251124-verslag-bestuursoverleg.docx

VERSLAG BESTUUR ROTARY OMMEN-DEDEMSVAART maandag 24 november 2025

LOCATIE: Kiewiet

AANVANG: 20.00 uur

AANWEZIG: Eline Ruinemans (voorzitter), Willem Wolthuis (penningmeester) Karin Broekman (inkomend voorzitter) Herman Odink (voor vandaag notulist)

AFWEZIG: Sonja Baljeu (secretaris) en Bart Duijst (voorzitter programmacommissie)

1.	Opening en vaststellen agenda

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De agenda wordt conform voorstel vastgesteld.

2.	Mededelingen/ ingekomen stukken

- hulpvraag Oekraïne (bijlage)
Na korte discussie wordt besloten niet de Rotary in de Oekraine rechtstreeks te steunen maar hiervoor een lokale partij te benaderen (Drivers for Hope in Nieuwleusen) Herman neemt contact met deze partij op.

- hulpvraag Rotary IHE scholarship (bijlage)
De vergadering besluit de Stichting Rotary Ommen-Dedemsvaart helpt voor te stellen hiervoor een bedrag van EUR 500,-- beschikbaar te stellen. Eline neemt contact op met de voorzitter van deze stichting.

- hulpvraag bijdrage aan End Poli Now (vraag om een financiële ondersteuning, zonder de verplichte koop van tulpenbollen)
De vergadering overweegt dat er al veel geld naar End Polio Now is gegaan. Na korte bespreking wordt besloten hiervoor EUR 250,-- beschikbaar te stellen. Ook dit zal via de stichting gebeuren. Eline neemt dit mee in haar overleg met de stichting.

3.	Verslag bestuursoverleg (bijlage) Het verslag wordt vastgesteld zonder aanpassingen. Sonja wordt bedankt voor het maken van dit verslag.

4.	Financiën: evaluatie contributie en financiën

Willem geeft aan dat op basis van de huidige cijfers een kleine plus wordt verwacht aan het einde van het boekjaar. Gesproken wordt over de aparte factuur die de stichting verstuurd van EUR 150,--. Het is bedoeld om dit bedrag als gift te gebruiken bij de individuele belastingaangifte. Het blijkt dat er enkeling gebruik van maakt. Besluit om hiermee te stopen en dit de clubleden voor te leggen.
Na Corona zijn de kosten van de horeca fors gestegen en dus ook de contributie. Dit wordt besproken ook in relatie met verslag van Eline over de Rotary in Hardenberg. Deze telt nog slechts negen leden en de voorzitter van Hardenberg mevr Saskia Silberbusch heeft aangegeven te willen verkennen: een samenwerking of fusie. De vergadering staat hier niet afwijzend tegenover. Eline koppelt dit eerst terug aan Vz Hardenberg en stemt een volgende stap af. De opmerking wordt gemaakt met Lelystad te contacten waar daar zijn ook twee Rotary clubs gefuseerd. In eerste instantie lijkt een fusie de meest voor de hand liggende.

Hardenberg komt tweewekelijks bij elkaar. Om kosten te besparen en wellicht aantrekkelijker te zijn voor nieuwe leden wordt voorgesteld om ook de club te vragen hoe zij in deze case staan: fusie met Hardenberg en tweewekelijks bijeenkomen. (Lions doet dit bijvoorbeeld ook) In dit kader zou ook de naam Rotary Ommen-Dedemsvaart gewzijgd kunnen worden in Rotary Vechtdal.

5.	Vitaal Vechtdal

Herman doet verslag van een gesprek met Vitaal Vechtdal. Op dit moment zijn er geen handjes nodig binnen Vitaal Vechtdal. De wandelingen zijn nu gestopt in de Herfst en Winter. Wellicht kunnen we in voorjaar hand- en spandiensten verlenen. Besluit is dat wij niet steunen met liquide middelen. Actie voor vervolg ligt bij Vitaal Vechtdal.

6.	Evaluatie afgelopen half jaar

De vergadering spreekt haar waardering uit over het verloop van het afgelopen half jaar. ErOpUit zal meer aandacht moeten krijgen. Hiervoor is voldoende geld beschikbaar maar er worden te weinig personen bereikt. Eline meldt dat Marloes Heijne per 01-01-2026 haar lidmaatschap opzegt. (embargo tot na de eerstvolgende clubdate) Zij is voorzitter van deze commissie. Eline neemt contact op met de andere commissieleden om de gemaakt plannen tot actie over te zetten.

7.	Aanpak Soltau

Herman geeft aan dat hij contact heeft met zijn collega van Soltau. Wij ontvangen Soltau in juni 2026. Eline wil graag dat op korte termijn de commissie met een programma komt. Die kan gedeeld worden met Soltau. Uitgangspunt kan het eerder samengestelde programma zijn dat in 2024 is gemaakt. Herman gaat met de commissie aan de slag.

8.	Planning programma 2026

Kerstdiner met partners bij Kiewiet op 15 december wordt door Joost afgestemd met Kiewiet.

Gesproken wordt over de Nieuwjaarsreceptie 5 januari (met partners) die tevens de start is voor het 75 jarige jubileum van de club. Hiervoor zullen ook externen uitgenodigd worden: Afvaardiging Juniorkamer, Paul Harris Fellows, Afvaardiging Vechtdal Vrouwen en Afvaardiging Rotary Hardenberg. Muzikale omlijsting door Astrid Onderwater, vergoeding €250 ex btw.

9.	Voorzitterschap 2026-2027

Karen Broekman deelt haar ervaring met de Prepels. Zij polst de vergadering over haar inkomend voorzitter. De bestuurswissel vindt plaats op 29 juni 2026. Willen Wolthuis is bereid nog één jaar penningmeester te zijn. Karen polst Sonja Baljeu om secretariaat nog een jaar te willen doen. Thema in 2026 is Daadkracht.

10.	Website: Ommen-Dedemsvaart kan komende clubdate gepresenteerd.

HostNet is opgezegd.

Er worden complimenten naar Sonja gemaakt over de nieuwe website. Eline zal haar contacten over het uit de lucht halen van de oude website.

11.

Rondvraag en sluiting Willem: in 2026 is ook weer de Vechtdal Cup. Hij polst de aanwezigen over welk goed doel de opbrengst krijgt. Hierover wordt niets concreets afgesproken. Er wordt ook nog gesproken over bezoek eerder deze avond aan de Makelij. Afgesproken wordt dat Eline met Annemiek en Erik zal bespreken om met de Makelij in gesprek te gaan met de vraag waarmee we hen kunnen helpen. Er wordt gesproken over aankleding terrein en buitenverlichting.

Volgende bestuursoverleggen/ clubdates:

16 februari (groot) clubdate 2 maart

18 mei (klein) clubdate 1 juni