© 2022 Rotary in Nederland.
Alle rechten voorbehouden.

Privacy verklaring

Rotaryclub Waddinxveen, hierna te noemen “RCW”, statutair gevestigd te Waddinxveen, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40465770 en bereikbaar via rotarywaddinxveen@gmail.com, verklaart:

PRIVACY STATEMENT

RCW verzamelt, verwerkt en administreert gegevens van leden, leveranciers/crediteuren, sponsoren en deelnemers van evenementen. In dit privacy statement geven wij aan welke gegevens wij van u registreren, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van dit statement, dan kunt u contact met ons opnemen via rotarywaddinxveen@gmail.com.

RCW respecteert de privacy van personen wiens persoonsgegevens door haar worden verzameld en geadministreerd en beoogt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens. RCW spant zich er voor in om geldende wettelijke regelgeving, waaronder de Telecommunicatiewet en de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven.

RCW verklaart dat zij de persoonsgegevens uitsluitend verzamelt en administreert om optimaal uitvoering te kunnen geven aan de binnen Rotary geldende doelstellingen en activiteiten en het dienaangaande faciliteren van de leden van RCW.

WIJZIGING VAN HET PRIVACY STATEMENT

RCW behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen om de conformiteit met geldende en toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen.

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS

RCW verwerkt persoonsgegevens van haar leden op grond van een contractuele overeenkomst zijnde uw lidmaatschap van een Rotary club Waddinxveen. RCW verwerkt (contact)gegevens van crediteuren/leveranciers en sponsoren omwille van een adequate bedrijfsvoering. Zo kunnen wij onze onderlinge afspraken bewaken en zorgdragen voor het nakomen van verplichtingen. RCW verwerkt persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten/evenementen omwille van een goede organisatie van en procesvoering rond deze activiteiten/evenementen en voor het nakomen van eventuele verplichtingen.

OVER WELKE PERSOONSGEGEVENS GAAT HET?

RCW zal niet meer persoonsgegevens verzamelen en bewaren dan redelijkerwijs nodig is om haar diensten te kunnen verrichten voor de Rotary doelstellingen.

Doelgroep

Toelichting

Noodzakelijk vastgelegde gegevens

Verwerkingdoel

Leden

Persoonsgegevens worden bij de aanvang van het lidmaatschap door uw clubsecretaris ingevoerd aan de hand van het inschrijfformulier, op dat moment zijn de persoonsgegevens elektronisch vastgelegd in de systemen van Stichting Rotary Administratie Nederland.
In het ledensysteem op Rotary.nl of in de Rotary app kunt u na inloggen uw persoonsgegevens inzien en beheren.
U kunt zelf aangeven wie welke gegevens in mag zien.

 

Minimaal noodzakelijke vastgelegde gegevens:

·

Naam,

·

Adres,

·

Woonplaats,

·

Email adres,

·

Telefoonnummer,

·

Geboortedatum,

·

Geslacht,

·

Portretfoto en

·

Beroepsclassificatie.

Bewaar termijn: Zolang (ere)lid en daarna Wettelijke termijn

Verwerkingsdoel:

·

Lidmaatschapsadministratie van Rotary leden

·

Contributie-inning en facturering

·

Financiële verwerking van declaraties en kostenfacturen van leden

·

Rotaryclub specifieke informatievoorziening naar u via post, mail of telefoon.

·

Interne Informatie, incl foto’s gemaakt tijdens clubbijeenkomsten, wordt deels per email en deels via de WEB-site gecommuniceerd. De informatie op de WEB site is alleen toegankelijk voor leden van RCW.

Crediteuren/
Leveranciers

RCW slaat op een beveiligde lokale PC informatie op van bedrijven/organisaties die crediteur/leverancier zijn ten behoeve van RCW zelf of één van haar activiteiten/evenementen. U kunt middels een schriftelijk verzoek aan RCW de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen, voor zover wet- en regelgeving dit toestaan (hiervoor geldt een legitimatie plicht, aanvragen moet in KvK als rechtsgeldige vertegenwoordiger geregistreerd staan).

Minimaal noodzakelijke vastgelegde informatie:

·

NAW gegevens bedrijf

·

Naam, functie, email en telefoon van contactpersoon/-personen

·

Algemeen e-mail adres

·

Algemeen telefoonnummer

Bewaar termijn: Wettelijke termijn

Verwerkingsdoel:
Bedrijfsvoeringsdoeleinden tbv onderhouden contact, vastleggen van eventuele afspraken en afwikkelingen van verplichtingen.

Sponsoren

RCW slaat op een beveiligde lokale PC informatie op van rechtspersonen die activiteiten of evenementen van RCW sponsoren. U kunt middels een schriftelijk verzoek aan RCW de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen, voor zover wet- en regelgeving dit toestaan (hiervoor geldt een legitimatie plicht, aanvragen moet in KvK als rechtsgeldige vertegenwoordiger geregistreerd staan).

Minimaal noodzakelijke vastgelegde informatie:

·

NAW gegevens bedrijf

·

Naam, functie, email en telefoon van contactpersoon/-personen

·

Algemeen e-mail adres

·

Algemeen telefoonnummer

·

Sponsorbedrag per evenement

Bewaar termijn: Wettelijke termijn

Verwerkingsdoel:
Bedrijfsvoeringsdoeleinden tbv onderhouden contact, vastleggen van eventuele afspraken en afwikkelingen van verplichtingen.

Deelnemers evenementen

RCW slaat op een beveiligde lokale PC informatie op van (contactpersonen van) deelnemers aan activiteiten of evenementen van RCW. U kunt middels een schriftelijk verzoek aan RCW de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen, voor zover wet- en regelgeving dit toestaan (hiervoor geldt een legitimatie plicht).

Minimaal noodzakelijke vastgelegde informatie:

·

Naam en adresgegevens

·

E-mail adres

·

telefoonnummer

·

Evenement (en aantal personen)

·

Deelname bedrag

Bewaar termijn: 1 jaar

Verwerkingsdoel:
Organisatie van en procesgang rond activiteiten en evenementen tbv onderhouden contact, informatieverstrekking, vastleggen van eventuele afspraken en afwikkelingen van verplichtingen.

VERSTREKKING AAN DERDE PARTIJEN,

Rotary deelt geen gegevens van sponsoren, crediteuren/leveranciers en deelnemers van evenementen met derden, tenzij dit voor een specifieke activiteit/evenement noodzakelijk is (bv in het geval het deze activiteit samen met een andere club of instelling wordt georganiseerd).

De kracht van Rotary is ons nationale en internationale netwerk. Daarom geldt dat RCW gegevens van haar leden deelt met Stichting RAN (Stichting Rotary Administratie Nederland) en met Rotary International.

·

Stichting RAN voert als rechtspersoon een aantal gezamenlijke activiteiten van de Nederlandse districten en van Rotary International (RI) uit, zoals het voeren van de ledenadministratie, het onderhouden en beheren van de website, het voeren van de financiële administratie, de uitgave van het Rotary Magazine, het functioneren als landelijk informatiecentrum, het beheer van liquiditeiten en het verzorgen van secretariaatswerkzaamheden.

·

Rotary is onderdeel van Rotary International een in de USA gevestigde vereniging. Bij Rotary International worden alle Rotary leden geregistreerd. Dit om redenen van lidmaatschapsregistratie, contributie-inning, statistisch onderzoek en verenigingsfuncties. Hiervoor heeft Rotary International een minimum aan gegevens nodig te weten: o.a. naam, geboortedatum, geslacht, classificatie, club waar u lid van bent.

Rotary International heeft voor de verwerking van uw (en alle Europese) persoonsgegevens nog geen verklaring van conformiteit voor AVG opgesteld. Daarmee voldoet de doorgifte aan Rotary International alleen aan de AVG indien u zelf daartoe expliciet toestemming geeft via rotary.nl.


Met Stichting RAN en Rotary International zijn een verwerkingsovereenkomsten afgesloten. Deze overeenkomsten bevatten de afspraken ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, de omschrijving en toestemming tot verwerking van de persoonsgegevens, het verwerkingsdoel en afspraken omtrent wijziging en verwijdering van gegevens.

RCW zal uw persoonsgegevens niet delen met derden buiten Rotary zonder toestemming van het Rotary lid. RCW zal meewerken aan een wettelijk of strafrechtelijk verzoek tot inzage van persoonsgegevens.

DE REGIE OVER UW LID-GEGEVENS

Als lid van RCW heeft u de regie over uw gegevens. U kunt zelf uw gegevens wijzigen op de de website van RCW of in de Rotary app. Hier kunt u tevens zelf aangeven welke gegevensgroepen u zichtbaar wilt maken voor andere leden.

 

UW RECHTEN OP UW PERSOONSGEGEVENS

Leden kunnen zelf hun gegevens controleren en aanpassen door in te loggen op uw persoonlijke profielpagina op rotary.nl. U kunt daar ook uw privacy instellingen aanpassen, waaronder de mogelijkheid onderdelen te blokkeren voor weergave aan andere Rotary leden. Uw contactgegevens zijn ondanks blokkade wel beschikbaar voor het uitvoeren van de verwerkingsdoelen, voor beheer door RCW en districtssecretaris en in beheer bij het RAN / Rotary International.

U kunt ook middels een schriftelijk verzoek aan RCW de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen (hiervoor geldt een legitimatieplicht).

AANPASSEN OF VERWIJDEREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Op schriftelijk verzoek van u zal RCW door haar geadministreerde persoonsgegevens van verzoeker zo spoedig mogelijk aanpassen of uit haar administratie verwijderen, behoudens de informatie welke onder de fiscale/wettelijke bewaarplicht valt (hiervoor geldt een legitimatieplicht, voor rechtspersonen geldt dat de verzoeken moeten worden ingediend door een bij de KvK als rechtsgeldig geregistreerd vertegenwoordiger).

Leden die het Rotary lidmaatschap opzeggen kunnen ervoor kiezen dat hun persoonsgegevens per direct worden geblokkeerd en na de verplichte bewaartermijn worden verwijderd, dan wel om statistische en historische redenen langer worden bewaard.

PR BELEID

Foto’s en rapportages over externe, door RCW georganiseerde evenementen zullen via de WEB-site en Facebook voor iedereen toegankelijk gepubliceerd worden.

BEVEILIGING VAN GEGEVENS

RCW treft adequate organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens en administratiegegevens alsmede om misbruik en verlies daarvan te voorkomen.

LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

De website van RCW kan links naar andere websites bevatten. Dit privacy statement is alleen van toepassing op de eigen website van RCW. Andere websites kunnen hun eigen privacy statement hanteren. Wij raden u aan om voorafgaand aan het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacy statements van die websites te raadplegen.

COOKIES EN GEBRUIK WEBSITES

Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die bij uw bezoek aan de Rotary websites of apps worden meegestuurd naar uw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. De browser kan deze informatie bij een volgend bezoek aan de website of App terugsturen.

Rotary maakt gebruik van Google Analytics. Dit is een gratis dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen en gedetailleerd weer te geven. Het doel van deze dienst is om Rotary een beeld te geven van onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves, teneinde de website te verbeteren.

Voor de gebruikersvoorwaarden van de Rotary websites en apps, verwijzen wij u naar: https://www.rotary.nl/voorwaarden/