Verslag bestuursvergadering 6 november 2019

Opening 21h30

Notulist: Katleen

Mededelingen

Aanwezig

Erik V., Marie-Jeanne, Wim, Coen, Sarah, Andy en Katleen

Locatie

Moy Fa (Axel)

Onderwerp / Besluiten

Beschrijving onderwerp

1.	Opvolging verslag vorige bestuursvergadering : er zullen geen andere vormen van lidmaatschap worden toegelaten. Ofwel ben je lid, ofwel niet.

2.

Wim vraagt een kritische kijk op de inkomsten en uitgaven. Uitgaven lijken soms zeer hoog en worden veelal betaald via de contributies en niet via opbrengst uit activiteiten. Er zal kritischer gekeken worden naar projecten en wat met het geld gebeurt. Voorbeeld Truckroll : vereist toch wat verdere toelichting door deze organisatie wat met geld gebeurd is, aangezien zij sowieso al veel sponsors hebben. Door club werd 1.250 euro per jaar toegezegd (voor 2018 en 2019).

3.	Voor het Nepalproject werd bijkomende informatie bezorgd (zie hierna).

4.

Evaluatie oesterparty : Wim heeft overzicht gemaakt van kosten en baten van de Oesterparty. Inkomsten 2.985 euro, uitgaven 3.348,89 euro (waarvan 1.737,71 euro drank aan De Kirke). Er werd uit eigen middelen van de club 1.500 euro gesponsord aan Mascura vermits er niet voldoende opbrengst is uit het event. Moet dus herbekeken worden volgend jaar. Optie om fysieke kaarten te verkopen wordt door Andy voorgesteld.

5.	Miranda zal op 13/11 aanvaard worden als lid van de club. Irene wil ook lidmaatschap opnieuw oppakken. Maar nog geen drie keer vernoemd.

6.	De documenten voor de Kamer van Koophandel werden ondertekend en zullen door Christine in orde worden gebracht.

7.	De VZW Lichtpunt uit Zelzate zouden wij als club graag actief ondersteunen. Vraag is wat wij kunnen doen. Zal door de VZW toegelicht worden op 13/11.

8.	De brunch gaat in 2020 door op dezelfde locatie. Wordt jubileumeditie, 10 jaar brunch. Speciale actie hierrond nodig ? Kick-off moet één van de volgende vergadering gebeuren.

9.	Kerstfeest gaat door in A Table (Axel) op woensdag 11/12. Bijdrage per persoon 50 euro, club past de rest bij. Coen regelt menu.

10.

Er wordt nog steeds gezocht naar Belgische locatie. Den Hof in Zelzate kan optie zijn, maar is een stuk duurder dan De Baeckermat. Er is wel een hele mooie zaal. Andy heeft gedetailleerde prijsofferte voor zaal en eten. Wim stelt vast dat wij al jaren 25 euro betalen in De Baeckermat, maar dat de club steeds een deel moet opleggen. Optie om tarief naar 30 euro te verhogen ?

11.	Er zijn nieuwe statuten en een huishoudelijk reglement, voorbereid door Erik V., Wim en Coen. Aan statuten kan niet veel gewijzigd worden, zijn vastgelegd door Rotary Nederland. Zijn wel interessant om na te lezen, aangezien veel voorkomende vragen hierin worden opgelost.

Afsluiting 22h30

Beste Rotarians,

Middels dit schrijven wil ik u een korte update geven met betrekking tot het gezamenlijke initatief van uw Zeeuws Vlaamse Rotaryclubs: ‘Maatschappelijke impuls door educatie - Nepal’.

In de week van 14 tot 21 oktober jl. heb ik een bezoek gebracht aan Nepal met als onbetwist hoogtepunt een bijeenkomst met de studenten welke momenteel deelnemen aan het Pay-it-Forward fellowship en – uiteraard – de overhandiging van een symbolische cheque om onze steun voor het komende jaar te bevestigen, met daarbij de toezegging dat men ook de komende drie jaar een dergelijke financiële impuls tegemoet kan zien.

Naast de overhandiging van de symbolische cheque (noot: de bijdrage is inmiddels overgemaakt aan Samaanta Foundation) werden tevens een 7-tal tweedehands laptops en tablets overhandigd – beschikbaar gesteld door enkele leden van Rotaryclub Oostburg. Dit stelt Samaanta Foundation enerzijds in staat om laptops beschikbaar te stellen aan haar Bachelor-studenten en daarnaast kunnen hierdoor aanvullende computer trainingen nu ‘in house’ verzorgd worden, hetgeen een kostenvoordeel meebrengt.

Mochten er binnen uw club leden zijn die goedwerkende (accu!), relatief jonge (< 7 jaar) laptops beschikbaar willen stellen, dan verzoek ik hen vriendelijk contact met mij op te nemen.

Verder ontving ik afgelopen zondag een positief bericht van de penningmeester van TRF Commissie D1610 dat de aanvraag voor een District Grant 2019/2020 akkoord bevonden is door TRF Evanston! Loon naar werken door de vertegenwoordigers van uw club: dank! Vanwege het grote aantal DG-aanvragen binnen ons district kon helaas het aangevraagde bedrag niet volledig toegekend worden, maar desalniettemin kunnen we een bedrag van € 1.475 tegemoet zien – een resultaat om trots op te zijn. Voor de DG-aanvraag voor het jaar 2020/2021 treed ik medio 2020 graag in contact met de TRF-contactpersonen van de andere Zeeuws Vlaamse clubs zodat we bij toerbeurt aanspraak kunnen maken op de District Grant.

Wanneer er vragen binnen uw club leven m.b.t. het project in Nepal en / of naar aanleiding van het bovenstaande dan hoor ik deze graag; eventueel kom ik graag op bezoek bij uw club om een en ander persoonlijk toe te lichten.

Nogmaals dank voor jullie steun!

Met vriendelijke groet,

Mark van den Eijkel

Rotary club Oostburg