250113-verslag-bestuursoverleg-aangevuld.docx

VERSLAG BESTUUR ROTARY OMMEN-DEDEMSVAART maandag 13 januari

LOCATIE: Bij Wildhout

AANVANG: 19.30 uur

AANWEZIG: Herman, Aline, Eline, Bart en Willem.

VERSLAG: Sonja

1.	Opening en vaststellen agenda

Het punt jubilarissen wordt toegevoegd onder agenda punt ‘overige onderwerpen’. Verder zijn er geen wijzigingen voor de agenda.

2.	Mededelingen/ ingekomen stukken

-	Mailbericht Martin Luinstra, waarin Martin meedeelt dat hij afscheid neemt van de club. Willem v/d R en Willem W gaan langs om hem een presentje aan te bieden.

-	Mailbericht Reempt en Ineke, die bedanken voor de fijne avond met Kerstdiner.

3.	Verslag bestuursoverleg (bijlage)

-	Het verslag kan vastgesteld met de gemaakte opmerkingen:

- Vechtdalcup vindt 1x per 2 jaar plaats. Het eerstvolgende jaar is 2026

- Voor het jubileumjaar 25/26 komt een reservering van € 10.000, = verspreid over 2025 en 2026.

- Het project maatje op maat is omgezet in een Stichting. Nabil is bij de Stichting actief betrokken.

-	Willem en Willem gaan met een presentje nog op bezoek bij Martin Luinstra ter afronding van zijn lidmaatschap.

-	Met de club Soltau is nog niet gekomen tot een afspraak. Met hen zal een overleg plaatsvinden via Teams. Er is verschil van mening of contact met Soltau nog wenselijk is. AP Herman: Erik vragen om aan de club uitleg te geven over Soltau en te pijlen wat de wensen zijn van de huidige clubleden.

-	Met (Herman) Geert Jan Pastoor, Rotaryclub Lelystad, is contact geweest. Besloten is dat er op dit moment geen uitnodiging komt voor een presentatie op een clubavond.

4.	Verslag clubzaken (bijlage)

Het verslag is vastgesteld.

5.	Financiën (Willem)

-	Financieel zitten we iets aan de negatieve kant. Bij bijzondere activiteiten is het zinvol om van tevoren even af te stemmen met de penningmeester, wat de club betaalt of wat de aanwezigen laten betalen bij bijzondere avonden. Dit ter voorkoming van onverwachtse financiële druk op de begroting.

-

Tulpenbollen actie. Dit jaar ‘24/’25 doen we niet mee. Voor het volgende jaar ‘25/’26 is het een optie om weer een verpleeghuis te verrassen met een actie. Mogelijk de nieuwe locatie Rosengaerde te Dalfsen. Frans blijft hiervan de trekker. Mogelijk kunnen we de activiteit aan het 75-jarig jubileum koppelen.

6.	Overige onderwerpen

- Samenstelling bestuur 25/26

- Het bestuur voor 2025-2026 is ingevuld. Karen wordt de inkomend voorzitter. Aline maakt plaats als aftredend voorzitter. De andere bestuursleden blijven ongewijzigd. Eline wil het komende bestuursjaar benoemen als creatiekracht. Besloten wordt om de bestuurswissel in te plannen op 30 juni 2025. Naar een locatie wordt nog gezocht. Pluck elke dag zou een mooie optie zijn als locatie. Ook deze inschatting van kosten graag in overleg met de penningmeester.

- Afstemming commissievoorzitters

- Het voorstel is om de commissievoorzitters meer in verbinding met elkaar te brengen. Voor de programma commissie is het ook plezierig om meer contact te hebben voor de invulling van het programma. Het is prettig om als bestuur te weten waar de commissies mee bezig zijn. De commissies moeten met een voorstel komen om 2 á 3x per jaar een clubavond in te vullen. Op dit moment is het te onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wat doet. AP Herman: plant een overleg in met de commissie voorzitters plus Eline en Sonja. De commissievoorzitters hebben in ieder geval van de week een mail gekregen om de komende clubzaken voor te bereiden.

- Evaluatie bezoek Gouverneur

Er is veel irritatie geweest over de voordracht van deze nieuwe gouverneur. Maar ook andere bijeenkomsten met gouverneurs worden niet als positief of constructief ervaren. Een bijdrage van de gouverneur voelt als een morele verplichting. Deze keer was er veel aandacht voor de Grant, maar zonder toegevoegde waarde. AP Herman: terugkoppeling geven aan de nieuwe gouverneur. De vraag rijst op hoe wij als club willen functioneren, wat doen we met de grotere Rotary en Rotary International? Hoe zien we de toekomst? Het voorstel is om dit een keer (Q2) te bespreken tijdens een clubavond met een externe begeleider. Een optie is 28 april. Ook een vernieuwingscommissie kan een optie zijn. AP Herman en Bart: avond voorbereiden over het belang voor de club van Rotary en Rotary internationaal, geleid door een externe spreker.

- Instellen commissie nieuwe locatie
Na 15 april moeten we Wildthout verlaten. De locatie Pluck elke dag is goed bevallen. Alleen de parkeerruimte is beperkt en donker. Een gesprek met de beheerders is wenselijk of zij een wekelijkse ontvangst van de Rotary kunnen waarmaken. Restaurant Flater heeft ook een mooie setting met een nieuwe eigenaar. Ook rondom Ommen kan gekeken worden. Een commissie kan dit verder uitzoeken met gegeven uitgangspunten. (Annemiek en Frans) zoek een locatie die recht doet de bereikbaarheid van de leden. Goed en gezond eten, eigen afgesloten ruimte met presentatiemogelijkheden voor een prijs rond de 22-25 euro. p.p. Een uitbater die een meedenkt. Een locatie die altijd open is en een buiten heeft. Uitgewerkt voor 31 maart. AP Herman vraagt Annemiek en Frans om plaats te nemen in de commissie nieuwe locatie.

- Begeleiding nieuwe leden

Het is wenselijk dat nieuwe leden een coach/ begeleider krijgen. In de leden commissie is dit onlangs ook besproken. Het voorstel is om nieuwe leden direct toe te voegen aan een commissie (Karin (nieuwe leden), Alex (programma), Bert (toertocht)). Tijdens de installatie kan dit benoemd worden.

Taak en rol commissies (Bart)

Bart geeft aan dat een programma voor de zomervakantieperiode lastig is om weg te zetten. Vooral als startend programma coördinator. Het voorstel is om de commissie vocational voortaan de zomer periode in te laten vullen. Dit geeft lucht aan de programmacommissie om het programma vanaf september verder in te vullen. AP Herman: Het voorstel voor invulling zomerprogramma van 14 juli t/m 24 augustus voorleggen tijdens komende clubzaken.

- Jubilarissen

Frans en Henri zijn beiden komende maand februari 25 jaar lid van de club, Jan GK is dit sinds 5 juli. De vraag rijst op hoe we daar invulling aan gaan geven. Het voorstel is om alleen met 25 jaar lidmaatschap aandacht te besteden aan de jubilarissen door hen te benoemen op een clubavond. AP Herman: Komende clubzaken benoemen dat Henri en Frans per februari as. 25 jaar lid zijn van de club.

7.	Rondvraag en sluiting

-	Wat betreft de toertocht is er een voorstel om in oktober een toertocht in te plannen en hier jaarlijks mee door te gaan totdat er een passend alternatief is.

-	Bart zal een bloemetje afgeven bij de zoon van Laura als bedankje voor zijn bijdrage aan de clubavond.

-	Vraag naar factuur van de Stichting. Aline pakt dit op met Fedde.

-	Het gaat goed met de wijnafname, maar het kan nog beter. HP Herman: wijnactie onder de aandacht brengen tijdens clubzaken.

-	Erik komt niet toe aan het beheren van de website. Sonja wil deze taak wel overnemen en zal voortaan de clubwebsite bijhouden.

Belangrijke data:

Clubzaken 20 januari

Clubzaken 14 april, 7 april bestuursoverleg

Clubzaken 2 juni, 26 mei bestuursoverleg