District Assembly verslag

Datum: Woensdag 3 april 2019

Locatie: Congrescentrum Bovendonk, Hofstraat 8 te Hoeven

Verslag

1.Opening door Gouverneur Fred Dijkers

DG Fred Dijkers opent de vergadering en heet een ieder welkom. Inmiddels zijn er 55 Rotarians aanwezig die met elkaar 31 clubs vertegenwoordigen.

DG Fred Dijkers stelt kort de staf voor en kijkt terug en vooruit naar zijn jaar. Alle clubs zijn bezocht. De discussies over de maatschappelijke positie van de clubs verliepen meestal goed maar waren soms wel moeizaam. Het is gelukt om bijna alle punten uit het Jaarplan te verwezenlijken. Hij hoopt dit jaar nog een nieuwe club die zich vooral richt op jonge professionals te charteren, waarbij ook gebruik gemaakt zal worden van e-contact. PDG Frits Stavast vraagt om nog wat extra deelnemers voor de RYLA.

2.Verslag Assembly 4 april 2018

Het verslag van april 2018 wordt vastgesteld met dank aan de notulist.

Rtn Maarten Deusing (RC Goes-de Bevelanden) geeft aan dat in punt 3.1.f de tekst niet overeen komt met wat hij heeft bedoelt te zeggen. DG Fred Dijkers stelt voor dat dhr. Deusing contact opneemt met de notulist voor een tekstwijziging. DS Corine den Baars geeft aan dat zij deze informatie liever eerder had gekregen, te weten kort na publicatie van het concept verslag. Het is beter om mogelijke onjuistheden in het verslag vroegtijdig te corrigeren.

3.Huishoudelijke zaken District 1610

3.1 Afgelopen jaar is de Stichting District 1610 RI opgericht omdat het district geen juridische entiteit was en daardoor niet in aanmerking kwam voor dekking in de collectief afgesloten aansprakelijk-heids-verzekering. In de praktijk zal er weinig van te merken zijn. Het bestuur bestaat uit de DG, DGE en IPDG zolang zij die functie vervullen aangevuld met DS en DT, die (her)benoemd worden door de Assembly (synchroon met hun benoeming in de staf). De gelden van het District die op dit moment in beheer zijn bij de RAN kunnen nu op een eigen rekening worden gezet en komen derhalve in het beheer van de Stichting, die werkt in opdracht van de Districtstaf. De Assembly wordt geacht tevens de jaarvergadering van de Stichting te zijn.

PDG Maarten Steenbeek (RC Middelburg) vraagt naar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Stichting. Ook vraagt hij waarom er gekozen is voor een Stichtingsvorm en niet voor een Verenigingsvorm. De staf heeft daar uitgebreid over vergaderd en geoordeeld dat een Stichting het beste past bij de gekozen doelstellingen. Een mening die overeenkomt met die van de meeste andere districten in ons land. Een korte samenvatting van de overwegingen die geleid hebben tot de keus voor een stichting en de statuten van die stichting zullen binnenkort aan de clubs (via de secretarissen) worden verstuurd. De clubs kunnen dan instemmen met de keuze van de staf of aanvullende vragen stellen.

3.2.a IPDG Peter Blankenstein brengt naar voren dat het lastig is om als DG je eigen cijfers te volgen en te sturen door de vertraging die bij de RAN is ontstaan (tijdelijk geen penningmeester) en de grotere uitgaven die in de tweede helft van het jaar moeten worden gedaan.

DT Hans Maathuis neemt vervolgens de vergadering mee door de cijfers.

PDG Hans Lambeek vraagt of er inzicht is in de kosten van de RAN. DT Hans Maathuis geeft aan dat dat nog niet optimaal is, maar dat het steeds (kosten)efficiënter wordt.

De RAN is overgegaan van het kasstelsel naar een balans-stelsel. Dat heeft ook de nodige vertraging gegeven en heeft het produceren van tussentijdse cijfers in de weg gestaan. Er wordt echter aan gewerkt.

Rtn Reg Reddingius (RC Middelburg) vraagt waar het getal 80% in het financiële verslag vandaan komt. We streven naar een reserve van 80% van onze eigen jaaromzet.

Het overschot van € 341 wordt door de Assembly aan de reserve toegevoegd.

3.2.b De financiële commissie geeft bij monde van haar voorzitter Rtn Herman van Straaten (RC Breda) aan dat er geen bijzondere zaken zijn aangetroffen in de administratie en stelt voor IPDG Peter Blankenstein en DT Hans Maathuis te dechargeren voor het gevoerde beleid 2017-2018.

3.2.c De Assembly gaat akkoord met dit voorstel en verleent decharge.

3.2.e DGE Jan Verhage bespreekt het opgestelde meerjaren beleidsplan. Dit plan is samen met de voorstellen van de RI President en de historie van het district de basis voor het Jaarplan van de Gouverneur. DGE Jan Verhage gaat kort in op het tot stand komen van het beleidsplan en de ideeën die RI president Maloney in San Diego heeft gedeeld. Wat het Jaarplan 2019-2020 betreft komt er o.a. een opleidingsfunctionaris in het District en zullen we met elkaar kijken naar de regio-indeling.

Rtn Gerard Bergers (RC Zwijndrecht) vraagt of het mogelijk is het Jaarplan eerder rond te sturen. Dit levert echter praktische bezwaren op omdat de DGE pas definitief zijn Jaarplan op kan stellen als hij weet wat de speerpunten van RI zijn en die worden pas in San Diego bekend gemaakt.

Rtn Maarten Deusing vraagt wederom aandacht voor de grote reserve. Hij pleit er voor om het overschot van de reserve terug te laten vloeien naar de clubs door de bijdrage van de clubs aan het District te halveren. DGE Jan Verhage doet dot liever niet omdat je, zoals hij aangeeft, wel geld nodig hebt om nieuwe zaken te initiëren.

3.2.f DGE Jan Verhage en DT Hans Maathuis lopen door de begroting. Er ontstaat een langdurige discussie over de hoogte van de reserves en het terugbrengen daarvan. Dit wordt al jaren geprobeerd, telkens is er toch weer een overschot op de begroting. De Assembly mist concrete plannen om meer geld uit te geven maar realiseert zich soms onvoldoende dat daarvoor initiatieven nodig zijn vanuit de clubs.

AG Mary-lou Simons roept op tot actie: als we met elkaar gaan doen waar we voor staan namelijk “goed doen” is het geld zo besteed. IPDG Peter Blankenstein geeft aan dat we praten over ca. €180 per club, per jaar. De meeste clubs hebben een dergelijk bedrag niet echt nodig.

Rtn Gerard Worm (RC BopZ-Noord) geeft aan dat een discussie zoals in deze vergadering niet uitnodigt en roept op om naar je zelf en je club te kijken en vooral iets te doen. We moeten er met elkaar voor gaan!

De Begroting 2019-2020 wordt vastgesteld en de clubs zijn aan zet.

3.3.a DGN Jeroen van Dooren stelt zich kort voor.

3.3.b AG Henriët Dees (RC Oostburg wordt voorgesteld als Gouverneur 2021-2022. Zij stelt zich kort even voor. Vergadering gaat akkoord met applaus en bloemen.

3.3.c DT Hans Maathuis wordt met applaus herbenoemd.

3.3.d Als financiële commissie voor 2018-2019 worden benoemd: Rtn Herman van Straaten (voorzitter), PDG Peter Blankenstein en DGN Jeroen van Dooren.

3.4.a DFCC Bart Muller leidt de vergadering door de cijfers van de Foundation en licht kort de stand van zaken rond de DDF, Global Grants en District Grants toe. Hij is blij te kunnen melden dat de bijdrage vanuit Evanston aan de pot voor de DDF volgend jaar aanzienlijk is verhoogd.

3.4.c DFCC Bart Muller reikt de vaantjes uit aan de 3 clubs die de hoogste donatie per lid in de afgelopen 3 jaar hebben bijgedragen aan het Annual Fund, te weten RC Oostburg ($163), RC Gorinchem ($105) en RC Zwijndrecht ($86). EPN-functionaris Corine den Baars reikt certificaten uit aan de clubs die meer dan $1500 hebben gedoneerd aan het End Polio Now fund, te weten RC Oostburg, RC Middelburg, RC Oosterhout Regio en RC Roosendaal.

3.4.d De aanvraagprocedure voor District Grants 2019-2020 staat op de site en kan worden gebruikt. DFCC Bart Muller wijst nogmaals op de mogelijkheden voor een Global Grant.

3.4.e D1610 heeft dit jaar 1115 doosjes tulpen besteld hetgeen een opbrengst geeft van €10.704,- Landelijk hebben we met elkaar €120.064 opgehaald dat met behulp van een bijdrage van het World Fund en de verdriedubbelaar van de Bill & Melinda Gates Foundation in totaal €540.000 wordt. Heel veel dank aan allen die daar aan bij hebben gedragen en we gaan gewoon nog even door.

4.Regio Awards 2019

Genomineerd voor een Regio Award zijn (in alfabetische volgorde):

RC Altena Dromenvanger

RC Goes-de Bevelanden Tafelgast

RC Oisterwijk de Hondsberg

RC Oisterwijk-de Kampina Muziek voor Jong en Oud

RC Terneuzen Beroepen Speeddate

RC Zevenbergen e.o. Biesbosch Boottocht

De uitslag van de Regio Awards zal bekend worden gemaakt op de District Conferentie te Puttershoek.

5.Districtsconferentie 2019

DG Fred Dijkers promoot de Discon op 18 mei 2019 te Puttershoek. Hij hoopt dat de verrassende workshops, het innovatieve onderwerp en de uitgebreide, bijzondere lunch de aanmeldingen op gang kan krijgen. Er is namelijk nog plaats voor deelnemers. Inschrijven kan via www.rotarydiscon2019.nl

6.Rondvraag

DS Corine den Baars vraagt de aanwezigen die dat nog niet gedaan hebben de presentielijst te tekenen.

Tevens vraagt zij de aanwezige bestuursleden om er voor te zorgen dat de functionarissen van volgend jaar in LEAD worden ingevuld. In ieder geval de voorzitter, secretaris en penningmeester. RI wil ook graag de voorzitter ledencommissie en de Foundation commissaris weten.

PDG Maarten Steenbeek reist binnenkort af naar de COL. Omdat daaruit wellicht Statutenwijzigingen volgen is het niet raadzaam om op korte termijn club-statuten te wijzigen. Hij raadt de clubs aan even te wachten op de uitkomst van de COL.

7.Sluiting

DG Fred Dijkers sluit om 21.43 uur de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een afsluitend drankje in de Brasserie.

Corine den baars

9 april 2019