250520-verslag-bestuursoverleg.docx

VERSLAG BESTUUR ROTARY OMMEN-DEDEMSVAART dinsdag 20 mei

LOCATIE: Bij Herman

AANVANG: 19.00 uur

1.	Opening en vaststellen agenda

2.	Mededelingen/ ingekomen stukken (bijlage)

-	19 januari 2026 is er een gezamenlijke bijeenkomst met RC Hardenberg. De gouverneur is dan aanwezig en overhandigt de jubileum erkenning voor onze club.

-	Woensdag 23 juli 2025 is er een bijeenkomst met Hardenberg georganiseerd door Hardenberg. De kosten hiervoor worden verdeeld over beide clubs.

-	Het zomerprogramma is rond met verschillende zomeractiviteiten. Alleen het programma van 11 augustus is nog niet zeker. Mogelijk wordt dit ingvuld met een bezoek aan de tuin van de buurvrouw van Monique.

-	Bezoek weekend RC Soltau. Een delegatie van de club is aanwezig geweest in Leer. Het was een gezellig samenkomen met de leden van Soltau. De banden zijn weer aangehaald. Volgend jaar komen de leden van de RC Soltau bij ons. (5-7 juni 2026).

3.	Verslag bestuursoverleg (bijlage)

-	Voor 26 mei staat als optie de Vechtdalcup. Dit is definitief.

-	Vitaal Vechtdal wordt nader uitgewerkt. (Actie Herman)

-	De wensstichtig wordt samen opgepakt met de juniokamer (clubzaken) Het verslag is vastgesteld.

AP: Vitaal Vechtdal volgend overleg agenderen. (Sonja)

28 april met thema toekomstkracht wordt als een waardevolle bijeenkomst ervaren. Maar het blijft nog wat abstract. Het is nu voortzetten, oppakken en doorgaan. Het is aan het werkgroep om dit verder op te pakken.

AP: Vervolgbijeenkomst toekomstkracht inplannen voor het programma na de zomer. (Bart en Eline)

Voor het jaarthema is gekozen: Betekenisvol het verschil maken met impact. Zichtbaar maken met verschillende generaties. Essentie van je werk bespreekbaar maken.

4.	Verslag clubzaken (bijlage) De programmacommissie is verantwoordelijk voor het invullen van het programma.

Het verslag is met deze wijzigingen vastgesteld.

5.	Financiën inzicht in 2024/2025 en vooruitkijk op 2025/2026

In de periode 24/25 is er een ontrekking van €500,00 aan der reserves. De reserve bedraagt € 31.700. De jubileumgelden en weekend van Soltau (€2000.00) worden aan de reserve ontrokken. Voor het jubileumweekend wordt 2x € 5.000,= ontrokken. Voor komend jaar komt er een nieuwe begroting waarin dit bedrag wordt meegenomen.

De kosten van de maaltijden zijn bij Kiewiet hoger dan bij Wildhout. I.p. willen we het maaltijdsysteem van gezamenlijke betaling achteraf niet veranderen. Het voorstel voor 25/26 wordt per lid €75,00 per maand.
Voor zowel de gasten als de leden wordt tijdens de bestuurswissel €25,00 berekend.
AP: Financiën bespreken bij de komende clubzaken. (Willem)

6.	Bestuurswissel 30 juni 2025, invulling van de avond, gasten.

7.	Update website en jubileum boekje

De kosten voor de website komt via HostNet op ca. € 130,00 per jaar inclusief het hosten van de clubnaam (rotaryommendedemsvaart.nl. Via RotaryNL kunnen we gratis meeliften op de format van Rotary met de laatste look en feel van Rotary. Het voorstel is om via HostNet nog een half jaar door te gaan. In tussentijd kan de nieuwe website opgestart worden.

8.	Overleg data 2025/2026:  Voorstel Bestuur 1 september (groot), 1 december (klein), 16 februari (groot), 18 mei (klein), clubkracht week erna. (Klein is DB, Groot is met PC,VC,CC en fellowship)

9.	Avondjes van zes 2025/2026

10.

Sprekers:

-	Alternatief van boekje Maatje op Maat

-	Rol en taken bij ontvangst van sprekers (locatie, maaltijd, presentje, ontvangst, klaarzetten beamer)

11.	Verzoek Mak

Mak heeft een verzoek ingedied om Frans te eren met een Fellowship erkenning. Frans is clubdichter. Sonja zoekt de criteria op voor een Paul Herris Fellow onderscheiding en zend dit door. AP Volgende keer onderwerp terug laten komen op de agenda. (Sonja)

12.	Verzoek Monique

Monique wil graag voor een half jaar een time-out en vraagt om een half jaar dispensatie. Zij blijft wel lid, betaald contributie, maar hoeft niet bij te drage aan de maaltijden.
AP: contact opnemen met Monique op verzoek communiceren met de club. (Herman)

13.	Rondvraag en sluiting

Belangrijke data:

Bestuurswissel 30 juni

-	26 mei clubdate. Planvorming comissies voor invulling 2025/ 2026 (format Why, What, How) (Eline)

-	26 mei aansluited nieuwe commissievoorzitersoverleg incl . bestuur (Eline)