District assembly Datum: dinsdag 10 juni 2025 via Zoom
District Assembly
Datum: dinsdag 10 juni 2025 via Zoom
Aanwezig:
- 19 inkomend voorzitters of gemandateerde Rotaryclub vertegenwoordigers
- 10 leden Dagelijks Bestuur en Grote Staf District 1560, niet stemgerechtigd
- 42 leden hebben vooraf schriftelijk hun stem uitgebracht
- 38 leden afgemeld
1. Opening (20.30 uur)
DGE Henri van het Erve opent de vergadering en heet allen welkom.
Tot de District Assembly is opgeroepen om de district begroting voor het nieuwe Rotary
bestuursjaar, ingaande 1 juli 2025 ter goedkeuring voor te leggen.
De voorzitter licht toe dat de begroting een afspiegeling is van de activiteiten die het
district gaat ondernemen. In de voorliggende begroting zijn t.o.v. voorgaande jaren
posten verplaatst om zoveel als mogelijk de activiteiten te rubriceren per hoofdpost
zodat meer specifiek zichtbaar is welke activiteiten er gepland worden.
De inkomende clubvoorzitters zijn gezamenlijk bevoegd (bij meerderheid van 75% van de
stemmen) om in te stemmen met de voorgestelde bijdrage per clublid voor het
betreffende clubjaar. Zij hebben allen de voorliggende begroting vooraf toegezonden
gekregen, met de onderbouwing van de verhoging van de bijdrage per clublid en de
diverse posten op de begroting. De begroting met onderbouwing is opgesteld door de
inkomend gouverneur in samenwerking met de penningmeester.
Iedere Rotary- en Rotaractclub (bij monde van de inkomende voorzitter) heeft één stem
en kan deze op 4 manieren inzetten:
- Tijdens de Assembly waarbij de inkomende voorzitter zelf aanwezig is;
- Tijdens de Assembly waarbij een namens de inkomende voorzitter gemandateerd
clublid aanwezig is. De naam van het gemandateerd clublid dient vooraf aan de
inkomende gouverneur te zijn doorgegeven;
- Voorafgaand aan de Assembly schriftelijk (bijvoorbeeld met een emailbericht);
- Of géén stem uitbrengen waarbij het verzoek is gedaan om ook dit vooraf aan de
inkomend gouverneur te melden.
Iedere Rotaryclub kan één stem uitbrengen behalve clubs met meer dan 60 leden, die
mogen 2 stemmen uitbrengen. Dit laatste is in district 1560 niet het geval.
2 Rotaract mag voor het eerst in de Rotarygeschiedenis volwaardig meedraaien!
2. Begroting Rotaryjaar 2025-2026 en toelichting
De financiële bijdrage van clubs aan district zijn de afgelopen 3 jaar gestegen van € 61
naar nu voorgesteld € 80 euro. Hoofdoorzaak hiervan is het aantal Rotaryleden die een
dalende trend vertonen. Op grond van actuele cijfers en een prognose op basis van het
aantal opzeggingen tegen de einddatum van het clubjaar is het realistisch om voor het
komende clubjaar uit te gaan van 2050 leden (verdeeld over 68 Rotaryclubs en 5
Rotaractclubs in 6 regio’s). In voorjaar 2025 is een gerichte landelijke
marketingcampagne gestart om de dalende trend in ledenaantal te doorbreken. Ook het
actief benaderen van clubs en aanbieden van ondersteuning daarbij door district is
onderdeel van de campagne. De marketingcampagne is erop gericht om Rotary
aantrekkelijker te maken om lid te worden.
Landelijk is besloten om een fors budget uit te trekken om dit te realiseren en de
districten en regio’s sluiten hier zo dicht mogelijk op aan. Het doel is dat in iedere regio
initiatieven worden opgepakt die clubs helpen om zo goed mogelijk in de lokale
gemeenschap gebruik te kunnen maken van de landelijke campagnes. En om goed in te
spelen op de leads van potentiële leden die via de landelijke website worden
gegenereerd. De activiteiten zullen met name in het komende clubjaar gericht zijn op het
ombuigen van de dalende trend in ledenaantallen naar een stabilisatie in het komende
clubjaar en een voorzichtige groei in de komende jaren.
Rotaractleden dragen in het komende clubjaar voor het eerst ook bij aan de
kostendekking van de districtsbegroting.
Ook bij Rotaryclubs zelf is het dalende ledenaantal argument om kritisch naar alle kosten
en activiteiten te gaan kijken en daarom wordt een verhoging van de clubbijdrage aan
district als minder wenselijk ervaren. De verhoging van de clubbijdrage noodzaken ook
de clubs om contributie te verhogen. Als mogelijke suggestie voor kostenbesparing bij
district, en daarmee voorkomen van verhoging van de clubbijdrage, worden een aantal
zaken genoemd:
- District bestuurskosten zou op bezuinigd kunnen worden of op de kosten voor de
commissies;
- met de stofkam nogmaals kritisch door alle posten op de begroting lopen;
- In de voorliggende begroting zijn meerdere eenmalige kosten opgenomen voor
bijvoorbeeld bijdrage Summit en de marketingcampagnes. In overweging wordt
gegeven om daarna (in het volgende Rotary bestuursjaar) weer terug te gaan naar een
clubbijdrage ter hoogte van vorig Rotaryjaar.
Toegezegd wordt dat hier bij het opstellen van de volgende begroting rekening mee
gehouden zal worden en aan de DGN Patty van Vierzen zal worden meegegeven. Evenals
alle andere kanttekeningen op de begroting en contributieverhoging.
Toegezegd wordt dat kritisch alle uitgaven gevolgd zullen worden en dat terugkoppeling
per kwartaal op de resultaten van alle acties gegeven zal worden.
Ook zullen KPI’s worden vastgesteld, zowel kwalitatieve als kwantitatieve zodat gestuurd
wordt op de acties en tijdig bijgestuurd kan worden op het onderliggend hoofddoel de
dalende trend voor het eerst in jaren om te buigen naar stabilisatie.
3 De penningmeester geeft aan dat het eigen vermogen ca. € 50.000 bedraagt en daarmee
de ondergrens is om mogelijke tegenvallers op te kunnen vangen.
Op de vraag of vanuit de contributie het district ook aan landelijk activiteiten (RAN
- Rotary Administratie Nederland -) wordt bijgedragen wordt geantwoord dat dit het
geval is. De hoogte van de bijdrage aan de RAN is hetzelfde als vorig jaar. Dit kan omdat
bij de RAN voldoende vermogen aanwezig is waarop kan worden ingeteerd.
De RAN verricht hiervoor ICT werkzaamheden, marketingcampagnes, financiële- en de
ledenadministratie (LEAD). Toegelicht wordt dat het landelijke Gouverneursberaad het
beleid bepaald en dat RAN het uitvoerende orgaan hiervoor is.
PELS en RLI
Afgelopen clubjaar is de PELS georganiseerd inclusief overnachting en met een eigen
bijdrage per deelnemer. De opzet is weliswaar goed ontvangen maar de vraag wordt
gesteld of ook dit niet een verkapte verhoging van de contributie is. Datzelfde geldt voor
de verhoging van de clubbijdrage aan de RLI.
In overweging wordt gegeven om de PELS eenvoudiger van opzet te maken en om alle
posten in de begroting nogmaals kritisch met de stofkam door te gaan waardoor
clubbijdrage verhoging beperkt kan blijven.
Toegelicht wordt dat de helft van de eigen bijdrage per deelnemer aan de PELS voorzien
zijn in de districtsbegroting en de andere helft van de kosten worden doorbelast aan de
deelnemende inkomende voorzitters. Voor de PELS geldt een verplichte deelname en is
met name bedoeld als voorbereiding op het voorzittersjaar en om de onderlinge
contacten te versterken.
De RLI is niet verplicht maar wordt indringend aangeraden om als inkomende voorzitter
te volgen. Hierop reageren oud-deelnemers met dat zij de meerwaarde ervan hebben
ervaren en dat het een heel verstandige investering is in de voorbereiding op het
voorzittersjaar.
Summit september 2026
In twee delen zal per district worden bijgedragen aan de Summit in september 2026.
Summit vraagt i.v.m. liquiditeitspositie om een eerste deel financiële bijdrage, het totale
bedrag bedraagt € 15.000. Op landelijk niveau (door het Gouverneursberaad) is hiermee
ingestemd. Gouverneurs hebben wel strikte afspraken hierover gemaakt dat gelden die
niet besteed worden aan de Summit of indien er sprake is van winst, de district bijdrage
weer naar rato zal worden teruggestort naar de districten. De begrote bedragen voor de
Summit zijn bedoeld als een garantstelling. Dat wil zeggen dat het budget alleen wordt
gebruikt als er een tekort ontstaat in de exploitatie.
De Summit is een bijzonder evenement dat op zone niveau georganiseerd wordt met een
internationale uitstraling. Het biedt Rotary in Nederland de gelegenheid zich op
nationaal en internationaal niveau te presenteren waar het voor staat, wie we zijn, wat
we doen en hoe groot de impact is op de samenleving. Per district wordt een bedrag van
€ 15.000 aan financiële bijdrage verstrekt hiervoor. Zoals gezegd: het is louter een
garantstelling die alleen wordt bijgedragen als de Summit financieel niet sluitend is.
4 Deze kosten zitten NIET in de jaarbegroting maar worden onttrokken aan het eigen
vermogen.
3. Stemmen
Nadat iedere aanwezige zijn/haar stem heeft uitgebracht en deze zijn toegevoegd aan de
reeds schriftelijk uitgebrachte stemmen, blijkt dat (afgerond) ruim 80% van de stemmen
vóór de verhoging clubbijdrage is waarmee de voorliggende begroting is goedgekeurd.
Toegezegd wordt om nader te onderzoeken waarom er een groot aantal
stemgerechtigden hun stem hebben onthouden en of dit wellicht een achterliggende
reden heeft.
Ook wordt toegezegd dat alle aangereikte suggesties (waaronder enkele ‘stofkam’-
suggesties) nader worden bestudeerd en waar mogelijk worden verwerkt in de
definitieve begroting.
4. Sluiting (21:30 uur)
Henri van het Erve sluit de Assembly en dankt allen voor hun bijdrage.