250407-verslag-bestuursoverleg.docx

VERSLAG BESTUUR ROTARY OMMEN-DEDEMSVAART maandag 7 april

LOCATIE: Kiewiet te Dedemsvaart

AANVANG: 16.15 uur

1.	Opening en vaststellen agenda

De voorzitter opent het overleg.

2.	Mededelingen/ ingekomen stukken (bijlage)

-	Agenda DA ALV (250412) t.k.g.

-	Verslag DA ALV D1590 (240420) t.k.g.

-	Huishoudelijk regelement D 1590 t.k.g

-	In het huishoudelijke regelement wordt genoemd dan jubilerende clubs voor ieder jaar bestaan €10, = krijgt. Voor ROD zou dat €750, = zijn. De Gouverneur komt dit uitreiken.

-	Uitnodiging deelname aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) 12 april vanaf 9.45 uur via Zoom. Herman zal deelnemen aan het zoomoverleg.

-	Foto’s: Voor het jaarboekje heeft het de voorkeur om van ieder nieuwe pasfoto’s te maken met dezelfde achtergrond. Frans wil en kan hiervoor zorgen en zal op een aantal clubavonden april aanwezig zijn voor het nemen van foto’s. Half uur voor en/of half uur na de clubbijeenkomst.

3.	Verslag bestuursoverleg (bijlage)

Vechtdal club: Een optie hiervoor is 29 mei 2026.
Het verslag is vastgesteld.

4.	Verslag clubzaken (bijlage)

Het is verslag is vastgesteld.
Bart Mellink is nog niet bij een commissie ingedeeld. Een optie is om hem te laten aansluiten bij de leden commissie. Herman nodigt hem uit.

5.	Financiën (Willem)

De wijnverkoop loopt achter. Hier kan nog meer aandacht aan besteed worden. Herman zal komende clubzaken hier nogmaals de aandacht op vestigen. Als ieder minimaal 5 dozen afneemt om door te geven of voor eigen gebruik dan komen we door de voorraad heen.
Door het verblijf bij Kiewiet zijn de kosten voor de maaltijden omhoog gegaan. Willem zal dit aan het eind van het jaar naar de leden doorberekenen.

6.	Stand van zaken

Eline heeft een opzetje gemaakt met namen voor een indeling van de verschillende commissies. Voor de bestuursoverdracht is Pluck elke dag gereserveerd. De programmacommissie en de inkomend voorzitter organiseren deze avond. Eline legt dan ook haar jaarthema “Creatiekracht” uit.

7.	Vitaal Vechtdal (Herman)

Vertegenwoordigers van Vitaal Vechtdal zijn bij een clubavond aanwezig geweest. Het ging toen vooral over wat Vitaal Vechtdal kan bijdragen aan ondernemers. Herman heeft een gesprek met hen gehad wat Rotary voor hen zou kunnen doen. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als Rotary als ambassadeur zich kan verbinden aan Vitaal Vechtdal. Mogelijk kan ROD een bijdrage van € 250, = leveren aan hun projecten. Daarnaast zijn er nog meerdere opties mogelijk. Vanuit gezondheid zouden we ons kunnen aansluiten. Mogelijk kunnen we gezamenlijk een fietstocht organiseren. Herman gaat een vervolggesprek voor een verdere oriëntatie.

8.	Toekomst van onze eigen club, invulling 28/4 (Herman)

Er is een werkgroepje actief om met op een clubavond met elkaar in gesprek te gaan. Via mentimeter is het mogelijk om de bevindingen te polsen. Een externe spreker is uitgenodigd om het gesprek te leiden. I.p. gaat het over veranderingen voor de langer termijn. Het zou mooi zijn om out of the box te kunnen denken.

9.	Samenwerking met Soltau (Herman)

Met clubzaken kom Soltau aan de orde. De leden in Soltau gaan akkoord met het voorstel. Het is nu aan de club wat we gaan doen. Het voorstel is 5-7 juni 2026. Tijdens clubzaken kunnen we dit meedelen. 11-13 april is het jubileumweekend. 10 mei gaat een afvaardiging van de club naar hun clubweekend in Leer. Er is ruimte voor 6-10 man/ vrouw. (Vz, inc. Vz, Erik en Henri, Willem, Bart) Uitvragen tijdens clubzaken naar belangstellenden.

10.	Invulling zomer programma

Het voorstel was om het zomerprogramma in te laten vullen door de fellowshipcommissie en niet door de programmacommissie te laten invullen. Er komt 28 april een gesprek voor een gezamenlijk invulling van een luchtig zomerprogramma.

11.	Website Rotary (Sonja)

Sonja is op zoek gegaan naar de mogelijkheden die Rotary biedt voor het opbouwen van een website. Zij heeft de club aangemeld voor een Rotary clubsite en via Marijke Inklaar heeft zij een contactpersoon door gekregen. Van Erik krijgt zij nog de inlogcodes om de huidige website aan te passen. Het zou prettig zijn als er twee personen zijn die de website kunnen beheren. Een optie wordt genoemd om ook de wekelijkse berichten toe te voegen in de Rotary app. Er is behoefte aan kort weekberichten, maar dan wel door iedereen en om de beurt geschreven. Dit wordt nog uitgezocht.

12.	Jaarboekje jubileumjaar

Het voorstel is om voor het jubileumjaar een fysiek jaarboekje te maken. Van Rienk is een Word-versie van het vorige jaarboekje doorgestuurd. Maar ook de Rotary site geeft tekst voor een jaarboekje. De ambitie is om In september het nieuwe jubileumboekje te presenteren met recente foto’s een actuele tekst voor het jaar 2025/2026.

Vakanties bestuursleden:

-	Herman half juli- 11 augustus

-	Sonja begin mei twee weken en begin juni twee weken

-	Eline 28 juli- 17 augustus

13.	Rondvraag en sluiting

Er is een vraag voor een Shelterbox binnengekomen voor Mya Mar. Tijdens de clubavond aankaarten of we daar geld voor willen doneren. De donatie moet uit de Stichting komen.

Belangrijke data:

-	Clubdate 14 april

-	Bestuurswissel 20 juni

-	26 mei clubdate. Planvorming commissies voor invulling 2025/ 2026 (format Why, What, How) (Eline)

-	26 mei aansluitend aan de clubavond bestuursoverleg met de nieuwe commissie voorzitters. Benoemen tijdens de clubavond.