© 2021 Rotary in Nederland.
Alle rechten voorbehouden.

Stappenplan deelname Vlielandkamp

Stappenplan deelname Vlielandkamp

Bekijk in dit stappenplan de stappen die achtereenvolgens door de club moeten worden gedaan om een kind aan te melden en te laten deelnemen aan het kamp. Lees vooral ook de procedure aanmelden op deze website.

Stap 1

Tijdens een clubbijeenkomst de clubleden wijzen op het Vlielandkamp en op de mogelijkheid een of twee kinderen op kosten van de club te laten deelnemen. Na besluit tot deelname een Rotary contactpersoon benoemen die onderstaande stappen gaat uitvoeren en het contact met ouders/verzorgers en met de organisatie van het Vlielandkamp gaat onderhouden. De Rotary contactpersoon dient permanent bereikbaar te zijn gedurende de kampperiode van het deelnemende kind.

 

Stap 2

Een vooraanmelding doen door het invullen en versturen van het webformulier vooraanmelden op de website van het Vlielandkamp met opgave van het aantal kinderen (maximaal 2 per club). Het webformulier staat vanaf 1 december op deze website.

Opmerking: Als u stap 3 t/m 5 al vóór 1 december doet, kunt u op 1 december direct een definitieve aanmelding doen (stap 6) en kunt stap 2 overslaan.

 

Stap 3

Contact leggen met maatschappelijke organisaties die geconfronteerd worden met armoede, zoals o.a. Jeugdzorg, Stichting Leergeld, Humanitas, Leger des Heils, voedselbanken en scholen of met andere (lokale) instanties die inzicht hebben in de doelgroep, waaruit kinderen kunnen worden geselecteerd. Indien kinderen ‘in beeld’ zijn, de ouders/verzorgers informeren over mogelijke deelname aan het Vlielandkamp.

LET OP: De kinderen moeten op 1 augustus de leeftijd van 8, 9 of 10 jaar hebben.

 

Stap 4

Het verzamelformulier voor definitief aanmelden (pdf bestand)) downloaden van de website en afdrukken.

 

Stap 5

Samen met de ouders/verzorgers het verzamelformulier invullen. Laat dit ingevulde verzamelformulier ondertekenen door de ouders/verzorgers (in geval van gescheiden ouders de ouder(s) met het ouderlijk gezag; dat kunnen beiden zijn!) waarmee zij aangeven in te stemmen met deelname. Het ingevulde en ondertekende verzamelformulier zorgvuldig bewaren tot drie maanden na afloop van het kamp en het daarna vernietigen!

 

Stap 6

Een definitieve aanmelding doen door het vóór 1 april invullen en versturen van het webformulier definitief aanmelden op de website van het Vlielandkamp. Gebruik voor het invullen de in stap 5 verzamelde gegevens. De vragen op het verzamelformulier corresponderen met die op het webformulier. Het webformulier staat vanaf 1 december op deze website.

 

Stap 7

Uiterlijk 1 mei wordt aan de contactpersoon per e-mail bevestigd of de aangemelde kinderen zijn geplaatst en in welke kampperiode (Vlie1 of Vlie2).
Per kind worden de volgende documenten gezonden:

bevestiging met registratienummer van het kind

informatiebrief voor chauffeurs die kinderen brengen en halen

informatiebrief met paklijst voor de ouders/verzorgers

factuur voor de deelnemersbijdrage

 

Stap 8

Ouders/verzorgers zo spoedig mogelijk na ontvangst van de bevestiging informeren over definitieve plaatsing en informatiebrief met paklijst overhandigen.

 

Stap 9

Het factuurbedrag vóór 1 juni overmaken op rekening NL50 ABNA 0436 2575 48 t.n.v. Stichting Rotary Vlielandkamp.

 

Stap 10

De clubleden informeren over de stand van zaken. Afspreken welke leden de kinderen brengen en halen naar/van Harlingen. Aan de chauffeur(s) de informatiebrief voor chauffeurs overhandigen. Telefoonnummer van ouders/verzorgers geven aan chauffeur(s).

 

Stap 11

Ouders/verzorgers informeren over welke clubleden de kinderen komen ophalen en thuisbrengen. Telefoonnummer van deze chauffeur(s) aan ouders/verzorgers geven.

 

Stap 12

Zo nodig met ouders/verzorgers knelpunten v.w.b. de paklijst doornemen.

 

Stap 13

Een week voor vertrek ouders/verzorgers benaderen voor laatste afstemming.

 

Stap 14

Een week voor vertrek de chauffeur die het kind naar Harlingen brengt nog even aan zijn/haar afspraak helpen herinneren en contact op laten nemen met ouders/verzorgers om af te spreken hoe laat de kinderen van huis worden opgehaald.

 

Stap 15

Een week voor terugkeer de chauffeur die het kind van Harlingen haalt nog even aan zijn/haar afspraak helpen herinneren en contact op laten nemen met ouders/verzorgers om af te spreken hoe laat de kinderen worden thuisgebracht.

 

Download als pdf bestand