Gesprek over de toekomst 16 maart

Verslag themabespreking clubbijeenkomst 16 maart 2017

Zie ook de separaat verstuurde power point presentatie van Fred Broersen en Koos Janson.

Fred B geeft een korte inleiding waarbij hij aangeeft dat het thema van deze bespreking de organisatie van de club betreft en met name hoe de club met een maximale inzet van de persoonlijke talenten een nieuwe organisatie kan worden.

De huidige organisatiestructuur is, naast het dagelijks bestuur, gebaseerd op de avenues. Oorspronkelijk was Vocational Service daarbij de belangrijkste avenue. In de loop van de laatste jaren werd het aandeel van Community Service (CS) groter, ten koste van Vocational Service (VS). Dit is begrijpelijk vanuit het oogpunt dat CS een meer concrete doelstelling heeft dan VS. Of dit een goede ontwikkeling is: daar wordt verschillend over gedacht.

Naast CS en VS staan de avenues International Service en meer recent de avenue Young Generation, (officieel de vijfde avenue: Youth Service, de vierde is Fellowship; toevoeging MS-H)

Verder zijn er diverse commissies zoals de Programmacommissie en de commissie Ledenwerving. Fundraisingsprojecten doen we ad hoc, dit is niet ons sterkste punt, dit lijken we moeilijk te vinden. Ook grote projecten doen we vaak ad hoc.

De vraag is of de huidige structuur voldoet aan de verwachtingen, of ‘het werkt’. (sheet 5)

In de club zijn soms geluiden te horen waaruit blijkt dat het hier en daar ‘schuurt’. Er zijn duidelijke signalen dat in diverse commissies de vergaderfrequentie gering is en ook de opkomst van de commissieleden te wensen overlaat. Enthousiaste plannen kunnen niet altijd op voldoende steun van de clubleden rekenen.

Arina J: Ik heb de indruk dat veel dingen uitgesmeerd worden over een lange periode en dat het enthousiasme uitdooft door die lange aanloopperiode of dat het enthousiasme daardoor niet gedeeld kan worden.

Peter vD: Wanneer er een project is dat niet direct door de hele club wordt opgepakt, komt het vaak op dezelfde mensen neer.

Arina J: Wanneer je er de goede mensen achter zet, zoals bijvoorbeeld bij de regio-bijeenkomst, dan werkt het wel heel goed.

Martin A: Het is belangrijk dat er een ‘trekker’ is die dan vervolgens een beroep doet op de groep.

Koos J: Bekendheid met het plan vergroot het enthousiasme en helpt de leden om inzet te tonen, dan gaat het meer leven. Een aantal ‘trekkers’ is daar inderdaad belangrijk bij.

Peter vD: Inderdaad ligt het meer aan de ‘trekkers’, die moeten enthousiasme uitstralen en de club beïnvloeden. Het commitment is uiteindelijk meestal toch wel goed? De Rotary-familiedag voor de Zevensprong die gaan we vanaf volgende week iedere week promoten.

Fred B: De rol van de ‘trekkers’ en het regelmatig aandacht besteden aan het project betreft allebei het communiceren over het project. Het ligt dus aan beide elementen.

Walter J: Volgens mij ontstaat de irritatie door de verwachting dat iedereen op hetzelfde niveau functioneert. Maar we zijn met 40 personen met 40 eigenheden. We moeten accepteren dat er bijvoorbeeld maar 10 leden het project doen omdat die er goed in zijn.

Pim vdS: Het duurt vaak lang voordat het idee dat we hebben een concreet project wordt. Vaak zijn het losse flodders die niet uitgroeien tot een concreet plan.

Fred B: Dat zou CS moeten en/of kunnen doen, dat vasthouden aan het idee. CS of een persoon zou de mentor van het idee kunnen zijn.

Peter vD: Zou een ieder jaar terugkerend project niet beter zijn? Daarvan kun je dan steeds opnieuw het draaiboek gebruiken. Iedere keer een nieuw project bedenken en uitvoeren kost meer energie en meer tijd.

Lucienne L: Nu is er soms ook een combinatie van een vaste avenue met een nieuwe commissie specifiek voor dat project. Misschien zijn we dus al in de overgangssituatie?

Fred B: Kan het beter? (sheet 6)

Beter zou zijn: gewoon aan de verwachtingen voldoen, commissievergaderingen bijwonen. Weer terug naar doorlopend lidmaatschap van een commissie waardoor iedereen na verloop van een aantal jaren doorschuift naar de functie van commissievoorzitter. Het zal betekenen dat de nieuwe clubvoorzitter veel minder invloed heeft op de samenstelling van de commissies.

Ook zou een verbetering kunnen zijn dat de avenues/commissies maandelijks een verslag maken over hun activiteiten. De avenue-/commissiemappen zouden terug kunnen keren waardoor er geen know how verloren gaat.

Fred B: Of moet het anders? (sheet 8)

Wanneer iets ‘niet loopt’, is reorganisatie niet altijd de oplossing.

Vervolgens presenteert Fred B de sheets 9 tot en met 12 en vraagt om de reactie van de clubleden, met name de reactie op sheet 12; het voorstel van Rotary International voor een nieuwe clubstructuur.

Arina J: Deze opzet vind ik logischer; wat elkaar overlapt zet je dan bij elkaar.

Peter vD: Hoe ziet dat er dan uit in de praktijk; ga je gezamenlijk vergaderen?

Martin A: Wie trekt dan zo’n specifieke taak?

Pim F: Voorlopig zal dat iemand zijn uit het officiële clubbestuur, zo ook voor andere functies.

Pim K: het is wel onevenredig verdeeld: er zijn ‘zware’ en ‘lichte’ kolommen met taken.

Lucienne L: Wat is nu het voordeel? Het lang nadenken over projecten voordat ze concreet worden, kan hier ook nog steeds.

Pim F: De crux zit in het woord ‘projecten’.

Lucienne L: Dan hoef je niet meer al die commissies te noemen

Fred B: Ik weet niet waarom Rotary International dat zo heeft neergezet. Waarschijnlijk waren ze bang dat sommige oud-commissies zouden verdwijnen in de nieuwe structuur.

Lucienne L: Wie initieert dan bijvoorbeeld een langdurig project?

Pim vdS: En fundraising?

Lucienne L: Nee, een echt project zoals de districtsbijeenkomst. Hoe kom je dan tot spontane acties die op enthousiaste reacties kunnen rekenen? Dat wordt hiermee niet bereikt.

Peter vD: Hoe wordt dat dan wel bereikt?

Fred B: Er is één voorzitter voor alle projecten, of dat nu voor CS, Young Generation of een andere avenue is.

Peter vD: Wordt het dan geen vergadercultuur wanneer alle commissies mee-vergaderen?

Fred B: Nee, er zijn geen aparte commissies.

Fred B: Graag jullie reactie op sheet 13, over samenhang en continuïteit binnen een commissie.

Peter vD: Zijn de functionarissen boven de horizontale lijn op sheet 12, andere personen dan de clubbestuursleden?

Fred B: Dat kan nog worden ingevuld.

Fred B: De vraag bij sheet 14 is: Zou dat beter werken?

Hans dV: Dat vraag ik me af. We kunnen toch ook de bestaande structuur nieuw leven inblazen? Reorganisatie is niet altijd de oplossing. We kunnen weer meer naar het standpunt dat het lidmaatschap niet vrijblijvend is. Het bestuur kan de leden aanspreken op hun attendance tijdens de lunch en in commissievergaderingen. De leden aanwijzen voor een functie, hen aanspreken op hun verantwoordelijkheid, hen ter verantwoording roepen wanneer dat nodig is. Eenmaal per maand doen de commissievoorzitters verslag van hun activiteiten tijdens clubzaken.

Arina J: Ik zou de nieuwe structuur wel serieus overwegen. Niet omdat het huidige niet goed functioneert, maar omdat het aantrekkelijker is voor nieuwe leden. Het wordt dan meer concreet wat we als club doen. Nieuwe leden zien nu niet concreet genoeg wat we doen. (N.B. Arina is lid van de Ledencommissie.)

Aad O: Er staan al veel activiteiten en taken in het schema die we moeten doen. Maar de projecten zijn de belangrijkste ‘bedrijfsactiviteiten’.

Koos J: Wat belangrijk is: nu is het bestuur in afwachting of er een project uit een commissie komt. In de nieuwe structuur kan het bestuur actief vragen wat er aan initiatieven voor projecten zijn.

Meerdere leden uit de club: Dat kan nu toch ook al?

Walter J: Als we kijken naar onze organisatie hebben we een echte vergadercultuur. Er kan ook veel via e-mail, dan kun je sneller handelen. Ook voor nieuwe leden is dat aantrekkelijker. We spreken over een club van ‘maar’ 40 leden waarvoor we een hele nieuwe organisatiestructuur willen bedenken. Dat vind ik merkwaardig.

Fred B: Ook deze keer zijn er geen beslissingen genomen; daar is de materie te ingewikkeld voor.

Pim F bedankt Koos Janson en Fred Broersen voor de voorbereiding en presentatie van het onderwerp.

Voor dit verslag:

Marianne Stelder-Houben