Veelgestelde vragen

Om het u en ons makkelijker te maken hebben wij hieronder een aantal veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden verzameld.

Algemeen

Wie valt er binnen de doelgroep?

Het Rotary Kinderkamp is bedoeld voor kinderen van 9 t/m 11 jaar die door hun thuissituatie of leefomstandigheden niet altijd de ruimte hebben om gewoon kind te zijn. Het gaat om kinderen voor wie een onbezorgde kampweek een wereld van verschil kan maken. Denk bijvoorbeeld aan kinderen die:

armoede of financiële beperkingen ervaren,
opgroeien in een moeilijke of onzekere thuissituatie,
veel zorgen dragen of taken op zich nemen die eigenlijk niet bij hun leeftijd passen,
leven in een gezin waar stress, ziekte of grote druk aanwezig is,
weinig positieve aandacht krijgen.

Deze kinderen hebben vaak simpelweg niet de kans om op vakantie te gaan, regelmatig te spelen, plezier te maken of onbezorgd te zijn. Het kamp biedt hen een week vol positieve aandacht, nieuwe ervaringen en het gevoel dat ze er mogen zijn.

Onze club wil graag een kind laten deelnemen, maar we kennen zelf geen kinderen uit de doelgroep. Hoe pakken we dat aan?
Veel clubs zoeken hiervoor contact met lokale organisaties zoals Jeugdzorg, Stichting Leergeld, Humanitas, het Leger des Heils, voedselbanken en scholen. Zij hebben goed zicht op kinderen die in aanmerking komen en denken meestal graag mee.

Wat zijn de kosten voor deelname aan het Rotary Kinderkamp?
Clubs kunnen maximaal twee kinderen aanmelden. De bijdrage is € 550,- per kind. Leden van de club brengen het kind naar de boot in Lauwersoog en halen het na afloop van het kamp ook weer op.

Worden er uitzonderingen gemaakt op de leeftijdsgrenzen?
We houden ons aan de leeftijd van 9 t/m 11 jaar (peildatum: 1 augustus). Binnen deze groep sluiten kinderen het best op elkaar en de activiteiten aan. Buiten de leeftijdsgrenzen is die aansluiting lastiger, en dat doet niemand een plezier. Het kind niet en de groep ook niet.

Is een zwemdiploma verplicht?
Een zwemdiploma is niet verplicht, maar wel prettig. Voor de veiligheid beperken we wel het aantal kinderen zonder diploma, zodat de leiding genoeg aandacht kan geven aan minder ervaren zwemmers.

We hebben een kind op het oog dat wat meer aansturing nodig heeft, maar niet zwakbegaafd is. Past dit binnen het kamp?
Dat kan zeker, afhankelijk van de behoefte aan begeleiding. Kinderen uit regulier én speciaal basisonderwijs zijn welkom, zolang zij redelijk mee kunnen komen in een groep. We hanteren daarbij de richtlijn dat maximaal 10% van de groep speciaal (basis)onderwijs volgt. Kinderen die complexe situaties niet goed begrijpen en daardoor heel intensieve begeleiding nodig hebben, kunnen we helaas niet de ondersteuning bieden die zij verdienen.

Kunnen vluchtelingenkinderen ook deelnemen?
Ja zeker, mits zij verzekerd zijn en een BSN-nummer hebben. Daarnaast is het belangrijk dat zij de Nederlandse taal voldoende begrijpen om goed mee te draaien in het kamp.

Mogen twee kinderen uit één gezin meedoen?
Dat is geen probleem.

Kinderen aanmelden

Hoe log ik in om het webformulier voor aanmelding te kunnen invullen?
Voor het invullen van het webformulier logt u in met uw Rotary-inloggegevens. Zodra u het formulier opent, verschijnt eerst een inlogscherm. Gebruik het bij LeAd bekende e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord. Dit zijn dezelfde gegevens die u gebruikt voor LeAd (de Rotary-ledenadministratie) en de Rotary-app op uw telefoon.
Let op: deel uw inloggegevens nooit met anderen.

Waarom moet ik inloggen om het aanmeldformulier te kunnen invullen?
Omdat we bij aanmeldingen (bijzondere) persoonsgegevens verwerken, zijn we volgens de AVG verplicht te controleren of u door de ouders/verzorgers gemachtigd bent om deze gegevens aan ons over te dragen. In het webformulier bevestigt u daarom expliciet dat u deze machtiging heeft, verkregen via het door hen ondertekende ‘verzamelformulier voor aanmelden’.
Door uw inloggegevens kunnen wij bovendien vaststellen dat u de officiële Kinderkampcontactpersoon van uw club bent.

Ik heb een aanmelding gedaan. Krijg ik een ontvangstbevestiging?
Ja. Er wordt automatisch een bevestiging gestuurd naar het e-mailadres dat u bij de aanmelding hebt ingevuld. Controleer of dit adres correct is ingevoerd, want bij een typfout kunnen wij u niet bereiken.

Is de aanmelding na de ontvangstbevestiging definitief?
Nog niet. We bekijken eerst of de aanmelding aan alle voorwaarden voldoet en of de groepssamenstelling nog ruimte biedt. Denk daarbij aan het maximum aantal kinderen zonder zwemdiploma, balans in onderwijsniveau of een evenwichtige verhouding jongens/meisjes.
Ook kan het voorkomen dat er meer aanmeldingen zijn dan plaatsen. In dat geval komt het kind op de wachtlijst.

Binnen maximaal acht weken na aanmelding ontvangt u bericht of het kind kan deelnemen. Bij een positieve plaatsing sturen we ook de factuur mee, die binnen 30 dagen moet worden betaald. Na tijdige betaling is de plaats gegarandeerd. Wordt er niet op tijd betaald, dan vervalt de plaats en schuift een ander kind van de wachtlijst door.

Wat kan ik invullen in het veld ‘Eventuele opmerkingen/vragen’?
Gebruik dit veld voor aanvullende informatie die nergens anders in het formulier past.
Medische gegevens en dieetwensen horen hier niet thuis — daarvoor zijn aparte velden beschikbaar.

Er zijn wijzigingen in de eerder verstrekte gegevens. Hoe geef ik dit door?
Wijzigingen kunt u doorgeven via e-mail aan de coördinatoren. We vragen u wel om wijzigingen zoveel mogelijk te beperken. Denk bijvoorbeeld aan duidelijke afspraken binnen uw club over contactpersonen tijdens het kamp. Elke wijziging moet handmatig in de administratie worden verwerkt en brengt extra werk én kans op fouten met zich mee.

Kinderen op de wachtlijst

Hoe groot is de kans dat mijn aangemelde kind op de wachtlijst terechtkomt?
Het is lastig om van tevoren te voorspellen hoeveel aanmeldingen we ontvangen, en daarom kunnen we geen garanties geven. Wat we wél kunnen zeggen, is dat we de afgelopen jaren ons uiterste best hebben gedaan om alle aangemelde kinderen mee te nemen, en dat is aardig gelukt.
We reserveren de accommodatie op basis van een realistische inschatting van het aantal kinderen dat deelneemt, met als doel iedereen een plek te geven. Alleen wanneer er onverwacht veel aanmeldingen binnenkomen, moeten we soms met een wachtlijst werken.

Mocht het toch voorkomen dat uw kind dit jaar niet mee kan, dan krijgt hij/zij het volgende jaar voorrang, mits het kind dan nog binnen de doelgroep valt.

Kan ik vooraf een plek reserveren?
Wij willen iedereen een eerlijke kans geven om zich aan te melden, daardoor is het niet mogelijk om al voor de sluiting van de aanmeldperiode een plek te reserveren.

Een door ons aangemeld kind staat op de wachtlijst. Hoe groot is de kans dat het alsnog mee kan, en wanneer horen we dat?
Dat is lastig te voorspellen. Soms vallen er onverwacht meerdere geplaatste kinderen uit, of wordt een kind dat op de wachtlijst staat door ouders/verzorgers teruggetrokken. Daardoor kan er alsnog een plekje vrijkomen, soms zelfs enkele dagen vóór vertrek. Zodra er ruimte ontstaat, nemen we direct contact met u op.

Het heeft geen zin om naar de actuele status van de wachtlijst te informeren; ook voor de coördinatoren blijft het een kwestie van afwachten. Communiceer richting ouders/verzorgers daarom altijd voorzichtig, zodat niemand op een teleurstelling wordt voorbereid.

Als een door ons aangemeld kind afvalt, mogen wij dan zelf een ander kind als invaller aanmelden?
Nee. Wanneer een geplaatst kind afvalt, vullen wij de plek altijd op met een kind van de wachtlijst.

Wordt de deelnemersbijdrage gecrediteerd als een geplaatst kind toch niet meegaat?
Als uw club vóór 1 juni een geplaatst kind moet afmelden, proberen we de vrijgekomen plaats in te vullen met iemand van de wachtlijst. Lukt dat, dan crediteren we de deelnemersbijdrage na afloop van het kamp.
Bij afmeldingen ná 1 juni is creditering organisatorisch niet meer mogelijk.

Tijdens het kamp

Slapen jongens en meisjes apart? En met hoeveel liggen ze op een kamer?
Ja, er zijn gescheiden slaap- en doucheruimtes voor jongens en meisjes. Elke slaapruimte heeft ongeveer acht bedden.

Worden er foto’s gemaakt tijdens het kamp en hoe kunnen die worden bekeken?
Elke kampdag plaatsen we foto’s op een online fotopagina. Ouders/verzorgers ontvangen vooraf een link naar deze besloten pagina. Na afloop van het kamp kan er ook een foto-impressie op onze website verschijnen.
We plaatsen nooit namen bij de foto’s en gebruiken het beeldmateriaal uitsluitend voor het kamp, dus niet voor commerciële doeleinden.

Waarom mogen ouders/verzorgers tijdens het kamp geen rechtstreeks telefonisch contact hebben met de kinderen?
Dat heeft een praktische én een emotionele reden. We zien vaak dat kinderen die prima meedraaien en geen heimwee hebben, door een telefoontje naar huis ineens toch van slag raken. Dat is vervelend voor zowel kind als ouders.
Alleen in bijzondere situaties, zoals een verjaardag, brengen we ouders/verzorgers en het kind telefonisch met elkaar in contact.

Waarom mogen kinderen geen telefoon meenemen naar het kamp?
Daar zijn meerdere redenen voor:

Niet ieder kind heeft een eigen telefoon, waardoor ongelijkheid en jaloezie kunnen ontstaan.
We willen voorkomen dat privacygevoelige informatie op sociale media belandt , dat is simpelweg niet goed te controleren.
Het kamp draait om samen activiteiten doen en aandacht voor elkaar, zonder afleiding van schermpjes.
Kinderen die in hun telefoon duiken, raken soms buiten de groep. Dat willen we voorkomen.

Als een kind toch stiekem een telefoon bij zich heeft, bewaren we die veilig in een kluis tot het einde van het kamp.

Welke maatregelen neemt Rotary voor de veiligheid van de kinderen tijdens het kamp?
We nemen veiligheid zeer serieus. Daarom:

Hanteren we een gedragscode volgens de richtlijnen van Rotary International, die beschrijft hoe leiding en kinderen met elkaar omgaan.
Leveren zowel de studentenleiding als de coördinatoren een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan.
Beoordeelt een kinderarts vooraf de (medische) gegevens om te bepalen of deelname verantwoord is.
Moeten kinderen ingeënt zijn volgens het Rijksvaccinatieprogramma.
Controleren we bij het ophalen in Lauwersoog de identiteit van de Rotaryleden die de kinderen begeleiden.