© 2021 Rotary in Nederland.
Alle rechten voorbehouden.

Veelgestelde vragen

Rotary Vlielandkamp 2022 afgelast!

Het zou het vijftigste Vlielandkamp zijn geworden. Helaas moeten wij melden dat het kamp in 2022 niet kan doorgaan. Zeer recent werd ons duidelijk gemaakt dat groepsverblijf ‘De Vliehorst’ - sinds jaar en dag het onderkomen voor de Rotary Vlielandkampen - door onvoorziene omstandigheden niet voor ons beschikbaar is. Extra zorgelijk is het feit dat de (nieuwe) eigenaar ook geen garanties voor de toekomst wil afgeven in verband met een mogelijke bestemmingswijziging van het gebouw.
Wij betreuren deze, ook voor ons onverwachte, wending ten zeerste en beraden ons nu over de toekomst van het kamp, het veruit langstlopende jeugdproject binnen Rotary in Nederland. Vast staat in ieder geval dat het kamp in 2022 niet georganiseerd kan worden.

In tegenstelling tot eerdere berichten, o.a. in Rotary Magazine, kunnen daarom in de gebruikelijk aanmeldperiode, die op 1 december a.s. van start zou gaan, geen kinderen worden aangemeld.

Van belangrijke ontwikkelingen zullen wij de Rotaryclubs op de hoogte houden. Voor actueel nieuws kunt u ook terecht op deze website.


Vele e-mails worden jaarlijks door de coördinatoren van het Vlielandkamp behandeld. Vaak gaat het om relevante vragen die een specifiek antwoord verlangen. Helaas zijn er ook veel e-mails met ‘vragen naar de bekende weg’, d.w.z. vragen waarop het antwoord eenvoudig op de website van het Vlielandkamp had kunnen worden gevonden. Om het u en ons makkelijker te maken hebben wij hieronder een aantal veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden verzameld. 

Algemeen

Ik ben secretaris of voorzitter van de commissie jeugdzaken van mijn club. Waarom heb ik in november geen aankondigingsbrief van het Vlielandkamp in het volgend jaar ontvangen?
De aankondigingsbrief wordt per e-mail verstuurd door RAN op basis van de gegevens in de ledenadministratie (LeAd). Als uw gegevens (lees functie) niet correct in LeAd staan, zult u geen bericht en aankondigingsbrief van ons ontvangen.

Onze club wil graag een kind laten deelnemen, maar onze club heeft geen connecties om een kind uit de doelgroep te kunnen selecteren. Hoe pakken we dat aan?
Voor de selectie zoeken clubs vaak contact met maatschappelijke instanties in hun omgeving, zoals o.a. Jeugdzorg, Stichting Leergeld, Humanitas, Leger des Heils, voedselbanken en scholen, die veel kinderen uit de bovengenoemde doelgroep kennen.

Wat zijn de kosten voor een club om een kind aan het Vlielandkamp te laten deelnemen?
Rotaryclubs in heel Nederland kunnen ieder maximaal twee kinderen aanmelden voor het kamp en betalen daarvoor een bedrag van € 450,-* per kind als bijdrage in de kosten. Leden van die clubs brengen zelf de kinderen van huis naar de boot in Harlingen en halen ze na het kamp weer op. *prijsaanpassing voorbehouden

Worden er uitzonderingen gemaakt op de leeftijdsgrenzen?
Wij laten uitsluitend kinderen toe van 8 t/m 10 jaar (peildatum is 1 augustus van het betreffende kampjaar) en moeten daar streng in zijn. Kinderen buiten die leeftijdscategorie (zowel jonger en ouder) vinden onvoldoende aansluiting in de groep en bij een groot deel van de activiteiten en vragen daarom onevenredig veel aandacht van de leiding van het kamp.

Is het noodzakelijk dat de kinderen een zwemdiploma hebben?
Het is geen probleem als kinderen geen zwemdiploma hebben. Bij de aanmelding wordt daarop gelet en bij de activiteiten van het kamp wordt er rekening mee gehouden.

Onze club heeft voor deelname een kind op het oog dat extra aandacht vraagt, d.w.z. het is niet zwakbegaafd maar niet erg slim, waardoor het wel aansturing nodig heeft. Is een dergelijk kandidaatje wel op zijn plaats in het Vlielandkamp?
Bij uw afweging kunt u kijken naar het onderwijs dat het kind volgt. Kinderen uit normaal basisonderwijs maar ook speciaal basisonderwijs kunnen we wel aan, afhankelijk van de gedragskenmerken. Om een optimale begeleiding van alle kinderen te kunnen garanderen, hanteren we de regel dat maximaal 10% van de deelnemers speciaal (basis)onderwijs mag volgen. Kinderen uit speciaal onderwijs die, vooral als ze zwakbegaafd zijn, eenvoudige opdrachten niet begrijpen en daardoor moeilijk zijn te corrigeren, vragen te veel aandacht (soms zelfs één op één). Een dergelijke begeleiding kunnen we in het Vlielandkamp niet bieden.

Kunnen er ook vluchtelingenkinderen worden aangemeld?
Vluchtelingenkinderen kunnen worden aangemeld, mits ze een legale status hebben, er een zorgverzekering voor hen is afgesloten en ze over een BSN nummer beschikken. Verder is het absoluut noodzakelijk dat ze de Nederlandse taal redelijk spreken en begrijpen.

Mogen twee kinderen uit hetzelfde gezin worden aangemeld of is er dan kans op ongewenste groepjesvorming?
Twee kinderen uit hetzelfde gezin aanmelden is geen probleem. De deelnemertjes worden ingedeeld in groepjes van ongeveer 10 kinderen. Elk groepje staat onder leiding van een ‘meester’ en een ‘juf’. Bij de indeling wordt erop gelet dat kinderen uit hetzelfde gezin in verschillende groepjes worden ingedeeld. 

Vooraanmelden

Ik heb een vooraanmelding gedaan. Krijg ik daarvan een ontvangstbevestiging en wanneer?
Een ontvangstbevestiging wordt automatisch verstuurd naar het bij de vooraanmelding door u opgegeven e-mail adres. Controleer of u het e-mail adres juist hebt ingevoerd. Bij typfouten in uw e-mail adres kunnen wij u niet bereiken.

Ben ik na de ontvangstbevestiging van een vooraanmelding verzekerd van plaatsing van een kind?
Een vooraanmelding is GEEN reservering, maar u krijgt voorrang bij plaatsing t.o.v. clubs die geen vooraanmelding hebben gedaan. U dient vóór 1 april de kinderen definitief aan te melden door het ‘webformulier definitief aanmelden' in te vullen en te verzenden. Zodra het maximum aantal deelnemers is bereikt, worden de kinderen op een wachtlijst geplaatst, ook de kinderen voor wie een vooraanmelding is gedaan. Zo snel mogelijk definitief aanmelden vergroot dus de kans dat het kind mee kan!

Ik was te laat met mijn vooraanmelding; de mogelijkheid daartoe was al gesloten. Heeft het nu nog zin om een kind direct definitief aan te melden?
Clubs die een vooraanmelding hebben gedaan, krijgen voorrang bij plaatsing mits die vooraanmelding vóór 1 april is omgezet in een definitieve aanmelding. Clubs die geen vooraanmelding hebben gedaan, kunnen kinderen direct definitief aanmelden. Deze kinderen worden geplaatst als er op 1 april nog plaatsen over zijn. Zodra het maximum aantal deelnemers is bereikt, worden de kinderen op een wachtlijst geplaatst. Zo snel mogelijk definitief aanmelden vergroot dus de kans dat het kind mee kan!  

Definitief aanmelden

Hoe moet ik inloggen om het ‘webformulier definitief aanmelden’ te kunnen invullen?
Om dit webformulier te kunnen invullen moet u inloggen met uw Rotary inloggegevens. Zodra u het webformulier opent, ziet u eerst een inlogscherm. U dient uw in LeAd bekende e-mail adres en het u bekende wachtwoord in te voeren. Dat zijn dezelfde gegevens die u gebruikt om in te loggen bij LeAd (de Rotary ledenadministratie) en bij de Rotary app op uw smartphone. Bent u uw wachtwoord vergeten, vraag dan uw clubsecretaris. Geef NOOIT uw Rotary inloggegevens aan iemand anders.

Waarom moet ik inloggen om het ‘webformulier definitief aanmelden’ te kunnen invullen?
Omdat wij (bijzondere) persoonsgegevens verwerken, zijn wij conform de privacywetgeving AVG verplicht te controleren of u door de ouders/verzorgers bent gemachtigd deze gegevens aan ons over te dragen. Op het webformulier vragen wij u dan ook expliciet te verklaren dat de ouders/verzorgers u deze machtiging d.m.v. een handtekening op het ‘verzamelformulier voor definitief aanmelden’ hebben verstrekt. Aan de hand van de inloggegevens kunnen wij naderhand de identiteit van u als Rotary contactpersoon vaststellen.

Ik heb een definitieve aanmelding gedaan. Krijg ik daarvan een ontvangstbevestiging en wanneer?
Een ontvangstbevestiging wordt automatisch verstuurd naar het bij de definitieve aanmelding door u opgegeven e-mail adres. Controleer of u het e-mail adres juist hebt ingevoerd. Bij typfouten in uw e-mail adres kunnen wij u niet bereiken.

Ben ik na de ontvangstbevestiging van een definitieve aanmelding verzekerd van plaatsing van een kind?
De ontvangstbevestiging is nog geen bevestiging van plaatsing. Op basis van de bij de aanmelding verstrekte gegevens controleren wij of aan alle voorwaarden is voldaan. Het kan ook zijn dat het aantal definitieve aanmeldingen het aantal beschikbare plaatsen heeft overstegen. In dat geval worden de kinderen op een wachtlijst geplaatst. Indien uw definitieve aanmelding wordt gehonoreerd, ontvangt u hierover uiterlijk 1 mei bericht met gedetailleerde informatie voor club, chauffeurs en ouders/verzorgers alsmede een factuur voor de deelnemersbijdrage.

Kan ik een voorkeur aangeven voor plaatsing in Vlie1 of Vlie2?
Het ‘webformulier definitief aanmelden’ bevat daarvoor een keuzemogelijkheid. Wij zullen uw verzoeken zoveel als mogelijk honoreren, maar kunnen geen garanties geven. Overigens plaatsen we twee door dezelfde RC aangemelde kinderen standaard in dezelfde kampperiode i.v.m. vervoer.

Wat kan ik invullen in het veld ‘Eventuele opmerkingen/vragen’ van het ‘webformulier definitief aanmelden’?
Dit veld is bedoeld voor zaken die u nergens anders kwijt kunt. Het veld is niet bedoeld voor opmerkingen m.b.t. medische zaken en/of dieetwensen. Vul deze in bij de daarvoor bestemde velden.

Kan ik al vóór 1 mei te weten komen of mijn aanmelding wordt gehonoreerd?
Nee. Het indelen van de kampen en het controleren van de (medische) gegevens wordt gedaan in de maand april. Pas daarna kunnen wij de deelname bevestigen. Doe geen toezeggingen aan ouders/verzorgers voordat u van ons een bevestiging van deelname hebt ontvangen.

Er zijn wijzigingen gekomen in de door mij bij de definitieve aanmelding verstrekte gegevens. Hoe kan ik dit kenbaar maken?
U kunt een e-mail sturen naar de coördinatoren. Wij verzoeken u wijzigingen tot het uiterste te beperken, bijvoorbeeld door vooraf binnen uw club goede afspraken te maken m.b.t. contactpersonen tijdens het kamp, etc. Bedenk dat iedere wijziging veel extra werk en kans op fouten met zich meebrengt omdat mutaties handmatig door de coördinatoren in de geautomatiseerde administratie moeten worden aangebracht. 

Plaatsing/wachtlijst

Ik heb een vooraanmelding en daarna tijdig een definitieve aanmelding gedaan en toch zijn onze kinderen op de wachtlijst geplaatst. Hoe kan dit nu?

  • Plaatsing van kinderen in het kamp geschiedt in volgorde van definitieve aanmelding. Eerst de kinderen die in de maand december direct definitief zijn aangemeld (er is dan geen vooraanmelding nodig). Daarna de kinderen die na 1 januari definitief zijn aanmeld en voor wie in december een vooraanmelding is gedaan en tenslotte de kinderen die na 1 januari definitief zijn aangemeld en waarvoor geen vooraanmelding is gedaan. Zodra het maximum aantal deelnemers is bereikt, worden de kinderen op een wachtlijst geplaatst. Zo snel mogelijk definitief aanmelden vergroot dus de kans dat het kind mee kan!
  • In bijzondere gevallen kunnen de coördinatoren bij het plaatsen van de kinderen afwijken van de  aanmeldvolgorde, bijvoorbeeld om een meer evenwichtige verdeling te krijgen in het onderwijsniveau of het aantal jongens en meisjes per kamp.
  • Misschien heeft u een fout gemaakt bij het invullen van het webformulier of ontbreken er gegevens. Wij worden helaas regelmatig geconfronteerd met onvolledige telefoonnummers, ontbrekend BSN, een leeftijd buiten de leeftijdscategorie of ,nog erger, als antwoord op een vraag: ‘komt later’. Met deze formulieren kunnen wij niets en navraag doen kost tijd en moeite. Daarom geven we voorrang aan de formulieren die wel juist zijn ingevuld. Zijn er daarna nog plaatsen over in het kamp, gaan we proberen de ontbrekende/foutieve gegevens te achterhalen om zodoende het kind alsnog te kunnen plaatsen. Het is dus van groot belang dat u het ingevulde webformulier nauwkeurig controleert alvorens het te verzenden.
  • Misschien heeft u bij de vooraanmelding en de definitieve aanmelding de clubnaam verschillend gespeld. In dat geval kan uw vooraanmelding niet worden gematcht met uw definitieve aanmelding.

Heeft het nog zin om na 1 april kinderen aan te melden?
Zolang het ‘webformulier definitief aanmelden’ op de website beschikbaar is, kunt u nog aanmelden. Plaatsing gebeurt dan in volgorde van definitieve aanmelding. Zodra het maximum aantal deelnemers is bereikt, worden de kinderen op een wachtlijst geplaatst.

Een door mij aangemeld kind staat op de wachtlijst. Hoe groot is de kans dat het alsnog mee kan en wanneer hoor ik dat dan?
Dat is heel verschillend. Soms vallen er relatief veel geplaatste kinderen alsnog uit. Ook worden op de wachtlijst geplaatste kinderen soms teruggetrokken. Als er al plaats vrij komt, kan dat zelfs enkele dagen vóór vertrek gebeuren. Wij brengen u dan direct op de hoogte! Het heeft geen zin om bij ons naar de status van de wachtlijst te informeren, want ook voor de coördinatoren blijft het koffiedik kijken. Hou bij plaatsing op de wachtlijst naar kind en ouders/verzorgers in ieder geval een flink aantal slagen om de arm.

Als een door mij aangemeld kind afvalt, kan ik dan zelf een ander kind als invaller laten deelnemen?
Nee, in dat geval wordt de opengevallen plaats door ons gevuld met een kind van de wachtlijst.

Als een door mij aangemeld kind afvalt, wordt de deelnemersbijdrage dan gecrediteerd?
Als uw club vóór 1 juli onverhoopt een al geplaatst kind moet terugtrekken, wordt geprobeerd de opengevallen plaats op te vullen met een kind van de wachtlijst. Als dit lukt, dan kunt u ervoor kiezen uw deelnemersbijdrage te laten crediteren of het bedrag te schenken als sponsorbijdrage aan het Vlielandkamp. Wilt u deze keuze a.u.b. duidelijk aangeven als u het kind afmeldt! Na 1 juli is creditering om organisatorische reden niet meer  mogelijk. 

Verblijf op het kamp

Slapen de jongens en meisjes apart en met hoeveel slapen ze op een kamer?
Voor de jongens en meisjes zijn er twee aparte slaapzalen en doucheruimtes. Iedere slaapzaal telt ca. 25 bedden.

Worden er foto’s gemaakt tijdens het kamp en hoe kunnen die worden bekeken?
Tijdens het kamp worden foto’s gemaakt die met toestemming van de ouders/verzorgers in een fotoalbum op de website van het Vlielandkamp worden geplaatst. Zo kunnen de (pleeg)kinderen met hun ouders/verzorgers na thuiskomst nog eens nagenieten. Het betreft groeps- en overzichtsfoto’s van de activiteiten. Er worden geen close-ups van individuele kinderen gemaakt en er worden geen namen van kinderen bij de foto’s geplaatst. De foto’s zullen door de stichting nimmer voor andere (commerciële) doeleinden worden gebruikt. De ouders/verzorgers mogen altijd verzoeken om een geplaatste foto te verwijderen.

Waarom mogen de ouders/verzorgers tijdens het kamp geen rechtstreeks telefonisch contact met de kinderen hebben?
We hebben slechte ervaringen met direct contact. Kinderen die geen heimwee hebben of het inmiddels te boven zijn, kunnen dat gevoel bij het horen van het thuisfront weer plotseling ontwikkelen. Gevolg is dat ouders/verzorgers én kind overstuur zijn. Alleen in bijzondere gevallen, zoals een verjaardag, worden ouders/verzorgers en kind telefonisch met elkaar in contact gebracht.

Waarom mogen de kinderen geen telefoon meenemen naar het kamp?

  • Lang niet ieder kind heeft een eigen telefoon. Het is dan lastig het principe van ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ te hanteren. Jaloezie en afgunst liggen op de loer. Het groepsgevoel komt onder druk te staan.
  • Het is onze plicht er op toe te zien dat kinderen social media, zoals WhatsApp, Facebook, Instagram, e.a. niet gebruiken voor het openbaar maken van privacygevoelig materiaal dat andere kinderen, op welke wijze dan ook, kan schaden. Wij kunnen dat onmogelijk controleren en daarom is het meenemen van een telefoon niet toegestaan. Zelfs onze ‘juffen’ en ‘meesters’ moeten een gedragscode ondertekenen waarin zij verklaren geen materiaal betreffende het kamp, met wie dan ook, via social media te delen.
  • Samen activiteiten ondernemen en aandacht hebben voor elkaar staan voorop! Het is een kamp zonder internet en computerspelletjes. Wij willen voorkomen dat een kind tijdens het kamp ‘opgaat’ in zijn telefoon en vervolgens buiten de groep komt te staan. Als een kind, tegen de regels in, een telefoon bij zich heeft bergen we deze gedurende het kamp op in een kluis.

Kinderen met heimwee krijgen soms een heimweepilletje. Wat is dat precies?
Zeker de eerste nacht hebben sommigen kinderen heimwee. Door dan met ze te praten en ze over thuis te laten vertellen (hun speelgoed, hun huisdier, enz.) worden ze vaak weer rustig. Maar als ze niet in slaap kunnen komen krijgen ze van de leiding een heus heimweepilletje. Dat is niets anders dan een onschuldig vitamine C tabletje, maar de mythe eromheen doet wonderen. Niet aan de kinderen verklappen dus...

Welke maatregelen neemt Rotary voor de veiligheid van de kinderen tijdens het kamp?

  • Er is conform de regels van Rotary International een gedragscode opgesteld, waarin de omgang tussen leiding onderling, tussen leiding en kinderen en tussen kinderen onderling is vastgelegd.
  • Zowel de studentenleiding als de coördinatoren moeten een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) overleggen.
  • Het vakantieverblijf wordt door de brandweer gecontroleerd op een gebruiksvergunning m.b.t. tot brandveiligheidseisen.
  • Aan de hand van de bij de inschrijving gevraagde (medische) gegevens van de kinderen wordt vooraf door een kinderarts beoordeeld of deelname aan het kamp geen onverantwoorde risico's met zich meebrengt.
  • De kinderen moeten zijn ingeënt volgens het Rijksvaccinatieprogramma.
  • Er is al jaren een uitstekende relatie met de huisarts op Vlieland voor het geval medische zorg noodzakelijk mocht zijn.
  • De kinderen dragen een niet te verwijderen polsbandje, waarvan de kleur aangeeft of het kind wel of geen zwemdiploma heeft. Tevens is op het polsbandje het telefoonnummer van de coördinatoren vermeld, voor het geval het kind de groep kwijt zou raken.
  • De identiteit van Rotaryleden die de kinderen ophalen in Harlingen wordt gecontroleerd.