Family To Family

SHORT TERM EXCHANGE PROGRAM

FAMILY TO FAMILY: sponsorclub/gastclub

Lees ook de informatie onder het kopje ‘deelnemer’ voor de inhoudelijkheid van Family to Family (F2F).
Dit stukje gaat alleen over de rol van de sponsorclub.

CONTACT MET EEN (POTENTIëLE) KANDIDAAT

Een Rotaryclub kan op meerdere manieren bij F2F betrokken worden.

• De club zoekt zelf een kandidaat
• Een kandidaat zoekt contact met de club
• De F2F organisatie zoekt contact met de club

Hoe de kandidaat ook bij een club terecht komt maakt niet uit. In alle gevallen dient de kandidaat zich aan te melden via het emailadres interesse@rotaryyep.nl.

KOSTEN VOOR SPONSORCLUB

De F2F uitwisseling is in principe kosteloos voor de gastclub. Kandidaten betalen zelf alle kosten. Het staat een Rotaryclub vrij om een bijdrage te doen bijvoorbeeld in geval een mogelijke kandidaat financieel niet in staat is een vliegticket te betalen of het zakgeld. In dat geval kan de CJC een kandidaat ook adviseren om een Europese bestemming te kiezen.

AANVRAAG

De kandidaat moet, na zich aangemeld te hebben via rotaryyouthexchange.nl, een Application Form (AF) invullen en aan enkele formaliteiten te voldoen. Dit AF wordt door de coördinator naar de kandidaat gemaild. Het AF dient secuur en volledig ingevuld te worden én voorzien van de nodige handtekeningen. Handtekeningen van ouders én van vertegenwoordigers van de Rotary Club, de voorzitter, secretaris en de club jeugd commissaris. De laatste is tevens de contactpersoon tussen de kandidaat en de F2F coördinatoren. De kandidaat zorgt voor het AF. De CJC verstrekt de clubgegevens aan de kandidaat. Als de kandidaat het AF volledig heeft ingevuld inclusief de handtekeningen van thuis, dient hij/zij te zorgen dat de CJC het document krijgt zodat deze kan zorgen dat de Rotary handtekeningen worden geplaatst. De kandidaat zorgt vervolgens dat het AF wordt geüpload op de site van Rotary Youth Exchange.

TOELATINGSBEOORDELING

In principe is elke kandidaat gerechtigd deel te nemen aan F2F. We kennen dan ook geen formele uitsluitingsgronden anders dan leeftijd. Toch kunnen er redenen zijn waarom een uitwisseling onverstandig is. Bijvoorbeeld indien de kandidaat niet de open, geïnteresseerde en onderzoekende houding heeft, maar alleen op zoek is naar een vakantiebestemming. Een andere reden kan zijn dat de thuissituatie niet geschikt is om een uitwisseling kandidaat twee tot vier weken te huisvesten. Je kunt dan denken het huis op zich, hygiëne, te weinig ruimte of privacy, een overvloed aan huisdieren of gastouders die alleen Nederlands spreken.

Om bovenstaande te kunnen beoordelen zal de CJC het gastgezin thuis bezoeken. Tijdens het huisbezoek onderzoekt de CJC de motivatie van de NL-kandidaat, informeert de ouders en vraagt of zij zich ervan bewust zijn wat het betekent om 2 tot 4 weken een vreemde in huis te hebben. Deze jonge gast zal behandeld moeten worden als een eigen zoon of dochter. Hiervoor kennen we geen vragenlijst maar vertrouwen we op het beoordelingsvermogen van de CJC.

ONTVANGST VAN DE BUITENLANDSE KANDIDAAT

Het ontvangen en ophalen van het vliegveld van de buitenlandse kandidaat is een zaak van het gastgezin. Wel is het belangrijk dat de CJC gaat kennismaken met de buitenlandse kandidaat. Het advies is om dit te doen op dag 3 of 4. Reden hiervoor is dat (latente) problemen dan zichtbaar zijn en er nog voldoende tijd is om in te grijpen. Een gesprek ‘onder vier ogen’ met de buitenlandse kandidaat is hiervoor gebruikelijk. Meer contact mag uiteraard altijd. Heel erg leuk is het om de twee jongeren: de Nl en buitenlandse kandidaat, uit te nodigen voor een Rotary Clubavond. Hierbij ontvangen de F2F studenten ook een clubvlaggetje om aan de RC in het buitenland te geven.

ALGEMEEN

De kandidaat is zelfverantwoordelijk is voor een succesvolle aanmelding, reisplanning en uitwisseling. De CJC begeleidt door eens tussentijds bij de kandidaat te informeren. De kandidaat heeft de verplichting de CJC te informeren. De F2F coördinatoren informeren in principe alleen de kandidaat. Dus niet de ouders of de CJC.

Elk jaar verlopen er 1 tot 2 uitwisselingen minder soepel. De ervaring leert dat er in dat geval al vooraf signalen waren. Alert zijn helpt indien het contact tussen de CJC, de kandidaat én de ouders meteen al stroef verloopt. Ook tijdens de uitwisseling.

Elke jaar is er een verplichte informatieochtend voor alle kandidaten. De CJC is zelf ook van harte welkom. Ouders en kandidaten krijgen hier tips, aanwijzingen en informatie over het gastland.

Na de uitwisseling wordt van de kandidaat verwacht dat zij/hij een kleine presentatie geeft op de clubavond en ook op school om nieuwe kandidaten te werven. De CJC kan hierbij ondersteuning verlenen.

Voor meer informatie over F2F of de rol van sponsorclub?
Neem gerust contact op met één van de twee F2F coördinatoren.

Noordelijk halfrond f2f_north@rotaryyep.nl

Zuidelijk halfrond f2f_south@rotaryyep.nl

zie family to family contact voor de namen