Van beleven naar beleid: ledenonderzoek D1580

Een positieve beleving van het lidmaatschap is voorwaarde voor een gezonde Rotaryclub. Daarom is het voor een bestuur belangrijk om te weten wat er in de club leeft, hoe het zit met de tevredenheid van de leden, welke wensen en verwachtingen er bestaan. PDG Piet Klok over het onderzoek in het kader van een actief ledenbeleid.

Het is voor een bestuur belangrijk te weten wat er in de club leeft, hoe het zit met de tevredenheid van de leden, welke wensen en verwachtingen er bestaan. Als dit bekend is, wordt het gemakkelijker een koers uit te zetten en deze - waar nodig - bij te stellen. Het optimaal functioneren als serviceclub komt dichterbij!

Ledenonderzoek

Om de clubs van dienst te zijn, heeft de districtscommissie Ledenbeleid van D1580 - daarbij op een aantal punten gebruikmakend van de ervaringen in D1570 - een onderzoek ontwikkeld dat antwoord geeft op de vraag of de leden tevreden zijn over hun club, de activiteiten, de bijeenkomsten en wat zij graag verbeterd willen zien. Op basis van de onderzoeksresultaten kunnen bestuur en leden aanbevelingen formuleren die bijdragen aan een groter welbevinden van de leden in de club en daarmee aan een efficiënter ledenbeleid.

Vragenlijst invullen

Elke club die zich aanmeldt, krijgt het benodigde materiaal toegestuurd. Dat bestaat uit: een presentatie met toelichting, een enquête, een programma voor het verwerken van de enquêteresultaten.

In de presentatie wordt veel aandacht besteed aan de noodzaak van ledenbehoud. Er is sprake van een te groot voortijdig vertrek van leden. In veel gevallen is daar niets te doen, het overkomt je. Wanneer bij het bedanken door een lid echter sprake is van onvrede over het functioneren van de club, wanneer verwachtingen niet uitkomen, dan is het voor de club tijd voor bezinning. In de presentatie wordt een adequate retentiestrategie aanbevolen en wordt een eerste aanzet daartoe aangereikt.

De enquête wordt gehouden onder de op de clubbijeenkomst aanwezige leden. Het is een lijst met 22 vragen. De club heeft de mogelijkheid daar zelf nog 3 vragen aan toe te voegen. Dat wordt vrijwel altijd gedaan. Met behulp van de vragenlijst wordt de individuele tevredenheid van de leden getoetst. Er wordt dus geen onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de club.

Met het verstrekte Excel-bestand zijn de uitslagen van de enquête gemakkelijk grafisch weer te geven en voor de leden in beeld te brengen. Het onderzoek en de uitwerking kunnen geheel ‘in eigen beheer’ door de club plaatsvinden. Desgewenst kan de club wel assistentie krijgen van een lid van de districtscommissie Ledenbeleid.

Tien pilotclubs

Het onderzoek is in het district gepresenteerd in juni 2007. Uiteindelijk deden tien clubs in de eerste ronde mee. Negen ervan stuurden ons tijdig hun scores in. Deze scores zijn door ons samengevoegd. De deelnemende clubs hebben daarna allemaal dit gemiddelde resultaat van ons ontvangen. Ook kregen zij een rapport met verdere informatie over deze eerste ronde van het ledenonderzoek. De resultaten van de individuele clubs worden door ons niet aan anderen verstrekt. In een evaluatiegesprek met de negen clubs in april 2008 kregen we het advies de vragenlijst en de presentatie op een aantal punten te herzien. Dat is gebeurd. Ook werd unaniem geadviseerd het onderzoek voort te zetten. Enkele clubs gaven aan over een aantal jaren op herhaling te gaan.

Tweede ronde

Op de districtsdag in oktober 2008 is het ledenonderzoek opnieuw gepresenteerd. Ook kregen alle clubs schriftelijke informatie thuisgestuurd. Dat leidde spoedig tot een aanmelding door 24 clubs. Daar zou later nog een aantal clubs bijkomen. Dat gaat door: zo af en toe verzoekt weer een club om informatie en toezending van materiaal. Al deze clubs kregen hetzelfde materiaal toegestuurd als in de eerste ronde, met daarbij als aanvulling de gemiddelde scores van de pilotclubs. Men had dan, ondanks de hier en daar gewijzigde vraagstelling, een mogelijkheid om te vergelijken. Tien clubs hebben ons intussen hun scores ingestuurd, van drie andere zijn ze onderweg. Van acht clubs weten we dat het onderzoek op de agenda voor volgend jaar staat. Bij de overige clubs doet het besluit over de afhandeling nog op zich wachten.

Plan van aanpak

De resultaten van de enquête worden in de clubbijeenkomst besproken. In sommige clubs worden wel twee bijeenkomsten ermee gevuld. Deze discussie is een van de belangrijkste momenten in het gehele proces. Wellicht leidt deze tot de conclusie dat voor een positieve beleving van het lidmaatschap nieuwe impulsen nodig zijn. Bewustwording dus. Er worden aanbevelingen genoteerd, er komt een plan van aanpak. Voor het bestuur erg belangrijk: je kunt invulling geven aan datgene wat er in de club leeft, beleid ontwikkelen. Je werkt bottom-up. Na zes maanden vindt in de clubbijeenkomst een evaluatie plaats. Dan wordt teruggekeken op de invulling en uitvoering van de eerder geformuleerde conclusies en aanbevelingen.

Punten van aandacht

De enquête-uitslagen verschillen uiteraard per club. Er zijn wel een paar veel voorkomende punten van zorg. In veel clubs laat de leeftijdsspreiding van de leden te wensen over. Een ander punt van aandacht bij diverse clubs is het onvoldoende aanspreken op elkaars functioneren. Het bestaan van een clubbeleid en het evalueren daarvan mag bij velen ook wel eens op de agenda geplaatst worden. Echter, zeer tot vreugde van de besturen, overheerst de tevredenheid: het merendeel van de leden heeft voldoening in het lidmaatschap. Dit is de bevinding bij alle deelnemende clubs tot nu toe. Dat geeft moed om voort te gaan.

Reacties van clubs

De deelnemende clubs uit zowel de eerste als de tweede ronde hebben op ons verzoek op schrift gezet wat het onderzoek voor de club heeft opgeleverd en wat het mogelijk nog zal gaan betekenen. Enkele reacties, zeer in het kort: a. de club ligt op koers, b. bron van inspiratie, c. basis voor jaarplan, d. diverse verbeterpunten genoteerd, e. meer begrip voor elkaar, f. zinnige conclusies getrokken, g. veranderingen worden gedragen door de gehele club, h. moment van reflectie.

Het vervolg

Intussen overleggen we als district verder met enkele deelnemende clubs over het vervolg op het ledenonderzoek. Wat heeft de club gedaan met de conclusies en aanbevelingen en wat staat er nog op het programma? Blijven er misschien ook aandachtspunten liggen? Deze en andere vragen moeten ons een beeld geven hoe het plan van aanpak z’n weg vindt naar het jaarplan van de club. We sporen de clubs aan het ledenonderzoek niet te zien als een eenmalige gebeurtenis die op een goed moment afgesloten wordt. Ook willen we graag weten hoe we als district in het vervolgtraject de clubs van dienst kunnen zijn en wat we in het ledenonderzoek moeten aanpassen.

Het resultaat

Een eindpunt voor het ledenonderzoek bestaat niet, het proces gaat voort. Maar op een goed moment, als invulling wordt gegeven aan het plan van aanpak, zal wel kunnen worden geconcludeerd dat het welbevinden van de leden groter is geworden, dat de verbondenheid is gegroeid en dat de leden (nog) positiever in de club staan. Dit alles heeft z’n uitwerking op het ledenbeleid. Des te aantrekkelijker een club voor de leden is, des te sneller zullen zij nieuwe leden voordragen. Ook het behoud van leden wordt gemakkelijker: een tevreden lid zal minder gauw voor het lidmaatschap bedanken.

Deelnemen blijft mogelijk

We hebben als D1580 het ledenonderzoek niet ontwikkeld omdat we vinden dat het niet goed gaat met onze clubs. Want de meeste clubs draaien uitstekend. Maar in elke club zijn verbeterpunten te noteren. Het is daarom een misvatting te veronderstellen dat het onderzoek voor de club niet van belang zou zijn. Ook goed draaiende clubs kunnen er voordeel bij hebben.

Clubs uit D1580 die belangstelling hebben en mee willen doen, kunnen dit melden bij districtssecretaris Alfred Schrijver

Belangstellenden uit andere districten kunnen het beste te rade gaan bij hun gouverneur of districtsledencommissie als ze willen weten of er een mogelijkheid bestaat voor een ledenonderzoek.

Piet Klok

Voorzitter districtscommissie ledenbeleid D1580