241007-verslag-bestuursoverleg.docx

1.

Opening en vaststellen agenda

2.

Mededelingen/ ingekomen stukken

-

Uitnodiging informatie avond bestuursleden (bijlage): Er is een uitnodiging binnen gekomen vanuit Rotary Noord-Nederland voor het bijwonen van een informatieavond op 24 oktober te Drachten. Sonja kan hierheen gaan.

-

Pre Pets: Eline heeft een uitnodiging gekregen en kan hier heen gaan.

-

Factuur aantal clubleden (bijlage). De club staat voor komend seizoen geregistreerd met 29 clubleden.

-

Martin Luinstra is nog steeds lid, maar is de laatste jaren niet aanwezig geweest. De maaltijden worden niet maar het lidmaatschap wordt wel naar hem doorberekend. Hij weet dat hij lid is en wil dit voorlopig blijven continueren ondanks zijn beperkingen. AP Herman: neemt contact op met Martin om te horen hoe het gaat en wat voor hem wenselijk is. Martin staat wel genoteerd in de Rotary App en zal zichzelf niet afmelden. Naar Wildthout wordt wekelijks het aantal aanwezigen via de Rotary App doorgegeven minus 1 persoon.

-

Met Alexander is afgesproken dat hij voorlopig geen lid is maar later wel weer actief mee wil doen. Hij staat voorlopig niet genoteerd in de Rotary App. AP Herman: bij de komende clubzaken uitleg geven over het lidmaatschap van Alexander en Martin.

-

Bert Linde: Bert vraagt zich af of hij bij het bestuur hoort. Dit is toentertijd tot stand gekomen in zijn rol als voorzitter van community service. Nu is Herman voorzitter en in die hoedanigheid lid van het bestuur. Voor de aanwezigen is deze dubbelrol niet wenselijk. AP Herman: naar een vervangend voorzitter zoeken voor community service. Iemand die ook deel kan nemen aan het bestuursoverleg.

-

Mail Maatje op maat: Dit bericht komt van Reempt met de vraag aan de club om door te gaan met een jaarlijkse bijdrage van € 1500, = naar de Stichting. Het project bestaat nog steeds en is omgezet in een Stichting. Nabil is hierbij actief betrokken.

-

Een bijdrage van € 1500, = moet eerst voorgelegd worden aan de club voor wel of geen akkoord. AP Herman: tijdens de komende clubzaken de vraag van Reempt voorleggen aan de club. Via Eline kan contact opgenomen worden om na januari het thema te agenderen voor een clubavond.

-

Factuur Martin Lip: Deze kwam via een omweg binnen en is betaald. Op de komende facturen moet voor de goede route de naam met mailadres van de penningmeester genoteerd staan.

3.

Verslag bestuursoverleg

4.

Verslag clubzaken

5.

Wensen komend jaar

-

Eline is benaderd door Geert Jan Pastoor (RC Lelystad) voor een presentatie over het verzamelen van recycling zonnepanelen voor een ziekenhuis in Suriname. Geert Jan wil op verschillende plaatsen een presentatie verzorging voor het werven van gelden hiervoor.

-

Eline wil met Aline en Erik in gesprek om richting te bepalen voor het komende jaar.

-

Er-op-uit: Er zit voldoende geld in de pot voor nieuw uitjes die passen bij het principe van er-op-uit. Een deel maatwerk en een deel voor groepsvoorzieningen.

-

Programma commissie: Tussen de € 20,00 - € 25,00 pp kan een maaltijd geregeld worden voor een clubactiviteit buiten Wildthoudt. Het is aan de programma commissie hoe dit in te richten en wat er gedaan wordt met de feestdagen. De programma commissie coördineert het programma en de commissies voeren het uit.

-

Bert en Jos kunnen nog een levensverhaal houden.

-

De Club van zes is op 6 december. Per groep kunnen zij er een sinterklaasviering van maken.

-

25-26 is Kerst. Daarom is maandag de 23e een vrije avond.

-

16 december een kerstmaaltijd met partners met een korte kerstoverdenking door Cor Baljeu.

-

30 december is er een open avond/ reflectie op het afgelopen jaar.

-

6 januari de nieuwjaarsreceptie.

6.

Financiën

-

Willem heeft een overzicht gemaakt naast de begroting. De verwachting was dat we uit de pas zouden lopen vanwege het regelmatig uitwijken naar andere locaties. Er is echter een gering tekort. De kascommissie zal nog naar de begroting kijken. Dit is voor Jan en een mede clublid.

-

De Vechtdalcup: Dit jaar heeft er geen Vechtdalcup plaatsgevonden. Deze activiteit zal nog 1x per twee jaar plaats vinden. Eerstvolgende keer is 2026.

-

De wijnactie kan doorgaan. Het is een goede deal en wijn van goede kwaliteit. De opbrengst is goed inzetbaar voor de goede doelen acties. Ca, € 55,00 per doos. De flyer moet hiervoor nog wel aangepast met nieuwe plaatjes. AP Aline: aanpassen van de flyer voor de wijnactie. Willem gaat een nieuwe voorraad bestellen.

-

Voor het jubileum 25-26 moet een reservering komen van € 5.000. Voor de komende 2 jaar (2025/2026) komt dit op € 10.000. De clubcontributie gaat daarmee omhoog van € 25,00 naar € 30,00.

7.

Overige onderwerpen

-

Soltau: Er ligt een voorstel dat Henri zijn voorzittersrol opzegt en Erik dit overneemt. Bekeken gaat worden wat de wederzijdse verwachtingen zijn van beide clubs.

-

AP Herman: afstemmen met beide heren over wie contact gaat opnemen met de club uit Soltau.

8.

Rondvraag en sluiting