17 oktober

WEEKBERICHT

1. Datum 17 oktober 2019

2. Weekberichtschrijver Marianne Stelder-Houben (invallend voor Mimo Yuusef)

3. Borrelschenker en aanleiding Paul Groen, op flitsende Rabosneakers, omdat hedenavond de bekendmaking van het resultaat van de Rabo ClubSupport-actie is.

4. Attendance 19 leden, is 53 % geen gasten

5. Mededelingen

a. Martin Arkesteijn meldt dat hij de website weer volledig heeft bijgewerkt.

b. Er wordt een oproep gedaan om vooral in te tekenen op de medewerkerslijst voor de

Santa Run; er zijn nog heel wat helpende handen nodig.

c. Op 31 oktober vindt de interactieve avond over de Revival van de Club plaats.

Tot nu toe hebben 25 clubleden zich hiervoor opgegeven. Vergeet niet dat je je

actief moet aanmelden (aanmelding opslaan!): omdat het een externe activiteit

betreft, staat je aanwezigheid standaard op ‘Nee’.

6. Onderwerp van de bijeenkomst Dilemmadiscussie over fondsenwerving en budgettering.

7. Inhoud dilemmadiscussie

De voorzitter leidt het onderwerp in en leidt de discussie.

Community Service gaat over het toekennen van financiële steun aan projecten. Bij een project of fondsenwervende actie slaat de organiserende commissie soms de stap van overleg met Community Service over. Bijna altijd gaat dat wel goed, maar het is niet correct. In het bestuur zijn hier soms discussies over. Het bestuur heeft nadrukkelijk niet de intentie om de commissies die iets hebben georganiseerd of op dit moment iets organiseren voor het hoofd te stoten, maar wil wel de dilemmadiscussie die soms in het bestuur plaatsvindt, met alle clubleden voeren.

Discussievraag 1. Moet Community Service altijd vooraf toestemming geven voor de bestemming van gelden die voortkomen uit fundraisingacties?

Discussievraag 2. Willen wij projecten ondersteunen door een bijdrage te geven voor hun lopende kosten en/of projecten ondersteunen die hoge overheadkosten hebben?

Discussievraag 3. Wanneer wij acties ondernemen, moeten dan alle clubleden instemmen met de bestemming van de verzamelde gelden?

Moet Community Service altijd vooraf toestemming geven voor de bestemming van gelden die voortkomen uit fundraisingacties?

= Nee, alle projecten aanmelden bij het Groot Bestuur, daar is Community Service immers ook bij. Ook de rechtstreekse verzoeken om financiële ondersteuning daar bespreken.

= Community Service laten beslissen, maar wel afspreken om een basisbedrag in kas te houden. Wanneer dat basisbedrag slinkt, stimuleert het Community Service om fundraisingacties te organiseren.

= Er waren landelijk plannen om Community Service als schijf weg te laten in de beslisstructuur en alleen het bestuur te laten beslissen over financiële ondersteuning.

= Dat is niet verstandig; Community Service is een ANBI, dus schenken aan Community Service is fiscaal voordeliger dan schenken aan een Rotaryclub.

= Het bestuur heeft Community Service een mandaat gegeven, dus Community Service mag zelf verantwoordelijk zijn.

= Moet dat mandaat wel blijven?

= Hoe zit dat dan bijvoorbeeld met het Vlielandkamp? Bij terugkerende donaties als bijvoorbeeld Rotary doctors? Wanneer vragende partijen in de club worden uitgenodigd om een presentatie te houden, dan wordt de mening van de hele club gepeild. Er is dus geen consistent beleid.

= Wanneer een commissie iets organiseert, wil die er een concreet doel aan koppelen. Die commissie kan dat dan toch ook aan het bestuur vragen? Maar vergaderingen Groot Bestuur zijn om de twee maanden, dat werkt vertragend. Dan zou je tussentijds moeten overleggen. Wanneer de voorgenomen gift wordt genoemd tijdens clubzaken, geeft het ruimte aan de clubleden om te reageren.

= Geef tot een bepaald bedrag een mandaat aan Community Service.

= In de beleidslijnen van Community Service staat dat het meer dan twee jaren achtereen financieel steunen van een project niet is toegestaan. Je zou Community Service tot € 250,= een mandaat kunnen geven. Voor hogere bedragen zouden ze dan een korte presentatie in de club kunnen houden. Het voorstel kan dan in stemming worden gebracht.

= Projecten die worden georganiseerd zouden wel van tevoren moeten worden gemeld in de club, zeker bij grotere acties zoals de Santa Run, waarbij veel steun en medewerking van de clubleden nodig is. Dan kan worden gepeild of er voldoende draagvlak is.

= Ook financiële ondersteuningen onder de € 250,= zouden moeten worden gemeld. Dat vergroot de betrokkenheid bij elkaars activiteiten en weet iedereen wat er gebeurt in de club. Community Service zou ook andersom kunnen werken: eerst bedenken rond welk thema of voor welk doel zij zich in wil zetten. Daarna kan zelf een actie worden opgezet, dan wordt het doel de basis van de motivatie.

De voorzitter vat samen:

- De wens is dat Community Service ook de kleinere schenkingen in de club meldt.

- Community Service zou ook zelf de lijn uit kunnen zetten, gericht op een maatschappelijk doel dat zelf gekozen is en vervolgens zelf actie ondernemen.

De voorzitter geeft aan dat er het risico is dat er onvoldoende tijd is om de tweede vraag te bespreken, maar wil de discussie hierover toch graag starten.

Willen wij projecten ondersteunen door een bijdrage te geven voor hun lopende kosten en/of projecten ondersteunen die hoge overheadkosten hebben?

N.B. Rotary International en de Rotary Foundation staan het financieel steunen van lopende kosten niet toe. Wel mogen concrete zaken geschonken worden, bijvoorbeeld fietsen i.p.v. geld om fietsen aan te schaffen. Ook wordt gevraagd om kritisch te kijken naar organisaties met hoge overheadkosten.

Gaan wij die richtlijnen volgen of beslissen we zelf en geven we ook aan een organisatie die de donatie vrij besteden kan, dus ook aan overheadkosten?

= Dat is afhankelijk van de vraag. Wij kunnen immers geen hele reddingboot of hele bus voor ouderenvervoer schenken. Wel moeten we op de overheadkosten van de organisatie letten.

= Wanneer je een bijdrage geeft voor een grotere aanschaffing, weet je niet of het daar wel voor gebruikt wordt.

= Zichtbaarheid maar ook herkenbaarheid van het doel is belangrijk om publiek naar je activiteit te trekken. Bij voorkeur dus zelf het doel bepalen. Het (verplichte) doel van de Santa Run, namelijk de Nierstichting, hebben we niet zelf gekozen.

De voorzitter vraagt zich af of we onze huidige koers moeten wijzigen. Maar zoals hij al vreesde: er is niet genoeg tijd om het onderwerp voldoende uit te diepen.

N.B.I I.v.m. de privacy zijn de namen van degenen die hun standpunt uiteenzetten, niet vermeld.

N.B. II I.v.m. het belang van het onderwerp voor alle clubleden, is afgeweken van de afspraak om van het onderwerp slechts een korte samenvatting te maken.

8. Programma volgende bijeenkomsten

Het programma van de eerstvolgende bijeenkomsten is te vinden op de Rotary in Nederland App en op de website van de club, onder ‘Mijn attendance’.

Aan de clubleden:

Graag je aandacht voor het correct invullen van je aanwezigheid voor de eerstvolgende bijeenkomst en aandacht voor de data waarop je verantwoordelijk bent voor de invulling van het programma en/of voor het schrijven van het weekbericht.