Gebruikersvoorwaarden,
copyright en privacy statement

Stichting Rotary Administratie Nederland, hierna te noemen “RAN”, statutair gevestigd te Amsterdam, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 41197451 en bereikbaar via info@rotarynederland.nl (tevens houder van de domeinnaamextensie rotary.nl, rotarynederland.nl, rotaryhelpt.nl), wijst u als “Bezoeker” nadrukkelijk op het volgende:

Gebruiksvoorwaarden

Met het bezoeken van websites die openbaar worden gemaakt via de extensie www.rotary.nl alsmede onder diezelfde extensie benaderbaar zijn, waaronder die van Rotarydistricten en Rotaryclubs, hierna gezamenlijk aan te duiden als “Rotaryportal” gaat u akkoord met de navolgende voorwaarden.

• Aan op de Rotaryportal aanwezige- of via de Rotaryportal benaderbare “Informatie” kunnen door Bezoeker geen aanspraken of rechten worden ontleend. Gebruik van op de Rotaryportal aanwezige Informatie geschiedt volledig voor eigen risico van Bezoeker. RAN is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade als gevolg van het gebruik van Informatie van de Rotaryportal door Bezoeker noch voor enigerlei schade die ontstaat -door bezoek van de Rotaryportal- aan door Bezoeker gebruikte data, ICT-systemen en/of hardware.
• RAN streeft ernaar bij het openbaar maken van Informatie via de Rotaryportal, rechten van derden te respecteren. Dienaangaande behoudt RAN zich eenzijdig het recht voor om Informatie van de Rotaryportal te verwijderen en/of aan te passen (notice & take down) zonder aansprakelijk te zijn voor daardoor ontstane schade.
• Tenzij expliciet anders vermeld, schriftelijk is overeengekomen, dan wel voortvloeit uit geldende en toepasselijke wet- en regelgeving, is het Bezoeker niet toegestaan de Rotaryportal en/of de daarop aanwezige Informatie en/of onderliggende software openbaar te maken of te verveelvoudigen. Indien wel toestemming is verleend of anderszins openbaarmaking en/of verveelvoudiging legaal kan plaatsvinden, dient Bezoeker te allen tijde bronvermelding, beschermingsmaatregelen en copyright tekens © te respecteren. RAN behoudt zich tegenover Bezoeker het recht voor om verleende toestemming te beëindigen alsmede rechtsmaatregelen te (laten) treffen op basis van door haar geconstateerde inbreuk op rechten.
• ·      RAN behoudt zich eenzijdig het recht voor om in het geval van onrechtmatig gebruik door een Bezoeker van de Rotaryportal en/of gebruik van de Rotaryportal van een Bezoeker dat naar inzicht van RAN de goede naam van Rotary schaadt, eerder verleende toestemming tot het benaderen van de Rotaryportal deels of volledig te beëindigen en daartoe technische maatregelen te treffen.

Privacy statement voor Rotary leden

Dit privacy statement is voornamelijk gericht op de diensten die RAN online verricht en/of aanbiedt via zijn informatiesystemen en verwerkingsprocessen.

In het kader van de door RAN verleende diensten, ontvangt, verzamelt en administreert RAN persoonsgegevens van zijn leden. RAN verklaart dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend verzamelt en administreert om uitvoering te geven aan de binnen Rotary geldende doelstellingen en het dienaangaande faciliteren van de Rotarydistricten en daaraan verbonden Gouverneurs, de Rotaryclubs en Rotaryleden.

RAN respecteert de privacy van personen wiens persoonsgegevens door haar worden verzameld en geadministreerd en beoogt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens. RAN spant zich er voor in om geldende wettelijke regelgeving, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet en de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven.

RAN behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen om de conformiteit met geldende en toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen.

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS

Rotary Administratie Nederland verwerkt uw persoonsgegevens op grond van een uitvoering van een (lidmaatschaps)overeenkomst) zijnde uw lidmaatschap van een Rotary club in Nederland.

OVER WELKE PERSOONSGEGEVENS GAAT HET?

Persoonsgegevens worden bij de aanvang van het lidmaatschap door uw clubsecretaris ingevoerd aan de hand van het inschrijfformulier, op dat moment zijn de persoonsgegevens elektronisch vastgelegd in de systemen van RAN.

De minimaal noodzakelijke gegevens die ingevoerd worden zijn

• Naam,
• Adres,
• Woonplaats,
• Email adres,
• Telefoonnummer,
• Geboortedatum,
• Geslacht en
• Beroepsclassificatie.

In het ledensysteem op Rotary.nl kunt u na inloggen uw persoonsgegevens inzien en beheren.

RAN zal niet meer persoonsgegevens verzamelen dan redelijkerwijs nodig is om haar diensten te kunnen verrichten voor de Rotary doelstellingen. Daarnaast zal RAN de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

WAT DOEN WE MET UW GEGEVENS

RAN voert een ledenadministratie ten behoeve van de leden van Rotary in Nederland. De volgende verwerkingsdoelen zijn van toepassing:

• Lidmaatschapsadministratie van Rotary leden
• Delen van lidgegevens met Rotary leden
• Contributie-inning en facturing
• Financiële verwerking van declaraties en kostenfacturen van leden
• Samenstelling en distributie van het Rotary magazine naar leden
• Identificeren van kandidaten voor functies voor Rotary Nederland, RI en RTF, commissies, conferenties en andere activiteiten.
• Rotary specifieke informatievoorziening naar u via post, mail of telefoon.
• Analyse en rapportage van trends, ledensamenstelling, demografie en lidmaatschapsretentie.

Voor deze verwerkingen zijn ook derde partijen betrokken alwaar verwerkingsovereenkomsten zijn afgesloten. Deze overeenkomsten bevatten de afspraken ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de omschrijving en toestemming tot verwerking van de persoonsgegevens voor een afgesproken verwerkingsdoel.

UW RECHTEN OP UW PERSOONSGEGEVENS

U kunt zelf uw gegevens controleren en aanpassen door in te loggen op uw persoonlijke profielpagina op rotary.nl. U kunt daar ook uw privacy instellingen aanpassen, waaronder de mogelijkheid onderdelen te blokkeren voor weergave aan andere Rotary leden. Uw contactgegevens zijn ondanks blokkade wel beschikbaar voor het uitvoeren van de verwerkingsdoelen, voor beheer door uw club en districtssecretaris en in beheer bij het RAN.

U kunt ook middels een schriftelijk verzoek aan RAN de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen.

VERWIJDEREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Op schriftelijk verzoek van u als een Rotary lid zal RAN door haar geadministreerde persoonsgegevens van verzoeker zo spoedig mogelijk uit haar administratie verwijderen, behoudens de informatie welke onder de fiscale bewaarplicht valt

Leden die het Rotary lidmaatschap opzeggen kunnen ervoor kiezen dat hun persoonsgegevens per direct worden geblokkeerd en na de verplichte bewaartermijn worden verwijderd, dan wel om statistische en historische redenen langer worden bewaard.

INZAGE DOOR DERDEN

RAN zal persoonsgegevens niet delen met derden buiten Rotary zonder toestemming van het Rotary lid. RAN zal meewerken aan een wettelijk of strafrechtelijk verzoek tot inzage van persoonsgegevens.

DOORGIFTE NAAR ROTARY INTERNATIONAL

Rotary is onderdeel van Rotary International een in de USA gevestigde vereniging. Bij Rotary International worden alle Rotary leden geregistreerd. Dit om redenen van lidmaatschapsregistratie, contributie-inning, statistisch onderzoek en verenigingsfuncties. Hiervoor heeft Rotary International een minimum aan gegevens nodig te weten: o.a. naam, geboortedatum, geslacht, classificatie, club waartoe u behoort.

Rotary International heeft voor de verwerking van uw (en alle Europese) persoonsgegevens een verklaring van conformiteit voor AVG opgesteld. Daarmee voldoet de doorgifte aan Rotary International aan de AVG. U dient voor de doorgifte van mutaties evenwel expliciet toestemming toegeven via rotary.nl.

Dit doet u in het toestemmingsscherm of via uw profiel pagina

BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

RAN treft organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens en administratiegegevens alsmede om misbruik en verlies daarvan te voorkomen.

VERWERKEROVEREENKOMST

Rotary club in Nederland kunnen de AVG afspraken met RAN vastleggen in een aparte verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomst dekt de uitgangspunten welke in dit statement zijn opgenomen. Indien er geen overeenkomst wordt afgesloten blijven de uitganspuntengelden. RAN heeft een standaard verwerkerovereenkomst ter beschikking voor ondertekening.

Cookieverklaring Rotary in Nederland

Gebruik van cookies

Rotary in Nederland maakt op haar websites gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Met deze cookies zorgen wij ervoor dat de website goed functioneert en verkrijgen wij inzicht in het gebruik van de website.

Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt uw voorkeuren op ieder moment wijzigen of intrekken.

Reeds geaccepteerde cookies zullen, na de twaalf maanden bewaartermijn of bij wijzigingen in uw consent, automatisch worden verwijderd.

Huidige consent aanpassen?

Klik op het zwarte, zwevende icoontje links onderaan de pagina.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij uw bezoek aan onze website worden opgeslagen op uw computer, tablet of mobiele apparaat. Bij een volgend bezoek kunnen deze gegevens weer worden herkend.

Welke cookies gebruiken wij?

Wij maken gebruik van de volgende categorieën cookies:

1. Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Zij zorgen onder andere voor:

• Inlogfunctionaliteit (ledenportaal)
• Beveiliging en sessiebeheer
• Registratie van uw cookievoorkeur

Voorbeelden:

• Webharelogin – sessiecookie die ervoor zorgt dat een ingelogde gebruiker tijdens het bezoek aan het ledenportaal ingelogd blijft.
• Webharelogin-rotary-c – cookie die onderdeel is van de authenticatie binnen het WebHare-systeem en wordt gebruikt voor inlogfunctionaliteit in onderdelen van de Rotary-omgeving, zoals club- of ledenpagina’s.
• Webharelogin-rotary-j – technische sessiecookie die door het WebHare-platform wordt gebruikt om een gebruikerssessie veilig te beheren tijdens het gebruik van interactieve onderdelen van de website.
• _whpubpreview – cookie die wordt gebruikt om pagina’s in preview- of conceptstatus te bekijken voordat deze worden gepubliceerd. Deze cookie is alleen relevant voor redacteuren of beheerders van de website.
• ckcnsnt – cookie die de cookievoorkeuren van bezoekers opslaat, zodat de gekozen instellingen worden onthouden en de cookiemelding niet bij elk bezoek opnieuw verschijnt.

Deze cookies verwerken geen marketing- of analysetoepassingen.

2. Voorkeurscookies

Deze cookies onthouden keuzes die u maakt, zoals taalinstellingen of andere voorkeuren, zodat wij de website beter kunnen afstemmen op uw gebruik.
Deze cookies worden alleen geplaatst indien u hiervoor toestemming geeft.

3. Statistische cookies

Met statistische cookies verzamelen wij geanonimiseerde gegevens over het gebruik van onze website. Dit helpt ons de website te verbeteren en gebruiksvriendelijker te maken. Wij maken hiervoor gebruik van Google Analytics (GA4).

Deze cookies kunnen onder meer informatie verzamelen over:

• Bezochte pagina’s
• Duur van het bezoek
• Herkomst van verkeer
• Interacties op de website

Deze cookies worden alleen geplaatst na uw toestemming.
Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Rotary in Nederland heeft passende afspraken getroffen om uw gegevens te beschermen.

4. Marketingcookies

Marketingcookies worden gebruikt om bezoekersgedrag te volgen en om communicatie en advertenties beter af te stemmen op interesses.Deze cookies kunnen worden geplaatst door Rotary of door externe partners, zoals marketing automation- of advertentieplatformen.

Zij kunnen onder meer worden gebruikt voor:

• Het meten van campagneprestaties
• Retargeting
• Analyse van formulierinteracties
• Gepersonaliseerde advertenties

Deze cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.

Delen van gegevens met derden

Rotary gebruikt marketingcookies uitsluitend om eigen campagnes te meten en te verbeteren. Rotary verkoopt geen bezoekersgegevens aan derden. In sommige gevallen worden advertentie- en meetpixels van META, Google en LinkedIn gebruikt, uitsluitend ten behoeve van advertenties namens Rotary.  

Wij selecteren onze partners zorgvuldig en sluiten verwerkersovereenkomsten waar dat wettelijk vereist is.