Notitie ledenwerving

Ledenwerving en ledenbehoud

Aanleiding voor de notitie

Bij de werving en de aanmelding van kandidaat-leden is de afgelopen periode duidelijk geworden dat het zinvol is om (opnieuw) helderheid en duidelijkheid te verschaffen over procedures die hiervoor zijn opgesteld en wijze waarop hiermee dient te worden omgegaan.

Huidige situatie

De R.C. Zoetermeer-Zegwaart kent een gemiddelde leeftijd van 55,8 jaar. In totaal kent de club op dit moment 37 leden (36 attendance-plichtig), onder wie 6 vrouwen. De vergelijking met de andere Zoetermeerse clubs is als volgt:

Om een stabiel voortbestaan van de club te waarborgen is het ondermeer noodzakelijk dat de instroom van het aantal werkende en "jonge" leden, bij voorkeur ook vrouwelijk, de komende een à twee jaar gestimuleerd wordt.

Procedure ledenwerving

Algemeen

Er is een ledencommissie en er is een classificatiecommissie. Om praktische redenen (vooral snelheid van handelen) zijn vorig clubjaar door het bestuur deze beide commissies in elkaar geschoven.

De regels (kort resumé)

(artikel 7 van het standaard Huishoudelijk Reglement van Rotary Nederland en artikel 4 onder c. van het Huishoudelijke Reglement van R.C. Zoetermeer-Zegwaart stellen:

"De leden- en uitbreidingscommissie onderzoekt geregeld de mogelijkheid van vervulling van openstaande classificaties en doet daartoe voorstellen aan het bestuur. Zij stelt een onderzoek in naar de persoon, de zakelijk, de sociale en maatschappelijke reputatie van een voorgestelde kandidaat en brengt het resultaat van dat onderzoek ter kennis van het bestuur".

Pagina 2

Verder is het nu zo dat kandidaat-leden vooraf bekend zijn met een voordracht om toe te treden. Daarnaast kunnen geïnteresseerden zich centraal aanmelden; zij worden doorgeleid naar de logistiek passende club voor behandeling van het verzoek.

De procedureel gewenste praktijk

Ø

De secretaris wordt schriftelijk in kennis gesteld van het feit dat een potentieel nieuw lid in de procedure zit. De toelichting daarbij geeft zo veel mogelijk relevante informatie over de persoon en de raakvlakken met Rotary. Ook wordt duidelijk of het kandidaat-lid op de hoogte is van diens voordracht.

Ø

De secretaris brengt de ledencommissie schriftelijk op de hoogte en verzoekt haar het bestuur (lees secretaris) binnen de gestelde termijnen een met redenen omkleed advies uit te brengen. Bij een negatief advies kan het bestuur het advies overnemen en de voorsteller hierover informeren of in nader overleg treden met de commissie.

Ø	Indien gunstig wordt voorgesteld, brengt het bestuur (de secretaris) de clubleden schriftelijk op de hoogte en verzoekt binnen 10 dagen mogelijke bezwaren tegen het lidmaatschap van betrokkene met redenen omkleed bij de secretaris in te brengen.

Ø	Indien binnen deze periode door één of meerdere leden bezwaren worden ingediend, zal het bestuur hierover beraadslagen. Als niet meer dan één van de aanwezige bestuursleden tegen is wordt het kandidaat-lid geacht te voldoen aan de vereisten voor het lidmaatschap.

Mogelijke gevolgen

Meer dan vroeger - en zeker als kandidaat-leden vooraf voor een lidmaatschap zijn gepolst - dient zorgvuldig worden omgegaan met de behandeling van een verzoek om lid van de club te worden, ook richting de voorstellers. Ook is het uiterst belangrijk dat de voorstellers kennis hebben van de vereisten voor het lidmaatschap en deze ook hebben getoetst.

Uiteraard kan (en vaak is het ook wenselijk) de ledencommissie nadere informatie vragen aan of overleg voeren met de voorstellers en - in overleg met de voorstellers - ook kennis maken met betrokkene in geval hij of zij op de hoogte is van de kandidatuur. Een nadere kennismaking kan ook plaatsvinden door de betrokkene als gastspreker op een clubbijeenkomst uit te nodigen (een aan te bevelen weg als betrokken kandidaat niet is gepolst). 

Uiteindelijk dienen alle voorgestelde kandidaten volgens de geldende regels beoordeeld te worden. Daarbij is het - zoals gesteld - wenselijk dat bijvoorbeeld over zaken als (gevorderde) leeftijd, maar ook bij andere vragen die bij de ledencommissie opkomen, tussen voorstellers en de ledencommissie overleg plaatsvindt.

Het is ook het belang van de voorstellers dat zorgvuldigheid wordt betracht en dat gestreefd wordt naar harmonie tussen voorsteller en voorgestelde, zowel bij positieve als bij negatieve advisering aan het bestuur. Het moet ook het kandidaat-lid duidelijk zijn gemaakt dat een voorstel tot toetreding niet automatisch leidt tot een lidmaatschap.

Toetsingskader ledenbeleid 2008-2009

Algemeen uitgangspunt

Ø	De club dient een zo'n groot mogelijke afspiegeling te zijn van de werkende maatschappij, daarbij rekening houdend met leden die op enig moment daar uit terugtreden;

Ø	De club dient te streven naar een ledenaantal van minimaal 48/50 leden;

Ø	Gelet op opvang en samenbindende aspecten is het verstandig om jaarlijks maximaal vijf nieuwe leden aan te nemen;

Ø	Indien de voorstellers menen dat er redenen zijn om een eerder afgewezen kandidaat opnieuw voor te dragen dan is dat mogelijk. Het verdient wel aanbeveling hierover met de secretaris én de ledencommissie te spreken alvorens die procedure in werking wordt gesteld.

pagina 3

Op onderdelen 

Ø

De variëteit in classificaties in de club dient een zo groot mogelijke diversiteit te zijn van bestaande beroepen of anderszins maatschappelijke functies. De regels schrijven voor dat maximaal vijf leden met gelijke classificatie lid kunnen zijn. Ons streven is daar zoveel mogelijk (ruimschoots) binnen te blijven;

Ø	Er wordt actief en passief geworven onder personen die kwalitatief een goede bijdrage kunnen leveren aan het functioneren van de club en de doestellingen van Rotary in het algemeen.

Ø	De verhouding man/vrouw verdient extra aandacht in die zin dat er gestreefd wordt naar een instroom van meer vrouwelijke dan mannelijke leden.

Ø	Voor het bestendig voortbestaan van de club is het gewenst te streven naar een instroom van in verhouding meer jongere (40/50 jaar) dan oudere (50/60 jaar) leden.

Conclusie

Alles overziend, is ledenwerving en ledenbehoud een zaak waarbij aan de ene kant richtlijnen bestaan die duidelijkheid verschaffen hoe er mee om te gaan. Aan de ander kant blijft het ook een zaak waarbij het gaat om personen en niemand is gebaat bij (blijvende) frustraties, de voorstellers en de ledencommissie net zo min als de kandidaten). Het mag van alle Rotaryleden verwacht worden dat zij ook op dit terrein met respect naar elkaar op de juiste manier hiermee omgaan.

Zoetermeer, 8 december 2008

Bestuur R.C. Zoetermeer Zegwaart