250217-verslag-comm-voorzitter-overleg.docx
VERSLAG commissievoorzittersoverleg ROTARY OMMEN-DEDEMSVAART maandag 17 februari
LOCATIE: Wildhout Ommen
AANVANG: 19.30 uur
AANWEZIG: Herman, Eline, Bart, Paul, Bert, Monique, Gerdien, Karin, Annemiek
VERSLAG: Sonja
1. |
Welkom |
2. |
Herman heet ieder welkom. Het doel van het overleg is om terug te blikken op de achterliggende maanden. Hoe gaat het binnen de commissies, is er voldoende slagkracht en enthousiasme? Waar lopen we eventueel tegenaan? |
3. |
Plannen per commissie voor de komende maanden |
- Programma commissie (Bart)
De programmacommissie had een stroeve aanloop met veel beginners ongemak, gebrek aan coaching en overdracht. De groep is 3x bijeen geweest. De vaart zit er nu in. Het programma is grotendeels ingevuld. Hij mist een duidelijk doel vanuit het bestuur voor het jaar waar aangehaakt kan worden. Er is behoefte om dieper in te gaan op hetgeen begin van de avond door de nieuwe leden is aangekaart. Mogelijk met ondersteuning door een externe trainer/ coach om met elkaar te kijken naar de identiteit van de club, onderlinge verbinding, waarden, de weg naar de toekomst.
Al pratend wordt geconstateerd dat Intern genoeg deskundigheid in huis is om dit op te pakken op proces met als uitganspunt de waarden van de Rotary.
Het voorstel is om met een aantal mensen (Herman, Monique, Karin, en Eline) dit voor te bereiden. Dit kan plaatsvinden op 28 april tijdens de clubavond “Toekomst”.
AP Herman: Herman neemt hierin de lead en communiceert dit met de club.
Bart geeft aan dat vanuit de commissie vocational service gedurende de zomer invulling gegeven kan worden voor de avonden van 14 juli-22 augustus. Bijvoorbeeld met activiteiten als: wandelen, fietsen, buiten eten.
- Commissie vocational service (Paul):
Het programma is ingevuld. De vraag is of het mogelijk is om de waarden van de Rotary te bevragen/ mee te laten nemen in de presentaties. Er zijn mooie berdrijfsbezoeken geweest. Vanwege Paul zijn achtergrond en netwerk waren dit in meerderheid agrarische bezoeken.
- Commissie community service/ toertocht (Bert)
- De datum is voorlopig vastgesteld op zondag 5 oktober en vindt deze keer plaats in Drenthe bij Havelte. Het is de bedoeling een toertocht met meer deelnemers en meer sponsoren. Onderweg komen gelegenheden met diverse hapjes. Een voorstel is voor deelname verschillende classes te maken. Eropuit hoort eigenlijk ook bij deze commissie.
- Eropuit (Monique)
Een aantal uitjes zijn vorig jaar uitgezet. De bedoeling is om dit verder uit te werken met meer deelname/ ondersteuning van de club. 10 maart verzorgt Eropuit het programma van de clubavond.
- Ledencommissie (Gerdien)
Er zijn nu twee avonden georganiseerd. 12 mei verzorgt de ledencommissie het programma van de clubavond.
Vanuit de juniorkamer kwam de vraag voor een gezamenlijke activiteit. Een excursie naar Easytoys te Veendam. Een datum voor invulling van het programma volgt.
Er zijn nog twee personen die belangstelling hebben voor de Rotary. Aan nieuwe leden wordt een buddy toegewezen. De gedachte is om dit toe te wijzen voor de 1e 100 dagen.
Helaas werkt de website niet en is de getoonde informatie verouderd. Een van de leden heeft zich opgegeven via de website. Het verzoek is nergens aan gekomen. Dit heeft de aandacht van het bestuur. Aline kent iemand die de website kan inrichten. Sonja gaat het bijhouden van de website overnemen van Erik.
AP Sonja: contact opnemen met Aline.
- Commissie fellowship (Karin)
Het running diner was de laatste keer zeer geslaagd met veel deelnemers en gezelligheid. Sinterklaas was deze keer een ‘club van zes avond’ wat in groepjes is uitgewerkt. Wandel- en, fietsactiviteiten komen rond de zomer (2 juni verzorgt commissie fellowship het programma met een activiteit)
- |
Het voedselbankdiner (Eline) |
Het aantal deelnemers viel dit jaar wat tegen. Er waren op het laatste moment veel afmeldingen (mogelijke oorzaken: cultuur, vervoer, communicatie). De mensen die wel aanwezig waren, waren zeer enthousiast.
- |
Jeugd (Annemiek) onderdeel van ‘Eropuit’ |
- International (Henri en Erik via Herman)
Het voorstel is om de vriendschap met de leden van de club te Soltau weer aan te halen. Hiervoor zijn voor de komende jaren verschillende data geprikt om bijeen te komen. De notitie wordt deze week door Herman aan iedereen gemaild. Ook de leden in Soltau krijgen een notitie.
- Jubileumuitje Sonja
Het jubileumuitje is een onderdeel van het jubileumjaar 26/27. Ieder kwartaal zal hier aandacht aan besteed worden d.m.v. een activiteit/ aandacht moment. Het jubileumuitje vindt plaats in het weekend van 10-12 april 2026. Henri gaat op zoek naar een geschikte locatie.
4. |
Wat willen we meegeven voor bestuursjaar 2025-2026. |
Eline is deze periode voorzitter. Het komende bestuursjaar heet creatiekracht met aandacht voor verbinding, samenhang, structuur en out of de box. Voor de bestuurswissel komt een uitnodiging aan de voorzitters om te komen tot een jaarplan (geld generen, activiteiten organiseren).
AP Eline: Uitnodiging verzenden aan de commissievoorzitters 2025/2026.
5. |
Welke afspraken gaan we maken en welke activiteiten plannen voor de rest van dit bestuursjaar? |
Het grootste deel van het jaar is ingevuld.
16 en 23 juni zijn nog avonden zonder programma. Mogelijk kan een dochter van een lid iets vertellen. Tijdens de bestuurswissel is een moment voor terugblik/ jaar in beeld.
AP Annemiek: dochter polsen voor een praatje op 16 of 23 juni
6. |
Wat verder aan de orde komt |
Secret friends: Dit jaar was een kennismaking met secret friends. Het voorstel is om op 3 maart dit in te brengen in de club met de vraag of we hiermee doorgaan. Als we doorgaan pakken we dit op per clubjaar.
AP Herman. 3 maart secred friends uitvragen aan de clubleden wat wenselijk is.
Lief en leed: Mak wil dit weer oppakken. Het kan een onderdeel zijn van Fellowship.
Er is behoefte aan meer communicatie over lief en leed van leden. Het is goed om ook zorgvuldig afscheid te nemen van leden en een afscheid schriftelijk te communiceren met de clubleden.
7. |
Rondvraag |
Paul, geeft aan dat hij geschrokken is van het hoge bedrag dat vast zit in de pot van Rotary NL. De procedure om dit uit te geven aan goede doelen is omslachtig en lukt lang niet iedere club. Helaas heeft Rotary OD hier geen invloed op.
AP Herman: Herman gaat binnenkort in gesprek met de gouverneur en neemt dit mee. Inmiddels worden er trainingen georganiseerd door Rotary NL
Bart geef aan dat we 17 maart? voor het laatst te gast zijn in Wildthoudt. ‘Pluk elke dag’ is minder geschikt dan gedacht. Kiewiet is genegen om op maandag open te gaan. Tante Pos moet nog benaderd. Annemiek en Frans gaan opzoek naar een nieuwe locatie.
8. |
Sluiting |