Notulen Districtassembly 7 maart 2026
District Assembly D1560
Datum: zaterdag 7 maart 2026 in Elspeet
Aanwezig:
- 45 inkomend voorzitters of gemandateerde Rotaryclub vertegenwoordigers
- 19 leden Dagelijks Bestuur, Grote Staf District 1560 en RLI trainers
1. Opening en mededelingen door District Gouverneur Bert Meijer
District Gouverneur Bert Meijer, voorzitter Assembly vergadering, opent en heet allen van harte welkom.
2. Toelichting op de begroting 2026-2027 door inkomend DG Patty van Vierzen en District Penningmeester Jaco Voltman
Tot de District Assembly is opgeroepen om de district begroting voor het nieuwe Rotary bestuursjaar, ingaande 1 juli 2026, ter goedkeuring voor te leggen.
De voorzitter licht toe dat de begroting een afspiegeling is van de activiteiten die het district gaat ondernemen. Het Districtsbestuur heeft dit jaar bewust gekozen om de Assembly, ter goedkeuring van de begroting, voorafgaand aan de PELS te houden omdat de begroting de activiteiten en kostenposten betreffen die in het komende Rotaryjaar vallen. Daarom de keuze om deze begroting ter goedkeuring voor te leggen aan de inkomend Rotaryclub Voorzitters omdat het hun voorzittersjaar betreft.
De inkomende clubvoorzitters zijn gezamenlijk bevoegd (bij meerderheid van stemmen) om in te stemmen met de voorgestelde bijdrage per clublid voor het betreffende clubjaar en voor de begroting in zijn geheel. Zij hebben allen de voorliggende begroting vooraf toegezonden gekregen, met de onderbouwing. De begroting met onderbouwing is opgesteld door de inkomend Gouverneur, Patty van Vierzen in samenwerking met de District Penningmeester, Jaco Voltman.
Iedere Rotary- en Rotaractclub heeft één stem en is vooraf de mogelijkheid geboden om deze op 3 manieren in te zetten:
- tijdens de Assembly waarbij de inkomende voorzitter zelf aanwezig is;
- tijdens de Assembly waarbij een namens de inkomende voorzitter gemandateerd
clublid aanwezig is. De naam van het gemandateerd clublid dient vooraf aan de
inkomende Gouverneur te zijn doorgegeven;
- voorafgaand aan de Assembly schriftelijk.
Van beide laatste mogelijkheden om een stem uit te brengen is geen gebruikgemaakt.
Iedere Rotaryclub/Rotaractclub kan één stem uitbrengen behalve clubs met meer dan 60 leden, die mogen 2 stemmen uitbrengen. Dit laatste is in District 1560 niet het geval.
De voorzitter vraagt alle aanwezige inkomende Voorzitters om kennis te nemen van de statuten. De landelijke juridische commissie krijgt vele vragen die al in de statuten geregeld zijn en waar in voorkomende gevallen door de Voorzitter van de Rotaryclub naar verwezen kan worden. De in de statuten opgenomen bepalingen dienen door de Rotaryclubs nageleefd te worden.
De Voorzitter maakt allen attent dat ons district vanaf 1 juli 2026 Peace district wordt. Dit wordt bekostigd vanuit de TRF (The Rotary Foundation) gelden 2021 die niet besteed zijn. Dat betekent dat we één jaar lang 2 studenten sponsoren om een opleiding aan één van de 8 universiteiten in de wereld de masteropleiding voor peace-onderhandelaar te laten volgen. Deze info is eveneens opgenomen in de maandelijkse nieuwsbrief van de Gouverneur.
De voorzitter vraagt aandacht voor de vacatures in het district als gevolg van verkiezingstermijnen die verlopen zijn en door uitbreiding van commissies, alle vacatures zijn opgenomen op de website van district. https://www.rotary.nl/d1560/ORGANISATIE/VACATURES/
De Rotary European Action Summit wordt voor het eerst in Nederland/Rotterdam gehouden van 11-13 september a.s. Het district stelt 35 toegangskaarten voor de Summit beschikbaar voor nieuwe leden (officieel ingevoerd lidmaatschap in LEAD vanaf 1-7-2025). Voor de eerste 35 nieuwe leden die aan de voorwaarden voldoen, en aangemeld worden. De inkomend Voorzitters kunnen deze leden aanmelden bij de Secretaris District of Gouverneur. alice.van.oppenraaij@rotary-d1560.nl of bert.meijer@rotary-d1560.nl
Ook is het mogelijk om zich aan te melden als vrijwilliger voor de Summit in Rotterdam. Zij kunnen zich aanmelden bij harriette.verwey@rotary.nl en krijgen 50% korting op de toegangsprijs voor de hele Summit en een vergoeding voor gemaakte reiskosten, daar wordt 1 dag inzet als vrijwilliger voor gevraagd.
Toelichting op de begroting 2026-2027 door inkomend DG Patty van Vierzen en Penningmeester Jaco Voltman
De District Penningmeester licht toe dat de financiële administratie van het district wordt uitgevoerd door de RAN (Rotary Administratie Nederland) en de begrotingsposten in de district begroting zoveel als mogelijk in lijn zijn met het grootboekschema wat door de RAN wordt aangehouden. Dit vergemakkelijkt de administratieve afhandeling en de koppeling van betalingen en ontvangsten op de eigen bankrekening van het district. De RAN verzorgt naast de uitvoering van de financiële administratie voor de districten, verzekeringen, ICT, landelijke communicatie & marketingactiviteiten waarbij als één van de voorbeelden wordt genoemd de wervingscampagne voor de WOC (Week Open Club bijeenkomsten)
De hoogte van de bijdrage van de Nederlandse districten aan de RAN wordt jaarlijks door het gouverneursberaad aan de hand van de begroting van de RAN vastgesteld. Dit wordt gedurende het Rotaryjaar nauwlettend gevolgd en gemonitord door de 7 District Gouverneurs.
Ervaring uit de afgelopen jaren leert dat nadat de begrotingen zijn vastgesteld er een initiatief wordt ingebracht waar direct actie op gevraagd wordt en budgettair niet in is voorzien. Om hier effectief op te kunnen inspelen is een stelpost van € 5.000 opgenomen waarop kan worden teruggevallen bij bijvoorbeeld bij een humanitaire ramp waaraan Rotary hulp wil bieden en o.a. shelterboxen doneert.
De bijdrage vanuit het district van € 36 per lid aan de RAN wordt als hoog ervaren. Nadat is toegelicht en inzichtelijk gemaakt welke activiteiten de RAN daarvoor verzorgd, wordt deze bijdrage als alleszins redelijk en begrijpelijk ervaren. De reclamespotjes voor de WOC worden als leuk en goed ervaren.
Na jaren van verhogen van de contributie per lid, is voor komend clubjaar de keuze gemaakt om de bijdrage te handhaven op het huidige niveau van € 80 en daarop geen kostenverhoging door te voeren.
Voor evenementen van het district is een post van € 28.000 opgenomen. Om te voorkomen dat de activiteiten die georganiseerd worden als BTW-plichtig worden beschouwd, is de keuze gemaakt om geen eigen bijdrage meer te vragen voor deelname aan de evenementen of opleidingen. De District Penningmeester zal over de BTW problematiek de Penningmeesters van Rotaryclubs informeren.
In het huidige clubjaar is fors ingezet op het verbeteren van het imago bij het publiek, bij potentiële nieuwe leden maar zeker ook bij de huidige leden. De doorvertaling van deze campagne naar acties door en voor clubs op districtsniveau vraagt volle aandacht in het komende clubjaar. Hiervoor zal per regio de AG (de Area Gouverneur) ondersteund worden door leden van de commissie Communicatie en Ledenbeleid.
De begrote baten en lasten voor 2026-2027 zijn in balans. Het resultaat dat uiteindelijk gerealiseerd zal gaan worden, zal aan de algemene reserve van het district worden toegevoegd of onttrokken. Uitgangspunt dat hierbij gehanteerd wordt, is om als district een maximale reserve aan te houden van € 75.000, dit wordt voldoende geacht om calamiteiten op te vangen.
Voor het opvolgende clubjaar zal wederom een begroting worden gemaakt door de DGE in samenwerking met de District Penningmeester. De DGE (de inkomend District Gouverneur) kiest op welk moment en in welke vorm dit aan de Rotaryclubs in een Assembly ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Niet alle aanwezige inkomend Voorzitters hadden zich gerealiseerd dat in de Assembly voorafgaand aan de PELS zij, namens hun Rotaryclub om goedkeuring op de begroting zou worden gevraagd. Afgelopen jaren werd de PELS en Assembly over de begroting gescheiden georganiseerd. Voor volgend Rotaryjaar zal de DGE de keuze eventueel heroverwegen.
In de nu voorliggende begroting is gekozen om de kosten van het district zo beperkt mogelijk te houden door meer online vergaderen van commissies en Districtsbestuur. En door met een stofkam alle kostenposten (ook de bestuurskosten) door te gaan. Ook is om naast geen contributieverhoging door te voeren, gekozen om ook geen eigen bijdrage meer te vragen voor de opleidingen RLI en PELS. En wordt toegezegd dat het Districtsbestuur, ook vanuit kostenoogpunt, de RLI/PELS overlap in kennisoverdracht zal meenemen.
Over de opbrengsten licht de District Penningmeester toe dat het aantal Rotary-leden helaas een dalende trend laat zien. Op grond van de actuele cijfers en een prognose op basis van het aantal opzeggingen tegen het einde Rotaryjaar is het realistisch om voor het komende clubjaar te begroten op 2.000 leden in het district (verdeeld over 67 Rotaryclubs, 5 Rotaractclubs in de 6 regio’s)
De baten blijven stabiel maar met meer leden gaat deze post natuurlijk omhoog. Alle inkomend Voorzitters wordt daarom gevraagd aandacht te willen geven aan het werven van nieuwe leden.
Op de vraag dat een voorlopige financiële update c.q. verwachting van 2025/2026 over het huidige boekjaar gemist wordt in de begroting omdat dit overzicht het beter mogelijk maakt om de begroting van 2026-2027 op waarde in te schatten wordt geantwoord en toegelicht dat dit in de volgende Assembly aan de orde zal komen bij de bespreking van de financiële resultaten.
Alle opmerkingen en vragen zullen bij de opstelling van de volgende begroting en voorbereiding volgende Assembly worden meegenomen. En Districtsbestuur zal n.a.v. de vragen en opmerkingen nog scherper bekijken om de begroting gedetailleerder toe te lichten.
De vraag over het “nieuw leven inblazen” van Vocational wekte verbazing omdat Vocational geen aparte avenue is maar juist onderdeel van het totaal. Toegelicht wordt dat bedoeld wordt dat aan Vocational extra aandacht besteed zal worden omdat dit een thema is waar Rotary zich onderscheid t.o.v. andere (service)clubs.
De aanwezigen stemmen bij acclamatie in met de begroting 2026-2027.
3. Rondvraag
Rotary European Action Summit 2026
In 2026 wordt voor het eerst in Nederland de Rotary European Action Summit gehouden in Rotterdam. Om dit unieke moment te vieren, stelt het district 35 vrijkaarten voor nieuwe leden (lid geworden na 1 juli 2025, volgens invoer in LEAD) beschikbaar.
Sluiting door DG Bert Meijer
Bert Meijer sluit de Assembly en dankt allen voor