotary. Voor nieuwe leden (<2 jaar lid) zijn er bijeenkomsten, waarbij brede algemene informatie over Rotary wordt gegeven en de activiteiten buiten de club worden belicht. Gestreefd wordt naar twee bijeenkomsten per jaar, evenwichtig gelokaliseerd in het district

Voor alle clubleden en (potentiële) clubbestuurders is er ook een ‘Inspiratie dag’, waarbij aandacht wordt besteed aan vermeerdering van kennis over de clubavenues en aan voor Rotary relevante ontwikkelingen.

Samenwerking binnen regio’s (waaronder RBC’s)

In de vijf regio’s van ons district wordt aan het eind van de zomer of in het begin van het najaar een bijeenkomst georganiseerd voor regionale clubbestuurders samen met de staf. De betreffende AG zit die bijeenkomst voor. Tijdens dit Regionale BestuursContact (RBC) wordt informatie uitgewisseld over actuele zaken en worden mogelijkheden van samenwerking (in projecten) besproken. Het kan ook gaan over succesvolle uitwisselingen tussen clubs. De clubs zijn bij toerbeurt gastheer voor de RBC.

Rotary Youth Leadership Awards (RYLA)

De RYLA is een management spel gedurende een weekend, waarbij jonge mensen van 18-26 jaar aan de hand van een professionele casus hun leiderschapscapaciteiten ontwikkelen. De clubs sponsoren de door hen aangedragen deelnemers en leveren assessoren. In ons district wordt de RYLA door samenwerking van Rotary en Rotaract georganiseerd in de Stichting RYLA D1610.

Zie www.rotary.nl/d1610/clubjaar/RYLA/

District Conferentie (Discon)

De Discon is een bijzondere dag vullende Rotary bijeenkomst die als regel wordt georganiseerd door de club van de gouverneur. Een bijeenkomst vol informatie, activiteiten, (bedrijfs-)bezoeken en inspiratie. De doelgroep bestaat uit Rotary leden, hun partners en geïnteresseerden buiten Rotary. Doel is het bevorderen van fellowship, het leggen van contacten en het opdoen van inspiratie.

Ondersteunende taken van het district ten aanzien van de vijf club avenues

· Club Service

Het district ondersteunt clubs met advies, contacten en daadwerkelijke hulp. Hierbij is de assistent gouverneur (AG) een eerste aanspreekpunt voor de clubs en het bestuur. Aandachtspunten zijn:

1. Gevarieerd programma

2. Lokale en internationale projecten

3. Duidelijke plaats in de maatschappij

4. Publiekgerichte fondswerving

5. Evenwichtig ledenbestand

6. Jaarlijkse ledeninstroom

7. Voldoende attendance

8. Fellowship is voelbaar aanwezig

9. Donatie aan de Rotary Foundation

10. Aandacht voor bestuurlijke continuïteit

Voor ondersteuning op de punten 5. en 6. kent het district een District Leden Commissie die adviezen geeft over ledenwerving en -behoud.

Naast het ondersteunen van bestaande clubs, heeft het district (de gouverneur) ook de opdracht waar mogelijk nieuwe clubs op te (laten) richten. Daarbij wordt rekening gehouden met belangen van bestaande clubs.

· Community Service

Hulpverlening en ondersteuning in de lokale gemeenschap is een van de pijlers van Rotary. Het district is hierbij vooral motivator en inspirator.

Het uitvoeren van projecten, gericht op service verlening, wordt gestimuleerd door het district via prijzen die worden uitgereikt aan de beste serviceprojecten van clubs. Deze ‘regio awards’ worden op de Discon uitgereikt.

· Vocational Service

Rotary is uniek in haar classificatiesysteem en de daaruit volgende dienstverlening met inzet van het beroep (vocational service). Dit vormt de basis van Rotary en bindt (potentiële) leden. Het biedt een interessant netwerk, veelzijdige informatie, mogelijkheden tot coaching, enz.

Het district heeft een commissie Vocational Service, die deze activiteiten van clubs wil stimuleren.

· Youth Service

Gezien het belang van jeugd voor de toekomst van Rotary heeft het district een Jeugdcommissie (DJC) met een voorzitter en per regio een jeugdcommissaris (RJC). Deze commissie informeert en stimuleert de clubs met betrekking tot de verschillende jeugdactiviteiten en uitwisselingen. Tweemaal per jaar komt deze commissie samen met alle jeugdcommissarissen van de clubs. Landelijk participeert de commissie in de MDJC (Stichting Rotary Multi District Jeugdzaken).

Zie www.rotary.nl/yep/

Voor de jong volwassenen is ook de RYLA van belang, deze is hiervoor al beschreven.

Het district wil graag de jeugd bij Rotary betrekken. Daarom wil het Rotaract Clubs (voor 18-30 jaar) ( www.rotaract.nl ) en Interact clubs (voor 12-18 jaar) actief stimuleren. In ons land zijn er nog weinig Interact clubs. In die clubs maken leerlingen op de middelbare school kennis met het gedachtegoed van Rotary. Ze leren over het opzetten en managen van een community project en maken en onderhouden vaak internationale contacten. De activiteiten sluiten goed aan op de onderwijsdoelen van de school. Het district zet actief in op de oprichting van nieuwe Interact clubs. Daarvoor is (tijdelijk) een aparte commissie ingesteld.

Samen met Rotaract wordt gezocht naar de beste manier om ook hen te ondersteunen.

In ons district functioneert verder de ‘Alumni Association’ die jongeren die ooit in contact zijn geweest met Rotary wil binden door hen uit te nodigen voor interessante bijeenkomsten.

· International Service

International Service omvat een veelvoud aan activiteiten. De internationale fondsenwerving en hulpverlening via de Rotary Foundation, maar ook de hulpverlening door individuele clubs aan internationale goede doelen (via acties of fundraising) valt hieronder.

Daarnaast onderhouden veel clubs vriendschappelijke en culturele banden met Rotaryclubs in het buitenland.

Gezien de sterke verbondenheid van ons district met water, is er in het verleden een watercommissie ingesteld. Een vijfde van de wereldbevolking heeft geen veilig drinkwater en 2,5 miljard mensen hebben geen toegang tot basale hygiëne. Juist Nederlandse clubs, vaak met veel kennis op het gebied van water, kunnen hierbij in samenwerking met buitenlandse clubs projecten opzetten en uitvoeren. De watercommissie ondersteunt hen hierbij.

Ook de stichting Shelterbox wordt gerekend onder International Service. Dankzij deze organisatie kan snel en effectief internationaal hulp verleend worden bij rampen. Clubs kunnen gelden doneren aan Shelterbox, waarmee hulpmiddelen om in te zetten bij rampen, kunnen worden aangeschaft. De organisatie bepaalt als regel zelf wanneer, waar en hoe zij deze hulp kan inzetten. Zie www.shelterbox.nl.

· The Rotary Foundation (TRF)

Ons district kent een TRF-commissie die al vele jaren de verbindende schakel vormt tussen de internationale Rotary Foundation en de clubs in het district. De commissie doet dit door:

● Het informeren van clubs/leden over TRF en de hulp die zo mogelijk wordt gemaakt.

● Promotie van de Rotary Foundation, leidend tot hogere vrijwillige bijdragen van clubs/leden.

● Het stimuleren van aanvragen voor de District Grants, waarbij zij deze aanvragen coördineert, toekent en uitbetaalt.

● Het stimuleren van aanvragen voor Global Grants en de begeleiding van clubs daarbij, waarbij bedragen uit het District Designated Fund kunnen worden toegekend.

Informatie over TRF en aanvraagformulieren voor ondersteuning zijn te vinden op de site

Zie: www.rotary.nl/d1610/TRF

Er is een EREY-initiatief (Every Rotarian, Every Year), waarmee een beroep wordt gedaan op elke Rotarian om elk jaar 100 dollar bij te dragen aan de Foundation. Om dat te bereiken moet in ons district nog veel werk verzet worden.

Maasdam, 14 januari 2019
Jeroen van Dooren, DGN
Jan Verhage, DGE
Fred Dijkers, DG