Notulen District Assembly
Datum: dinsdag 25 november 2025 via Zoom
Aangemeld: leden Dagelijks Bestuur District 1560, 28 Rotaryclubs, 2 Rotaractclubs en 6 Rotaryclubs niet aanwezig maar hebben vooraf hun stem uitgebracht en goedkeuring gegeven op de financiële jaarcijfers 2024-2025 en instemming benoeming Herold Hissink tot DGN.
Voorzitter: DG Bert Meijer
1. |
Opening en mededelingen door DG Bert Meijer
Gouverneur Bert Meijer heet allen welkom.
|
2. |
Toelichting jaarstukken 2024-2025 door Penningmeester Jaco Voltman en korte inhoudelijke terugblik door IPDG Michael Kors
Het district sluit het afgelopen bestuursjaar 2024-2025 op 1 juli 2025 af met een gerealiseerd positief resultaat van € 26.651. Het eigen vermogen per 30 juni 2025 bedraagt € 111.694.
De ledengroei is minder sterk dan begroot waardoor er lagere baten zijn maar door flink en slim op kosten te besparen is er toch een positief resultaat bereikt.
Activiteiten en projecten waarop bespaard is, zijn het Rotary Festival dat in de plaats is gekomen van de Discon (District Conferentie) en waardoor meer dan de helft op het begrote bedrag kon worden bespaard en daarnaast was er kostenbesparing voor zaalhuur voor vergaderingen van district die bij de DG thuis gehouden konden worden.
Op de vraag of de besparing een gevolg is van het niet uitvoeren van begrote projecten of activiteiten wordt geantwoord dat dit niet het geval is. Het is voornamelijk bereikt door “slim” en nauwlettend de kosten te bewaken en daar waar de Rotary-regels het toelaten alternatieven te zoeken voor Rotary-activiteiten zoals de Discon. Eerder stonden de Rotary-regels het niet toe om geen Discon te houden.
De afdracht van het district aan RAN (Rotary Administratie Nederland) is bedoeld voor de financiële- en ledenadministratie en een marketingcampagne met o.a. reclamespots. De RAN is het uitvoerend orgaan dat de beleidsbesluiten van het GB (Gouverneursberaad van de 7 districten in Nederland) uitvoert. De RAN legt verantwoording af aan de 7 DG’s over de begroting en jaarrekening, dit proces is geheel volgens de Rotaryregels en is in control.
De RAN is een Nederlandse stichting. Het district heeft geen juridische vorm.
Op de vraag naar de hogere RAN-bijdrage bij een teruglopend ledenaantal wordt geantwoord dat gekozen is voor een grote marketingcampagne gericht op ledenwerving die veel van het RAN budget heeft gekost.
Verzocht wordt om liever geen afkortingen in de financiële verantwoording te gebruiken om een transparant en overzichtelijk beeld te krijgen. Toegezegd wordt dat voor de zin GELS/GNLS/Institute het woord “opleidingen” gezet zal worden.
Op de vraag over de post “niet declarabele kosten RI” wordt geantwoord dat dit kosten voor Rotary-opleidingen zijn van de DG’s (plus van inkomend DG en de opvolger van de inkomend DG) waarvan RI bepaald heeft dat deze uit het district budget dienen te worden betaald. Deze kosten zijn alle wel in lijn met de Rotary-regels. Op deze posten is ook een kostenbesparing behaald omdat de trainingen “dicht bij huis” gegeven werden.
Op de vraag waarom de uitgaven onder commissies lager uitvielen dan begroot, wordt als voorbeeld genoemd dat de commissie Vocational niet bemand was in 2024-2025, waardoor er ook geen kosten gemaakt werden.
Toegelicht wordt dat 2x per Rotaryjaar een Assembly wordt gehouden, 1 voor goedkeuring van de jaarrekening van het afgelopen Rotaryjaar waar Voorzitters, Secretarissen en Penningmeesters van Rotaryclubs voor worden uitgenodigd en 1 Assembly voor goedkeuring van de begroting voor het volgende Rotaryjaar waar Inkomend Voorzitters, Secretarissen en Penningmeesters van Rotaryclubs voor worden uitgenodigd. De mogelijkheid wordt altijd geboden om indien geen van de leden van het Dagelijks Bestuur van Rotaryclubs aanwezig kan zijn dat een van de andere leden als afgevaardigde van de Rotaryclub de Assembly kan bijwonen en een stem kan uitbrengen of dat de stem schriftelijk vooraf kan worden uitgebracht.
Balans
De vraag wordt gesteld voor welke posten het districtsbestuur een relatief hoog eigen vermogen wil aanhouden. Met name voor grotere evenementen is werkkapitaal benodigd en om onverhoopte calamiteiten binnen het district op te vangen, is meer weerstandsvermogen noodzakelijk.
In de afgelopen 2 jaar is het eigen vermogen van het district sterk toegenomen, in de jaren ervoor was een onwenselijke situatie ontstaan door forse verliezen. De huidige stand van het eigen vermogen is volgens de Penningmeester nog niet op het gewenste niveau.
De RAN heeft veel geld nodig voor de aanschaf van een nieuw softwarepakket voor Nederland waar het wel degelijk van belang is om voldoende eigen vermogen te hebben. De opmerking dat activiteiten van het district, indien de financiële situatie hier aanleiding toe geeft, vroegtijdig kunnen worden gestopt, wordt tegengesproken. Over hoe hoog het eigen vermogen zou moeten zijn, verschillen de meningen.
Een doelvoorziening voor IT bij de districten is een noodzaak en het zou zeer onverantwoord zijn software verbeteringen te lang uit te stellen omdat jarenlang te weinig is geïnvesteerd in IT.
De Penningmeester zal een voorziening opnemen zodra de gewenste hoogte daarvan is geïnventariseerd.
Nagegaan zal worden wat de RAN aan voorziening voor aanschaf van een nieuw softwareprogramma heeft en dit zal aan de Rotaryclubs worden teruggekoppeld door het districtsbestuur.
Opgemerkt wordt dat het moeilijk op clubniveau is uit te leggen dat er een contributieverhoging wordt gevraagd terwijl het district een relatief hoog eigen vermogen heeft.
In de Assembly van 10 juni 2025 over de begroting is volgens een spreekster over de 5 euro contributieverhoging toegezegd dat indien de uitgaven duidelijk lager zijn in het huidige Rotaryjaar het bedrag of deel ervan wordt teruggestort aan de Rotaryclubs.
Dit punt zal worden onderzocht en met name waar de eerdere toezegging betrekking op heeft.
Het Dagelijks Bestuur is van mening dat een goed weerstandsniveau gelijk staat aan één keer de jaarlijkse kosten (zijnde dit jaar € 150.000) in combinatie met het daarbij opnemen van een voorziening voor grote (landelijke) projecten. Navraag zal worden gedaan bij een accountant wat een redelijk weerstandsvermogen in deze situatie zou moeten zijn.
|
3. |
Verslag Auditcommissie m.b.t. de jaarstukken 2024-2025
In de jaarstukken zijn opgenomen:
• De balans per 30 juni 2025 van het district met vergelijkende cijfers
• De staat van baten en lasten over de periode 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025 met
vergelijkende cijfers voorgaand boekjaar alsmede de begroting voor het jaar
2024-2025.
De jaarstukken laten een gerealiseerd positief resultaat zien over het jaar 2024-2025 van
€ 26.651. Het eigen vermogen per 30 juni 2025 bedraagt € 111.694.
De door het districtsbestuur opgestelde jaarstukken 2024-2025 geven de Auditcommissie op basis van haar uitgevoerde werkzaamheden geen aanleiding tot het rapporteren van bijzonderheden.
Uitgevoerde werkzaamheden
De Auditcommissie deelt mee dat zij in het kader van de opdracht de volgende werkzaamheden heeft verricht:
Bespreking van de jaarstukken op 28 oktober 2025 met de IPDG en Penningmeester. Tijdens deze bespreking is een toelichting gegeven op cijfers in vergelijking tot voorgaand boekjaar en de begroting.
Doornemen van de financiële administratie welke ten grondslag ligt aan de jaarstukken 2024-2025.
Kennisnemen van de notulen van het bestuur tot en met 25 juni 2025.
Afrondende bespreking met de Penningmeester op 6 november 2025.
|
4. |
Advies aan de District Assembly van de Auditcommissie, decharge DB voor financieel beheer 2024-2025
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden heeft de Auditcommissie geen bevindingen geconstateerd die hebben geresulteerd in het uitbrengen van een managementletter.
De Auditcommissie schrijft in haar advies dat de District Assembly de jaarstukken 2024-2025 goed kan keuren en IPDG Michael Kors en de overige bestuursleden, het bestuur van de Stichting Beheer D1560 en de TRF (The Rotary Foundation)-Commissie D1560 kan dechargeren voor het door hen gevoerde beleid. Ervan uitgaande, dat de accountant van de Stichting RAN geen bijzonderheden zal rapporteren over de jaarrekening 2024-2025 van de RAN, die de cijfers van het district nog zouden doen wijzigen. Deze laatste zin blijkt een omissie van de Auditcommissie; de commissie, bestaande uit nieuwe leden, meende dat na haar bevindingen er nog een accountant een beoordeling zou geven. Staande de vergadering is aangegeven dat dat niet het geval is: de Auditcommissie bestaat uit accountants en financieel experts; zij doen de beoordeling en verslag. |
Daags na de vergadering heeft de voorzitter van de Auditcommissie deze omissie schriftelijk benoemd en aangegeven dat ze in het volgende verslag deze zin ook niet meer zal opnemen.
De Auditcommissie adviseert in de vergadering aan de District Assembly om de jaarstukken 2024-2025 goed te keuren en IPDG Michael Kors en de overige district bestuursleden te dechargeren voor het door hen gevoerde beleid. Decharge wordt via Zoom door sommige aanwezigen per acclamatie verleend.
De Gouverneur dankt de Auditcommissie voor hun inzet.
5. |
Voorstellen Herold Hissink als kandidaat DGN (DG 2027-2028)
Instemming wordt gevraagd voor zijn benoeming tot DGN
Herold stelt zich persoonlijk voor: 58 jaar, gehuwd, 3 kinderen “uit huis” en sinds 2013 lid van Rotaryclub Barchem, waarvan 5 jaar Secretaris en 1 jaar Voorzitter. Herold is vorig Rotaryjaar gestart als AG (Area Gouverneur) volgens zijn zeggen van de allermooiste regio Achterhoek. Beroepsmatig is Herold dierenarts en animal scientist en op persoonlijk vlak zoals hij het omschrijft: “op weg van workaholic naar atleet”.
Herold’s drijfveer is verbindingen leggen tussen mensen, clubs en nieuwe projecten. Hij wil het district meer verbinden aan de Rotaryclubs. De uitdaging voor hem ligt hem in ledenbeleid.
De aanwezigen stemmen in met de benoeming van Herold Hissink tot DGN. Alom felicitaties voor Herold.
|
6. |
Rondvraag en sluiting
Bert Meijer sluit de Assembly en dankt allen voor hun bijdrage. Hij benadrukt nogmaals dat districtsbestuur goed de kosten zal bewaken en verantwoorde uitgaven zal doen.
|
