1. Organisatie Rotary International (RI)

1.1 ROTARY INTERNATIONAL MET HOOFDKANTOOR IN EVANSTON

adres: One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, Illinois 60201-3698
USA
Internet: www.rotary.org

Een wereldorganisatie onder leiding van een President, bijgestaan door een Board of Directors met 18 leden, elk met een zittingstermijn van 2 jaar. Nederland levert eens in de acht jaar een Director. De Rotarywereld is verdeeld in 34 zones. De Nederlandse Districten (7) vormen samen met de Belgisch/Luxemburgse (3) en Zwitserse/Liechtensteinse (3 districten) Zone 13. Onze Zone 13 levert met Zone 12 om beurten een Director.

1.2 ADMINISTRATIEF STEUNPUNT TE Zurich

adres: Rotary International
Witikonerstrasse 15
CH - 8032 Zürich
Zwitserland

Voor een aantal zones, waaronder Zone 13, is door het hoofdkantoor te Evanston een administratief steunpunt ingericht te Zürich:

The RI Europe/Africa Office.
Contactpersonen voor de Nederlandse Districten zijn:
Leena Frischknecht
telefoon: 0041 1 387 71 31
e-mail: leena.frischknecht@rotaryintl.org
Gudrun Kajblad
telefoon: 0041 1 387 71 26
e-mail: gudrun.kajblad@rotaryintl.org

Wereldwijd zijn er 530 districten met elk hun eigen districtsgouverneur (DG). Ieder district is onderverdeeld in regio’s met de clubs. In de wereld bestaan ca. 30.000 clubs met ca. 1,25 miljoen leden. De districtsgouverneurs worden benoemd door de jaarlijks te houden Internationale Conventie (IC) op voordracht van de eveneens jaarlijks te houden 530 District Assembly’s (DA). Nederland, verdeeld in 7 districten, telt ca. 470 clubs met ± 20.000 leden.

1.3 STICHTING ROTARY ADMINISTRATIE NEDERLAND (RAN)

directeur: H.W. (Willem) Rijneke (RC Tiel-Waalstreek)
adres: Het Rotaryhuis
Amstel 266
1017 AM Amsterdam
telefoon: 020 - 623 24 05
fax: 020 - 622 76 42
e-mail: info@rotarynederland.nl
Internet: www.rotary.nl

De Stichting Rotary Administratie Nederland (RAN), gevestigd en kantoorhoudend in Amsterdam, is opgericht voor de behartiging van de gemeenschappelijke belangen in administratieve zin van de 7 Nederlandse districten. Een gemeenschappelijk secretariaat dus.
De RAN voert de financiële administratie van de inkomsten en de uitgaven van de 7 districten. Daarnaast voert de RAN de ledenadministratie, verzorgt de periodiek ‘De Rotarian’ en verspreidt de maandelijkse Nieuwsbrieven van de gouverneurs. De RAN kan voor de meest uiteenlopende informatie over Rotary geraadpleegd worden.
De RAN voert ook de administraties van de stichting Rotary Foundation Nederland en de Stichting Maatschappelijk Werk in Rotaryverband . Op de RAN berust het archief van Rotary in Nederland (geen districtsarchieven).
Elk district heeft een vertegenwoordiger in het bestuur van de RAN onder leiding van een voorzitter.
(Zie ook Jaarboek pagina’s I tot en met XIV).

2. Doelstellingen van Rotary

Komende van het platteland en vertrouwd met ‘burenhulp’ voelde Paul Harris zich in Chicago in de beginjaren 1900 verloren en omringd door anonimiteit en verloedering. Hij was zeer teleurgesteld en besprak dat met zijn vier vrienden.

Zij hadden alle vier een ander geloof, kwamen elk uit een ander land en hadden allen een ander beroep. Zij voelden allemaal de behoefte om open te staan voor elkaar, van elkaar te leren, begrip te tonen voor de verschillen en elkaar te helpen. Van hieruit ontstonden logischerwijs de thans nog sterk geldende doelstellingen van Rotary:

1.	Het beter leren kennen van elkaar om van daaruit dienstvaardig te kunnen zijn. (Vriendschap [‘fellowship’, ‘camaraderie’] kweken)

2.	In bedrijf en beroep hoge ethische normen toepassen, het erkennen van de waarde van iedere nuttige functie en het waarderen door iedere rotarian van het beroep als middel om de maatschappij te dienen (beroepsethisch handelen)

3.	Het toepassen van het ideaal van dienstvaardigheid van iedere rotarian in het persoonlijke, zakelijke en maatschappelijke leven. (Iets doen voor anderen)

4.	Het bevorderen van vrede en begrip onder de volkeren. (Internationale tolerantie kweken)

Later zijn vanuit deze vier doelstellingen de vier terreinen benoemd, waarop Rotary actief is: de zogenaamde 4 ‘Avenues of Service’, te weten:

2.1 Club Service

alles wat in de club de onderlinge vriendschap doet bevorderen. Onmisbaar is daarvoor een hoge attendance als basis voor fellowship.

2.2 Vocational Service

het bevorderen van het ideaal tot dienstvaardigheid door middel van het zo ethisch mogelijk uitoefenen van je ambt of beroep en het toepassen van normen en waarden.

2.3 Community Service

het dienen van de plaatselijke gemeenschap.

2.4 International Service

het verstevigen van internationale banden, verdraagzaamheid en vrede o.a. door internationale projecten, uitwisselingen en buitenlandse contactclubs.

3. District

De organisatiestructuur en de bestuursstructuur verschillen per district (aantal regio’s, aantal ADG’s, aandachtsvelden van ADG’s, stafstructuur, RBC’s en voorzitters etc.). Zie Jaarboek pagina’s XV tot en met XLI).

4. Rotary-aandachtsvelden en Districtscommissies

In ons District zijn ten behoeve van de diverse Rotary-aandachtsvelden commissies ingesteld die verantwoordelijk zijn voor een taak of een groep van min of meer verwante taken.

4.1 Aandachtsveld: uitbreiding, ledenwerving en -behoud

(Voor de namen van de leden van deze Districtscommissie: zie inlegvel)

Taken en verantwoordelijkheden

Uitbreiding
De commissie

-	neemt initiatieven tot het oprichten van nieuwe clubs

-	stimuleert clubs om met voorstellen voor nieuwe clubs te komen

-	analyseert de witte en grijze vlekken in het district

-	adviseert bij de benoeming van een Special Representative en een Extension Counselor voor het oprichten van een nieuwe club

-	bewaakt de voortgang van de clubs in oprichting

-	verzorgt het contact met RI inzake de toelating van nieuwe clubs

Ledenwerving
De commissie

-	stimuleert clubs tot het aantrekken van nieuwe leden

-	beschrijft de aanpak tot het werven van leden

-	attendeert clubs op de aanwezigheid van alumni als potentiële leden

-	attendeert clubs op leden die naar ons district toe verhuizen

-	staat desgevraagd ‘noodlijdende’ clubs terzijde bij het oplossen van kwantitatieve problemen; vooral clubs met minder dan 25 leden en/of clubs die sterk vergrijzen

Ledenbehoud
De commissie

-	draagt mede zorg voor de voorlichting aan nieuwe leden

-	doet onderzoek naar de redenen van vertrek van leden die relatief kort na hun installatie weer vertrekken.

-	doet onderzoek naar het voortijdig vertrek van leden

-	adviseert clubs over kwaliteitsaspecten die bijdragen aan het behoud van leden

-	bemiddelt bij het onderbrengen van verhuizende leden

Voorlichting
De commissie

-	regelt desgevraagd een workshop op de District Assembly

-	licht het ledenbeleid en daaruit voortvloeiende activiteiten toe bij de vergaderingen van de districtsstaf en bij regiovergaderingen

-	zorgt voor actuele informatie op de website van het district

Overig
De commissie

-	zorgt voor een vertegenwoordiging bij bijvoorbeeld oprichtingsvergaderingen en charteruitreikingen van nieuwe clubs

4.2 Aandachtsveld: The Rotary Foundation

‘Doing Good in the World’.

Naast Rotary International kennen we nog een aparte R.I. ondersteunende stichting: de Rotary Foundation. De Rotary Foundation (TRF) werd in (1917) opgericht door de toenmalige president van Rotary International: Arch Klumph ‘om goed te doen in de wereld’.

De stichting opereert zelfstandig naast R.I. en wordt geleid door een bestuur van ‘trustees’ onder leiding van een jaarlijks wisselende oud-president van R.I. Ook de Rotary Foundation kent op zone-, district- en clubniveau commissies en coördinatoren. De Rotary Foundation is te beschouwen als onze eigen ‘Rockefeller Foundation’ en wordt wel ‘de parel van Rotary’ genoemd.

De Rotary Foundation is uitgegroeid tot een van de grootste charitatieve fondsen. Sedert de officiële oprichting in (1928) is er een bedrag van meer dan US $ 1.4 miljard uitgegeven aan grants voor projecten in 166 landen.

In 1983 werd de Rotary Foundation een ‘non (for) profit corporation’.

De Rotary Foundation kent eigen programma’s, die in het leven zijn geroepen om de vier doelstellingen van R.I. financieel te ondersteunen. The Rotary Foundation van RI (‘TRF’) bouwt de daarvoor benodigde fondsen op uit de vrijwillige contributies van rotarians en uit schenkingen en legaten.

Het programma ‘Humanitarian Grants’ geeft financiële steun aan onder meer internationale projecten van clubs, met andere woorden aan World Community Service projecten. Een geweldig programma van TRF is uiteraard het Polio-eradication programma: de ziektegevallen zijn met 99% verminderd. De Polio-actie heeft tot nu toe meer dan US $ 500 miljoen opgebracht.

Uitgebreide informatie over TRF is te vinden op: www.rotary.org/foundation.

De vrijwillige bijdrage en het DDF

In het gouverneursberaad is als advies aangegeven dat het een goede zaak zou zijn als elk lid de vrijwillige bijdrage voor de Rotary Foundation op € 35,- per jaar zou willen stellen. Meer mag uiteraard ook, het beraad acht de genoemde € 35,- per lid een minimum bedrag.

De Rotary Foundation kent twee fondsen: het Annual Program Fund, dat dient om de programma’s van de Foundation te kunnen uitvoeren en het Permanent Fund, dat dient als een soort buffer om te zorgen, dat de levensvatbaarheid van de Foundation op de lange termijn verzekerd blijft. De gelden uit het Annual Fund worden voor 3 jaar belegd, waarna 50% weer terugvloeit naar de districten ter besteding, het zogenoemde District Designated Fund (DDF), en de andere 50% gaat naar het World Fund, van waaruit programma’s, zoals de GSE (zie verder) betaald worden. De kantoorkosten worden betaald vanuit de renteopbrengsten van die drie jaar. Het Annual Fund is dus een ‘revolving fund’, waarvan iedere dollar, die door rotarians via bijdragen wordt bijeengebracht, ook weer terugvloeit naar de programma’s, zodat de rotarians hun diensten internationaal kunnen uitbreiden.

Circa 20% van het District Designated Fund (DDF), kan ter beslissing van het betreffende district worden besteed aan medefinancieringen van kleine lokale en of internationale projecten.

Voor verdere informatie over de grantstructuur en voor tips voor het verkrijgen van (matching) grants: zie hoofdtuk 10.

De Foundation Programma’s

Van de educatieve en culturele programma’s zijn de Ambassadorial Scholarships de oudste binnen TRF: verschillende studiebeurzen, buitenlanders in Nederland en Nederlanders in het buitenland. De groep humanitaire programma’s richt zich vooral op de humanitaire en economische aspecten van het leven, met de nadruk op ontwikkelingslanden. Ook de kosten van de Group Study Exchange worden vanuit dit fonds betaald. Voor een goed overzicht van de verschillende programma’s verwijzen we naar de Rotary International website: www.rotary.org

De District Foundation Commissie heeft o.m. tot taak

-	clubs te assisteren bij het zoeken naar internationale projecten en bij het leggen van contacten met de doellanden

-	clubs te assisteren bij het opzetten van een project in samenhang met de bijbehorende medefinanciering door Rotary Foundation en andere fondsen

-	clubs te assisteren bij het invullen van Rotary Foundation formulieren voor Grants (vanaf 2003: goedkeuring ingevulde formulieren door de commissie verplicht) en PHF’s.

-	voorlichting te geven over de Rotary Foundation (bijvoorbeeld in bijeenkomsten voor Club Rotary Foundation Commissarissen of, op hun verzoek, rechtstreeks in de clubs)

-	clubs en individuen te stimuleren aan de Rotary Foundation bij te dragen.

-	te assisteren bij het aanvragen van studiebeurzen (zogenaamde Georgia beurzen en beurzen voor vredesstudies). Dit doet de Subcommissie Scholarships.

De taak van uw ‘Club Foundation Commissaris’

Is de club voor te lichten en te enthousiasmeren op het gebied van (WCS en) het Rotary Foundation Fund. Hij is dé gesprekspartner voor de districtcommissie en vice versa. Aangezien het best een investering is voor deze persoon om zó thuis te raken in Rotary Foundation zaken dat hij zijn functie goed kan waarmaken, is het van belang dat hij gemotiveerd is en meer (bijvoorbeeld minstens drie) jaren in functie blijft. Ook is redelijke beheersing van het Engels van belang.

4.3 Aandachtsveld: Community Service

Rotary Community projectinformatie adviseert –desgevraagd– clubs bij het zoeken naar nationale en/of regionale projecten en over mogelijkheden tot het verwerven van financiële middelen buiten Rotaryverband als aanvulling op eigen fondsen, zoals via de Stichting Cordaid en/of NCDO (Nationale Commissie voor Internationale Samenwerking en Duurzame Ontwikkeling).

NCDO bijvoorbeeld financiert ook bouwprojecten. Geattendeerd wordt op de NCDO brochure: ‘Matra/KPA-programma. Subsidie voor kleinschalige projecten in Midden- en Oost Europa. Maatschappelijke Transformatie (Matra); Kleine Plaatselijke Activiteiten (KPA).’ Een uitgave van september 2003.

NCDO

Adres: Mauritskade 63 (hoofdingang KIT)
1092 AD Amsterdam
telefoon: 020 - 568 8755
fax: 020 - 568 8787
e-mail: info@ncdo.nl
website: www.ncdo.nl

De website is zeker de moeite van het raadplegen waard.

De Commissie adviseert/bemiddelt bij de besteding van de fondsen die de (Rotary-) stichting maatschappelijk werk ter beschikking stelt.

De districts-foundationcommissaris, neemt namens het district deel aan het overleg in en de activiteiten van de stichting maatschappelijk werk in rotaryverband.

Uitdrukkelijk zij gesteld dat de aanvragen voor Grants worden ingediend bij de commissie Rotary Foundation. Dit ter bevordering van een vlotte afwerking. Zonder handtekeningen van de commissaris en de DG wordt de aanvraag door Evanston retour gezonden.

4.4 Aandachtsveld: Jeugd- en Jongerenzaken

In het district bestaat een Districts Commissie Jeugdzaken ( DCJ) (zie inlegvel).

In elke regio is een regionale jeugdcommissaris, die tevens lid is van de DCJ.

Iedere club in het district heeft een Club Jeugd Commissaris (CJC), die tot taak heeft de jeugdzaken in zijn club, bij voorkeur met één of meer commissieleden, te activeren en te stimuleren. Hij/zij houdt daartoe de nodige contacten met de RJC (Regionale Jeugd Commissaris) in zijn regio.

Rotaract:

De commissie Jeugdzaken adviseert de Gouverneur betreffende het te volgen beleid t.a.v. Rotaractclubs. en zal clubs desgevraagd adviseren/bijstaan bij het oprichten van nieuwe Rotaractclubs of bij de begeleiding van bestaande Rotaractclubs.

Behalve initiatieven van de Rotaryclubs zelf worden er op internationaal en nationaal niveau jeugdprogramma’s geïnitieerd:

4.4.1 Internationale jeugdprogramma’s

‘Jaarkinderen’ (meestal intercontinentaal) uit te zenden vanuit Nederland en te ontvangen in Nederland gedurende één (school)jaar.

Leeftijdscategorie: 15-18 jaar.

Bestemming: Argentinië, Australië, Brazilië, Canada, Finland, India, Indonesië (onder voorbehoud), Mexico, Nieuw-Zeeland, Peru, Thailand, USA, Zuid-Afrika.

Verblijf: In (Rotary) gastgezinnen (wisseling na 3 à 4 maanden).

Kosten: Verblijf (inclusief zakgeld) op kosten van de gastclub; overige kosten voor eigen rekening. Aanmelding: Via de eigen Rotaryclub; de Clubjeugdcommissaris (CJC) beoordeelt in een gesprek de geschiktheid van de kandidaat. Als de club besluit de kandidaat voor te dragen, zorgt de CJC voor aanmelding van de kandidaat bij de RJC. Ook zorgt hij/zij voor het de verdere afhandeling richting RJC en uiteindelijk wordt de aanvraag voor afhandeling in handen van de CJC gegeven.

Selectie

Een regionale selectiecommissie beoordeelt de aanvragen en bepaalt de volgorde van geschiktheid van de kandidaten. In de regel zijn dit er twee; bij veel ontvangsten eventueel meer. De RJC zorgt voor aanmelding bij de MDJC, waarna de aangemelde kandidaten worden opgeroepen voor een landelijke selectie.

In de maand november vindt die landelijke selectie plaats en in de tweede helft van december ontvangt elke kandidaat bericht of hij/zij al dan niet wordt uitgezonden, of voor een reserveplaats in aanmerking komt.

Opmerkingen

De deelnemers gaan in het gastland naar school. Er worden elk jaar evenveel jongeren uitgezonden als er ontvangen worden. Uitzending en ontvangst hoeven niet noodzakelijk door dezelfde club te gebeuren, maar wel binnen de regio

Schema Jaarkinderen

In sommige regio’s is voor de ontvangst van jaarkinderen een schema gemaakt. In sommige regio’s bestaat een fonds voor de bekostiging van de ontvangst van een jaarkind.

Een schema heeft het voordeel dat de continuïteit van de ontvangst en de uitzending (!) is gewaarborgd.

Een fonds heeft het voordeel dat clubs die, om hen moverende redenen, geen jaarkind ontvangen wel kunnen meebetalen.

Zomervakantie-uitwisselingen

Zomervakantieuitwisseling, tussen twee gezinnen.(family to family)

Bestemming: Argentinië, Brazilië, Canada, Ecuador, Indonesië, Japan, USA, Zuid-Afrika.

Periode: Ongeveer 4 weken ‘uit’ en 4 weken ‘ontvangend’. Bij een land van het noordelijk halfrond sluiten de beide perioden op elkaar aan. Bij een land uit het zuidelijk halfrond zit daar een onderbreking van een half jaar tussen, omdat de zomervakantie voor het zuidelijke halfrond in onze winter valt.

Doelgroep: 16- tot 19-jarigen. Het programma staat ook open voor kinderen van Rotarians.

Verblijf: In gastgezin, waarvan ook een kind naar Nederland komt.

Kosten: Reiskosten voor rekening van de deelnemer; verblijfskosten voor rekening van het gastgezin.

Aanmelding

en selectie: In handen van plaatselijke Rotaryclub.

Europese jeugduitwisseling (EEMA-gebied: Europa, East Meditarenean, Africa).
(informatief, toeristisch of sportief programma: zomerkampen/zeilkampen/croisières/handicamps)

Bestemming: De meeste Europese landen.

Periode: 2 à 3 weken.

Doelgroep 15- tot 23-jarigen. Het programma staan ook open voor

kinderen van Rotarians.

Groepsgrootte: 10 tot 20 deelnemers met een zo groot mogelijke spreiding

van nationaliteit.

Verblijf : Bij Rotarians van ontvangende club(s); vaak wekelijkse wisseling van club.

Kosten: reiskosten voor de deelnemers, verblijfskosten voor ontvangende clubs.

Aanmelding

en selectie: Via club door landelijke selectiecommissie

New Generations Exchange

Sinds enkele jaren kent Rotary een nieuw jeugduitwisselingsprogramma: New Generations Exchange. Dit programma richt zich op 18- tot 25-jarigen die hun scholing hebben voltooid. Het gaat dus om starters en jonge ‘professionals’, bij voorkeur uit Midden- en Oost-Europa, maar ook jongeren uit andere landen zijn welkom. Via dit programma krijgen zij de mogelijkheid door een stage in Nederland ervaring op te doen en tevens Nederland te leren kennen aan de hand van een cultureel en sociaal programma.

Doelgroep: Starters en jonge professionals, bij voorkeur uit Midden- en Oost-Europa. Het programma staat ook open voor kinderen van Rotarians.

Programma: Professionele ontwikkeling door stage en training (hoofdzaak: stage-ervaringen + cultureel en sociaal programma, het leren kennen van Nederland).

Periode: Te bepalen door ontvangende club (4 tot 6 weken).

Selectie: In het land van herkomst op basis van door Nederland aangereikte profielen en doelen.

Aantal: Bij voorkeur kleine groepen; vanaf twee deelnemers.

Verblijf: Bij Rotarians van ontvangende club(s); vaak wekelijkse wisseling van club.

Kosten: Reiskosten in beginsel voor rekening van de deelnemer, verblijfskosten voor rekening van ontvangende club.

Voor meer informatie over de jeugduitwisselingen: www.rotary.nl

4.4.2 Nationale jeugdprogramma’s

Vlielandkamp

Het doel van deze activiteit is het bieden van een twee-weekse vakantie aan kansarme kinderen. De kinderen worden door de Rotaryclubs aangemeld. De kosten verbonden aan dit kamp worden door de sponsorende club betaald. Ook het halen en brengen van de kinderen naar Harlingen wordt door de sponsorclub geregeld. Het Vlielandkamp staat onder supervisie van enkele Rotarians. Deze worden bijgestaan door een grote groep vrijwilligers: studenten uit Amsterdam, die er een eer in stellen aan het kamp te mogen meewerken.

Er moet de laatste jaren meer moeite gedaan worden om de kansarme kinderen te traceren. Men loopt niet graag te koop met zijn armoede en/of pedagogische zorgen. De clubs wordt verzocht een actief beleid te voeren met betrekking tot het traceren van de doelgroep.

4.4.3 Regionale en lokale jeugdprogramma’s

Zomerkampen in samenwerking met andere clubs gedurende 2 à 3 weken. Leeftijdscategorie: 15- 23 jaar.

Iedere club heeft vooral z’n eigen initiatieven. Voorbeelden zijn:

-	Beroepenvoorlichting in de bovenbouw van het middelbaar onderwijs.

-	Hulp bij huiswerk van allochtone kinderen.

-	Sollicitatieadvies.

-	Maar ook de oprichting en begeleiding van een nieuwe Rotaractclub.

4.4.4 Rotaract

De Rotaract club is een club van jonge mensen (tot 30 jaar), die op dezelfde wijze als de Rotarians een bijdrage leveren aan de samenleving. De Rotaracters houden regelmatig contact met elkaar, zowel in clubverband als tijdens landelijke activiteiten.

De doelstellingen van de Rotaract clubs komen overeen met de doelstellingen van Rotary. Een Rotaract club heeft altijd een sponsorende Rotaryclub nodig om opgericht te worden.

Na de oprichting functioneert de Rotaract club als zelfstandige club, maar de sponsorende Rotaryclub houdt immer een zekere verantwoordelijkheid voor het wel en wee van zijn Rotaract club.

In de Rotaryclub is de Rotaract commissaris de verantwoordelijke functionaris om aan deze verantwoordelijkheid invulling te geven.

Indien de Rotaryclub geen sponsorclub is, kan de Rotaract commissaris er zorg voor dragen dat potentiële Rotaract leden in contact komen met een, in de regio bestaande, Rotaract club. Iedere club in het district heeft een Rotaract commissaris, ook al is de club geen sponsor van een Rotaract club.

4.5 Aandachtsveld: Communicatie en Public Relations

Communication officer

Taak: vertegenwoordigt ons District in de landelijke commissie Communicatie en PR en adviseert de Districtsstaf en de clubs op het terrein van communicatie.

De ingestelde District Commissie Communicatie:

-	bevordert de communicatie van de clubs met het doel het begrip over en de kennis van de doelstellingen van de clubs te verbeteren. Hiertoe verspreidt de commissie de kennis over het gebruik van de communicatiemiddelen binnen Rotary.

-	schept de voorwaarden voor de clubs om de Rotary-gedachte uit te dragen, zowel naar binnen (in de clubs) toe als naar buiten (de gemeenschap om ons heen) toe.

-	organiseert hiertoe ondermeer lezingen, cursussen, seminars en een workshop op de District Assembly.

Districtsredacteur ‘De Rotarian’

Taak: fungeert als correspondent van de periodiek ‘De Rotarian’ en is lid van de redactiecommissie.
Neemt deel aan werkvergaderingen met de hoofdredacteur en de kernredactie van ‘De Rotarian’.

Districtswebmaster

Taken:

-	Het adviseren over en bewaken van internettoepassingen in het district.

-	Zorg voor en evaluatie van de homepage van het district

-	Het promoten van (standaard) club websites.

4.6 Aandachtsveld: Districtstraining

Districtstraining Commissie

Taak: de districtstraining commissie selecteert per jaar in overleg met de DGE en de DG de voor de verschillende doelgroepen belangrijkste trainingsthema’s; maakt plannen voor trainingsbijeenkomsten en draagt zorg voor de implementatie en evaluatie daarvan. De commissie adviseert bij de selectie van seminarleiders en inleiders en begeleidt deze vervolgens bij de voorbereiding en uitvoering.

4.7 Aandachtsveld: Vocational Service

Vocational Service staat aan de basis van Rotary, maar blijkt een lastig te begrijpen avenue. De Nederlandse omschrijving is als volgt: de wijze waarop elke Rotarian zich dienstbaar kan maken in of door zijn of haar beroep.

In de clubs wordt vaak aan deze avenue aandacht besteed door het houden van beroeps-, bedrijfspraatjes en bedrijfsbezoeken. Een prima idee, maar vocational service is meer. Hoe interessant het ook is om te horen hoe een bedrijf in elkaar steekt of een beroep werkt, vocational service is gericht op het individu als beroepsbeoefenaar. Wat zijn haar of zijn dilemma’s, welke keuzen maakt hij of zij en waarom? Wat zijn haar of zijn normen en waarden en hoe verhouden die zich tot de samenleving?

De Rotary-toets hiervoor is de ‘4-way test of the things we think, say or do’.

De Engelse tekst luidt als volgt:

-	Is it the truth?

-	Is it fair to all concerned?

-	Will it build goodwill and better friendships?

-	Will it be beneficial to all concerned?

De Districtscommissie Vocational Service kan de clubcommissies Vocational Service ondersteunen bij het geven van inhoud aan deze avenue. Naast de reeds genoemde onderwerpen valt daarbij te denken aan: levensberichten, classificatiespeeches, sollicitatietrainingen, beroepenoriëntatie, etc.

Rotary Youth Leadership Award (RYLA)

De Rotary Youth Leadership Award is een programma in het kader van de Vocational Service.

De RYLA-activiteiten in ons district zijn er op gericht om jonge mensen (20 tot 26 jaar) te confronteren met hun eigen kunnen. De deelnemers worden voorgedragen door de Rotaryclubs. Ook kinderen van Rotarians kunnen er aan deelnemen. Gedurende een drietal dagen, (vrijdag, zaterdag, zondag) krijgen ze de gelegenheid om hun leiderschapskwaliteiten te testen en te ontwikkelen. Het programma wordt per jaar vastgesteld door en onder leiding van professionele trainers. Centraal staat een praktijksituatie die in een rollenspel is uitgewerkt.
Assessoren uit diverse Rotaryclubs verlenen tijdens het RYLA-weekend assistentie. Bij de voorbereiding en organisatie wordt een beroep gedaan op Rotaract-leden.

De Group Study Exchange (GSE)

Elk District kent een GSE-sub commissie.

De Group Study Exchange is een uitwisselingsprogramma voor jonge professionals van de Stichting Rotary Foundation.
De officiële doelstelling van het GSE-programma is als volgt:

-	Provide to outstanding young business and professional persons opportunities for studying another country, its people, and its institutions, through participation in an organized programme of study and discussions in the country concerned;

-	further international understanding by allowing people of goodwill to meet, talk and live with each other in a spirit of fellowship so they can get to know each other's problems and aspirations, and to permit such personal contact to ripen into lasting friendships.

De GSE uitwisseling vindt jaarlijks plaats tussen twee districten over de hele wereld op basis van wederkerigheid.

Voor meer details over selectie en uitzending/ontvangst: zie hoofdstuk 10.

4.8 Speciale projecten en coördinatie Task Forces van R.I.

Soms worden in het district speciale projecten georganiseerd, soms zijn er projecten die vanuit het hoofdkwartier te Evanston worden geïnitieerd. Voor deze Cluboverstijgende en Districtoverstijgende activiteiten, zijn functionarissen benoemd of zullen worden benoemd.

4.9 Bijzondere commissies

Verder zijn in de meeste Districten nog een aantal bijzondere commissies ingesteld en functionarissen aangesteld:

4.9.1 Commissie Financiële Zaken

Taken:

-	de DG adviseren met betrekking tot het financiële beleid

-	assistentie verlenen bij het opstellen van de districtsbegroting

-	advies uitbrengen over de in te dienen begroting op de District Assembly (DA)

-	controle op het beheer van de districtsfinanciën

-	advies uitbrengen aan de District Assembly inzake het verlenen van décharge aan de IPDG.

4.9.2 Keuzecommissie voor DG en Raad van Advies

Taak:

-	het selecteren en voordragen aan de DG van een kandidaat voor het Gouverneurschap.

-	Leden: DG, DGE, DGN en (I)PDG.

4.9.3 Afgevaardigde Council on Legislation (COL)

De COL is de wetgevende vergadering van RI en vindt 1 x per drie jaar plaats in de omgeving van Chicago. Elk district benoemt een afgevaardigde, die de wensen en de voorstellen van de clubs inventariseert, de vergadering van de COL bezoekt en zijn stem uitbrengt.

4.9.4 Commissie water

-	onder de aandacht brengen van het wereldwater probleem

-	entameren en faciliteren van waterprojecten

5. Wenken voor voorzitter, secretaris en penningmeester van een clubbestuur

5.1 Voorzitter

5.1.1 Weet waarover je het hebt

Verdiep je in Rotary, wat zijn de regels, hoe is Rotary georganiseerd, wat zijn de mogelijkheden? Lees de belangrijkste literatuur (aanwezig bij de clubsecretaris en de RAN), raadpleeg ook de websites van Rotary (internationaal: www.rotary.org), nationaal (ww.rotary.nl) en het district (www.rotary.nl/dxxxx).

-	boekje ‘Wat is Rotary?’

-	commissie brochures

-	statuten en huishoudelijk reglement van de club

-	manual of procedure

-	factsheets (zie www.Rotary.nl en kijk bij ‘documenten”: voor het wachtwoord kunt u contact opnemen met de RAN)

-	club officers kit (wordt op PETS uitgereikt)

5.1.2 De organisatie van je eigen club

Omring je met enthousiaste en betrokken bestuursleden/voorzitters van commissies.

Ga na of alle functies (voldoende) bemand zijn. Moeten er functies bijkomen of geschrapt worden en is er voor iedereen een duidelijke taakomschrijving? Wacht niet met het samenstellen van het Bestuur voor jouw jaar tot het laatste moment. De nieuwe bestuurssamenstelling moet vóór 1 februari bij het RAN te Amsterdam worden ingeleverd teneinde tijdig over een goed Jaarboek te kunnen beschikken. Secretarissen kunnen de nieuwe bestuurssamenstelling zelf invoeren in de ledenadministratie van de RAN. Ga na of bekend is welke administratieve verplichtingen ten aanzien van Rotary International, de stichting Rotary Administratie Nederland en het District, wanneer en door welk clublid voldaan moeten worden (financieel, ledenadministratie, attendance, jaarplan); zie ook hfdst. 6.

5.1.3 De plannen voor jouw jaar (zie het zgn. "blauwe formulier")

Wat is de stand van zaken? Welke plannen zijn gerealiseerd en wat is blijven liggen?

Van welke plannen moet de uitvoering worden voortgezet?

Kies je eigen insteek.

Vul het “blauwe formulier” niet alleen in, maar doe dat met je commissievoorzitters en commissarissen. Bespreek je plannen met het nieuwe Bestuur een maand vóórdat het in functie treedt (vóór 1 juni).

5.1.4 Aandachtspunten t.a.v. de verschillende Rotary Avenues

Wat ga je doen m.b.t. Clubservice?

-	Attendance, fellowship en clubgeest.

-	Ledengroei (classificaties): activeer de ledenwerfcommissie/classificatiecommissie

-	Informatievoorziening en kennisoverdracht naar de leden.

-	Overweeg om een Reader aan te stellen, die de clubleden geïnformeerd houdt over de inhoud van alle schriftelijke informatie.

-	Stimuleer deelname aan Rotarybijeenkomsten: districtsassembly (DA), intercitymeeting (IM), districtsconferentie (Discon).

-	Ga met bestuursleden naar de RBC’s.

-	Bevorder clubbezoeken: moeder/dochter, Rotaract, contactclub.

-	Regel de Dies en eventuele familiedagen en partner nights.

-	Houd een voorbespreking met je programma commissaris en maak een jaarprogramma plan voor de inleiders tijdens clubbijeenkomsten en andere bijzondere activiteiten.

-	Plan één keer per maand een bijeenkomst waar de algemene clubzaken aan de orde gesteld worden, heb daarover vooraf een gesprek met de voorzitters van de verschillende avenues.

Wat ga je doen m.b.t. Vocational service?

(de toepassing van hoge ethische normen in je beroep en middels dat beroep de maatschappij dienen: hoe functioneer je?)

-	Kwaliteit van de bijdragen van de clubleden.

-	Projecten buiten de eigen club, zoals sollicitatieprojecten.

-	Herplaatsingbevordering en bijscholing; (Jobrotary).

-	Beroepenvoorlichting en bedrijfsbezoeken.

-	Avondjes van Zes.

-	Onderwerpen (doen) bespreken als: ‘beroepscode’, ‘maatschappelijk ondernemen’, ‘verhouding werkgever/werknemer in deze tijd’.

-	Vragen om bij beroepspraatjes of breder: classificatiepraatjes speciaal aandacht te schenken aan de vocational service-aspecten.

-	Schenk aandacht aan Districtsactiviteiten op het terrein van de Vocational Service (vergaderingen, seminars, RYLA) en bevorder dat leden er in participeren.

Wat ga je doen m.b.t. Community service?

-	Noden in de samenleving: hulp aan gehandicapten, ouderen. Schakel de medische classificatie en/of gemeentelijke overheid in om de regionale noden te ontdekken.

-	Jeugdzaken. Wat kunnen we doen voor de jeugd in onze regio/woonplaats. Denk ook o.a. aan Rotaract, Vlielandkamp.

Wat ga je doen m.b.t. International Service?

-	Eigen projecten in buitenland, World Community Projecten.

-	Aandacht en steun voor The Rotary Foundation; is er een RoFo-commissaris in je club aangesteld?

-	Ga na welke Rotary fondsen of andere fondsen financieel kunnen bijdragen aan je (world)community projecten.

-	Internationale jeugduitwisseling: jaarstudenten via DJC, zomerkampen.

-	STEP (short term exchange program).

-	GSE (Group Study Exchange).

-	Buitenlandse contactclubs.

-	New Generation Program.

Wat ga je doen aan Communicatie en Public Relations?

-	Hoe verloopt de interne communicatie in je club; moet dat verbeterd worden, zo ja hoe?

-	Over activiteiten zelf of in samenwerking met andere betrokkenen contact met de pers opnemen.

-	Zorgen, dat voorlichting over club en Rotary voldoende wordt verzorgd.

5.1.5 Clubjaarplan voor 15 juni klaar!

Het blauwe formulier waarop de plannen voor het komende Rotaryjaar worden ingevuld moet voor 15 juni naar de Gouverneur gezonden worden.

-	Overleg in het voorjaar met secretaris en penningmeester over werk- en taakverdeling.

-	Na de PETS overleg met hele team over plannen voor avenues en commissies, laat begrotingen maken.

-	Bezoek met zoveel mogelijk bestuursleden de districtsassembly.

-	Plan vaststelling begroting, en maak een beleidsplan zodat ieder clublid weet wat de club op zich heeft genomen en waarvoor deze staat.

-	Zorg dat alles in goed overleg (commitment) is vastgesteld voor de bestuursoverdracht.

5.1.6 Vanaf 1 juli

‘Leaders are readers’

-	Blijf op de hoogte van wat er binnen Rotary gebeurt, lees zoveel mogelijk van de informatie die je vanuit Rotary wordt toegezonden, haal de belangwekkendste zaken daar uit (eventueel door Reader laten samenvatten) en speel ze door naar de club.

-	Behandel in je club het/de thema(’s) uit de maandelijkse nieuwsbrieven van de Gouverneur.

-	Vertel je leden wat je gelezen hebt.

-	Breng verslag uit over Rotarybijeenkomsten.

-	Geef clubleden, die een overkoepelende Rotarybijeenkomst of seminar hebben bezocht de gelegenheid dit ter sprake te brengen.

-

Vraag een lid van je club eens in de drie maanden als clubreader een korte samenvatting van belangrijke Rotaryzaken te geven [denk aan Polio Partner Programs, Rotary Foundation, het beleid van de MDJC (Multi Districts Jeugduitwisselingscommissie), etc.]. Probeer te bereiken, dat de leerzame elementen meer aandacht krijgen dan de ludieke!

-	Hou regelmatig bestuursvergaderingen, controleer de voortgang van plannen en programma’s aan de hand van het beleidsplan.

-	Raadpleeg regelmatig de websites.

-	Bereid het bezoek van de ADG en de Gouverneur goed voor in overleg met alle commissievoorzitters. Uitgangspunt bij deze bezoeken is het voor 15 juni ingezonden blauwe formulier.

-	Verstrek tijdig gevraagde informatie aan RI, RAN en Gouverneur. Zie daarover ook hoofdstuk 6 met belangrijke data.

-	Zend een kopie van jullie weekberichten naar de DG, ink. Gouverneur en regio voorzitter

-	Denk tijdig aan de bestuursoverdracht en organiseer dat met de inkomend voorzitter.

5.1.7 Eind goed, al goed

-	Geef aan het einde van jouw voorzittersjaar een duidelijk beeld van datgene wat er in jouw jaar tot stand is gekomen, wat er is gebeurd in de club en wat er naar jouw mening moet worden voortgezet.

-	Zorg voor een goede en volledige overdracht aan het nieuwe bestuur.

-

Zie er ook op toe dat dit – zo er al een wisseling aan de orde mocht zijn – eveneens gebeurt bij de daarvoor in aanmerking komende clubfuncties. Er op toezien dat schriftelijke vastlegging plaatsvindt in zgn functieboeken. Iets wat tegenwoordig uit een CD met de geschiedenis van het jaar zou kunnen zijn wat elk bestuurslid krijgt overhandigd. Kan de volgende weer op voort borduren.

-	Regeer niet over jouw jaar heen. Toon je evenwel een goed oud-voorzitter door gevraagd en ongevraagd je opvolger van advies te dienen. De beslissingen zijn aan hem/haar.

5.1.8 Tenslotte

Wees enthousiast en probeer het ieder lid zodanig naar de zin te maken, dat Rotary een genoegen is en blijft. Doe het niet krampachtig, doe het met een kwinkslag.

-	Er mag gelachen worden in Rotary.

-	Er moet gelachen worden in Rotary.

-	Er mag zelfs gelachen worden óm Rotary.

-	Maar doe het wel serieus. Dat kan evengoed leuk zijn.

Als voorzitter bepaal je het gezicht van je club. Bedenk hierbij:

-	er zijn geen slechte clubs, wel slechte voorzitters;

-	het is leuk om lid te zijn van een enthousiaste club;

-	het is nog leuker om van die enthousiaste club voorzitter te zijn!

5.2 Richtlijnen voor de clubsecretaris

5.2.1 Algemeen

-	Voert uit / controleert de bestuursbesluiten alsmede het besprokene tijdens de clubzaken;

-	Neemt deel aan de beleidsvorming, coördineert bij de informatie van medebestuursleden en Avenue / commissievoorzitters inzake alles wat voor hen van belang is;

-	Verstuurt agenda (na overleg met de voorzitter) en zorgt voor notulering;

-	Verzorgt correspondentie naar alle betrokkenen, voert ledenadministratie en archief;

-	Bewaakt statuten en afgesproken procedures.

5.2.2 Wekelijks

o	Tijdens clubbijeenkomsten attendance noteren ( of laten noteren), laatste weekbericht bij de hand hebben en overig informatiemateriaal;

o	Gasten begroeten en namen noteren (attendancekaart en informatie aan tafelpresident / voorzitter);

o	Weekbericht (laten) vervaardigen met daarin te vermelden:

§	Opkomstpercentage;

§	Mededelingen;

§	Verslag van de bijeenkomst;

o

Programma komende weken. (Verzenden – per post of als e-mail - naar leden, weduwen, gouverneurs (DG, DGE, DGN), secretaris Regionaal Bestuurs Contact (RBC), assistent gouverneurs (DGA’s), redactie De Rotarian en de RAN., de districts commissaris Publiciteit en mogelijk de zusterclubs binnen de regio.

5.2.3. Regelmatig

Mutaties in het ledenbestand doorgeven aan de RAN!

Het ledenbestand bij de Rotary Administratie Nederland (RAN) vormt de basis voor het Jaarboek en voorts komt de adressering van ‘De Rotarian’ uit datzelfde ledenbestand. Voor het doorgeven van mutaties kan gebruik gemaakt worden van het personaliaformulier. Bij het doorgeven per e-mail moeten uiteraard dezelfde gegevens vermeld worden. De secretaris (en als plaatsvervangers penningmeester en voorzitter) is als lid van het dagelijks bestuur van de club gemachtigd via internet mutaties in de ledenadministratie (LEAD) van de RAN aan te brengen. Ook is het mogelijk daarvoor een aparte ledenadministrateur aan te wijzen die gedurende meerder jaren die functie vervult.

Een inlognaam en wachtwoord worden door de RAN verstrekt (info@rotarynederland.nl, tel.: 020-6232405, fax: 020-6227642, Amstel 266 1017 AM - Amsterdam).

5.2.4. Maandelijks

§	Opkomstrapportage naar de RAN, voor de 10e van iedere maand. Daarvoor kan gebruik gemaakt worden van de rapportageformulieren, maar ook melding per e-mail is mogelijk en via ledenadministratie op internet (LEAD).

§	Nieuwsbrief van de gouverneur meezenden met weekbericht.

5.2.5. Per kwartaal

§	Kwartaalpercentage van opkomst naar voorzitter ledencommissie met kopie van de attendancelijst om leden met een te lage attendance eventueel daarover aan te spreken.

5.2.6. Halfjaarlijks

§

Halfjaarlijks rapport ledental (Semi Annual Report-SAR) naar Zürich terug sturen via de penningmeester: Deze formulieren worden eind juni en eind december van elk jaar verstuurd. Indien het formulier niet wordt ontvangen moet contact opgenomen worden met Zürich (00 41-1-38 77 180). Indien niet tijdig betaald wordt zal RI het lidmaatschap van de club na een half jaar beëindigen. Na betaling van $10 per lid, kan de club weer geïnstalleerd worden. Indien ook die betaling niet binnen een half jaar betaald worden, moet de club bovendien de charterfee ($ 15) betalen om weer toegelaten te worden Het SAR is de basis voor de aanrekening van $ 18,50 per halfjaar per lid door Evanston. Hierop aan te geven hoeveel leden er meer of minder zijn dan het aantal dat door Evanston wordt genoemd op het formulier. Bovendien worden nieuwe leden opgevoerd (alleen naam en classificatie!!) en leden die bedankt hebben of overleden zijn, doorgehaald.

§

In januari: formulieren met nieuwe bestuurssamenstelling zenden naar Zürich, RAN en gouverneur. Het betreft twee verschillende opgaven: één voor de gegevens van de Official Directory (Engelstalig: alleen voorzitter en secretaris worden gevraagd: wordt naar Zürich gestuurd) en één voor de ledenadministratie van de RAN waarop alle bestuursfuncties vermeld moeten worden. De gegevens voor de RAN kunnen via LEAD worden ingevoerd. Er is (nog) geen koppeling tussen de Nederlandse en de RI-leden-bestanden.

5.2.6a Jaarlijks

Vóór 1 februari opgave van het nieuwe bestuur aan de RAN en ink. voorzitter en ink. secretaris aan Zürich

5.2.7. Incidenteel

Juli :

Op de dag van de bestuurswisseling uitdelen:

§	ledenkaarten (verkrijgbaar bij de RAN)

§	lijst met bestuurs- en commissiesamenstelling

§	verjaardagslijst leden en partners

§	Jaarboeken uitdelen

Augustus:

·	Zgn. ‘blauwe’ formulieren voor het gouverneursbezoek (door de gouverneur toe te zenden) kopiëren en naar bestuursleden en commissievoorzitters sturen ter invulling. Inleveren bij secretaris.

·	Gang van zaken tijdens gouverneursbezoek afspreken (eerst Klein bestuur, dan Groot bestuur, daarna hele club, Roll-Call, badges).

Januari:

·	Nieuwe bestuurssamenstelling vaststellen en doorgeven aan de RAN en Zürich (i.v.m. Official Directory). Indien toegang tot LEAD kan de secretaris zelf de bestuurssamenstelling muteren .

·	Jaarboeken bestellen. Denk aan reserve voor nieuwe leden.

April:
Laatste mogelijkheid om mutaties voor het Jaarboek van het volgende jaar door te geven of via LEAD aan te brengen. Vraag eventueel een totale uitdraai van de clubgegevens aan de RAN, ter vergelijking met de eigen gegevens. De gecorrigeerde uitdraai terugsturen naar de RAN. Een dergelijk totaaloverzicht kan ook door de secretaris zelf gemaakt worden via LEAD.

Juni :
Klaarmaken:

·	nieuwe ledenkaarten

·	jaarverslag (commissievoorzitters voor hun aandeel achter de broek zitten)

·	nieuwe attendance lijst maken

·	verzendlijsten nieuwsbrieven bijwerken

Nieuwe Leden

·

Per club verschilt de wijze waarop leden gekozen worden: sommige clubs hanteren strikte vertrouwelijkheid totdat duidelijk is dat de club akkoord gaat met toelating; er zijn ook clubs die de kandidaat informeren dat er over een mogelijk lidmaatschap in de club gesproken wordt. In alle gevallen moeten de leden zo goed mogelijk geïnformeerd worden over de kandidaat. Zowel bij weigering als bij acceptatie moet de voorsteller geïnformeerd worden door voorzitter of voorzitter ledencommissie. Een en ander is op te nemen in het Huishoudelijk Reglement van de club.

·	Bij acceptatie wordt de kandidaat voor drie bijeenkomsten uitgenodigd en in het weekbericht als gast vermeld.

·	Indien de kandidaat het lidmaatschap aanvaardt: dan volgt installatie. Hij/zij ontvang dan de lidmaatschapskaart, een speldje, een jaarboek en de overige informatie die van belang geacht wordt (bijv. het boekje ‘Wat is Rotary?’).

·	Mutatieformulier naar de RAN sturen. Laat het nieuwe lid de gegevens die in het Jaarboek opgenomen worden controleren. Bij invoering van de gegevens via LEAD hoeft er geen formulier te worden ingezonden naar de RAN.

·	Voorzie het nieuwe lid van een inlognaam en een wachtwoord voor LEAD

Wijziging adres/classificatie

·	Eventueel nieuwe lidmaatschapskaart;

·	Mutatie naar RAN sturen of via LEAD invoeren;

·	Mutatie in weekbericht melden;

·	Verzendlijst wijzigen.

Beëindiging lidmaatschap

·	Leden die nauwelijks attendance halen: benaderen door voorzitter ledencommissie. Eventueel dispensatie aanbieden. Bij ‘hopeloze’ gevallen lidmaatschap op vriendschappelijke wijze beëindigen.

·	Na besluit mutatieformulier naar RAN dan wel via LEAD muteren;

·	Beëindiging in weekbericht vermelden;

·	Ledenlijst aanpassen;

·	Bij overlijden van lid of partner: alle leden / weduwen verwittigen per telefoon / brief. In het geval het de voorzitter betreft ook de DG.

·	Alle bekende gegevens over teraardebestelling / crematie en wensen nabestaanden doorgeven. De voorzitter zorgt voor ‘In Memoriam’ (zie Factsheet ‘Overlijden van een clublid’).

NB: Met behulp van Reporting New Member-, Change of Data- en Report of Membership Terminated- formulieren kan Zürich geïnformeerd worden. Tot nader order kan echter volstaan worden met melding aan de RAN: Zürich wordt per half jaar door de clubs geïnformeerd over het ledental via het semi-annual report dat door Zürich aan de secretaris wordt toegezonden. Zürich wordt bovendien maandelijks door de RAN geïnformeerd over het aantal leden per club. Het Gouverneursberaad heeft op grond van privacyoverwegingen en na raadpleging van de Registratiekamer (thans: College Bescherming Persoonsgegevens) besloten aan het verzoek van RI om over alle ledengegevens te kunnen beschikken voor de zgn. Global database van RI, niet tegemoet te komen.

Aan Zürich of Evanston worden dus geen ledenmutaties doorgegeven, anders dan naam en classificatie.

5.2.8. Documentatie

1.	Handleiding voor de secretaris, (wordt jaarlijks door Zürich aan de club toegezonden)

2.	‘Wat is Rotary?’, een uitgave van de RAN

3.	Manual of procedures (MOP).

4.	www.rotary.org (algemene informatie over Rotary en downloaden van formulieren zoals formulieren voor het aanvragen van Paul Harris Fellows en Matching Grants).

5.	www.rotary.nl, met links naar de districten en clubs en algemene informatie over Rotary in Nederland.

5.3 Richtlijnen voor de penningmeester

De penningmeester beheert de gelden van de club, maakt de begroting, int de contributies en betaalt de afdrachten aan de stichting Rotary Administratie Nederland (RAN) en Rotary International (RI). Voor gegevens is de penningmeester afhankelijk van de secretaris die hem steeds op de hoogte houdt van mutaties in het ledenbestand. Ook kan hij de ledenadministratie (LEAD) van de RAN raadplegen mits hij beschikt over een inlognaam en wachtwoord, die hij via de secretaris kan verkrijgen. Hij voert uit en / of controleert bestuursbesluiten en neemt deel aan de beleidsvorming in het bestuur.

5.3.1. Per kwartaal

Over het algemeen ontvangen de leden elk kwartaal een contributierekening. Soms zijn daar ook de lunchkosten in opgenomen, die dan centraal met de uitbater afgerekend worden.

5.3.2. Halfjaarlijks

In januari en juli ontvangt de penningmeester een contributienota van de RAN gebaseerd op het aantal leden dat per 1 januari en 1 juli bij de RAN bekend was op grond van de gegevens die ontvangen werden van de secretaris. De contributie aan de RAN bestaat uit een bedrag bestemd voor het district en een bedrag dat door het district wordt afgedragen aan de RAN. Gevraagd wordt aan te geven of het aantal leden juist is en zo niet een correctie aan te brengen. Betaald wordt aan de Stichting Rotary Administratie Nederland via Postbank 288124 of ABN AMRO Bank 43.61.74.707. Opgenomen in de contributie is een voor ieder lid verplicht abonnement op het magazine ‘De Rotarian’ en een aantal gratis jaarboeken.

Tezelfdertijd wordt door de secretaris een Semi-Annual Report of Club Membership (SAR) van RI ontvangen, waarop aangegeven wordt hoeveel leden de club omvat volgens de gegevens van RI Hierop is de afdracht aan RI gebaseerd. Dit rapport moet na eventuele correcties teruggestuurd worden. De contributie wordt door R.I. jaarlijks vastgesteld wordt per half jaar geïnd. Per 1 oktober en per 1 april betaalt de club aan RI de helft van dat bedrag voor ieder lid dat is toegetreden in het eerste kwartaal na het begin van de halfjaarperiode waarvoor de contributie is verschuldigd. In het bedrag is per lid een bijdrage opgenomen ter dekking van de kosten voor de Council on Legislation (COL) die om de drie jaar gehouden wordt. Betaald wordt in Euro’s via een rekening van RI bij de Deutsche Bank in Düsseldorf, Duitsland (IBAN: DE45 3007 0010 0255 0333 00; BIC/SWIFT DEUTDEDDXXX). Vermeldt het internationale clubnummer.

Voor de actuele koers van de Rotarydollar kunt u contact opnemen met de Stichting Rotary Administratie Nederland, tel.: 020-6232405, of: info@rotarynederland.nl. De koers is ook te vinden op de website van Rotary International: www.rotary.org (downloads, club-district support, exchange rates). .

5.3.3 Jaarlijks

Aan het eind van het jaar wordt een jaarverslag gemaakt, waarin uiteraard ook de jaarrekening van de penningmeester is opgenomen

Ieder jaar stuurt de gouverneur een brief waarin verzocht wordt een vrijwillige bijdrage aan de Rotary Foundation (TRF) te geven. In de brief wordt een suggestie gedaan omtrent de hoogte van het bedrag. Betaald wordt aan de Stichting Rotary Foundation Nederland te Amsterdam via Postbank, rek.: 3071211 of MeesPierson, rek.: 24.13.59.503.

Door de club of clubleden bestelde brochures, ledenuitdraaien, adresstickers, etc. worden gefactureerd aan de penningmeester. Gratis verkrijgbaar zijn gastenkaarten voor bezoekende rotarians, blocs met kaarten voor maandelijkse opgave van de attendance, en personaliaformulieren.

6. Belangrijke data

Hierna een aantal aanbevelingen en verplichtingen waaraan per maand gedacht moet worden. Neem zelf initiatief of check of de verantwoordelijke clubleden er aan denken.

7. Werving van nieuwe Rotarians

7.1 Inleiding

Rotary International is de vereniging van alle Rotaryclubs in de wereld. Een Rotaryclub is dus lid van Rotary International en een rotarian is lid van een Rotaryclub. Zonder rotarians geen Rotarycclubs en zonder Rotaryclubs geen Rotary International. Groei van het aantal leden, in een evenwichtige samenstelling (classificatie, kwaliteit, leeftijd, enz.), is van zeer groot belang voor de continuïteit van het werk van Rotary thuis en wereldwijd. Derhalve een blijvend punt van actie van het team van Voorzitter, Oud Voorzitter en Inkomend Voorzitter van een Rotaryclub.

Er zijn twee wegen die naar uitbreiding van het ledental kunnen leiden.

De eerste mogelijkheid is het aantrekken van nieuwe leden bij een bestaande club en de tweede mogelijkheid is het oprichten van een nieuwe club. Het eerste vraagt de voortdurende aandacht van het clubbestuur, het tweede vraagt om medewerking van het clubbestuur. Een nieuwe club zal over het algemeen jongere leden aantrekken, zowel mannen als vrouwen en mogelijk plaats bieden aan personen die bij gevestigde clubs met hun eigen cultuur niet binnenkomen.

7.2 Feiten

Alle Rotaryclubs hebben een procedure voor het werven van leden. Deze procedure is conform de door Rotary International aanbevolen procedure (zie Huishoudelijk Reglement van de Rotaryclub, versie 2001 art IX) of een afgeleide daarvan.

Zeer onlangs zijn aan het landelijk Gouverneursberaad (GB) enkele nieuwe voorstellen gedaan voor een vereenvoudigde wervingsprocedure. Het GB is daar mee akkoord gegaan. De belangrijkste punten in deze nieuwe voorstellen luiden als volgt:

-	Nieuwe leden kunnen worden voorgesteld zoveel als mogelijk rekening houdend met reeds in de club aanwezige classificaties.

-	Na overleg met de ledencommissie, vindt eerst een oriënterend gesprek met het kandidaat-lid plaats.

-	Daarna wordt het kandidaat-lid ‘voorgehangen’ in de club. Clubleden worden in de gelegenheid gesteld bezwaren kenbaar te maken

-	Bezwaren binnen 7 dagen na ‘voorhangen’ in de club. (Niet aanwezige leden kunnen schriftelijk worden geïnformeerd.) Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen, gehoord de ledencommissie.

-

Iedere Rotaryclub is uniek; iedere Rotaryclub heeft zijn eigen cultuur, leefomgeving, historie, achtergrond. Derhalve heeft iedere Rotaryclub een daar op toegesneden beleid voor het werven van leden met het accent op verbetering van samenstelling, kwaliteit en groei. Het is een voortdurend punt van gesprek en beschouwing in elke Rotaryclub. Als dit niet het geval is dan heeft betrokken Rotaryclub al gauw een groot probleem met betrekking tot kwaliteit en continuïteit.

7.3 Enkele veel gehoorde opmerkingen

Een Rotaryclub moet een bonte schakering aan leden hebben om een afspiegeling van de samenleving te kunnen zijn.

Een grote spreiding in leeftijd betekent een ruimere kijk op de samenleving. Hetzelfde geldt voor een grote spreiding in classificatie.

Zonder vrouwen in een Rotaryclub ‘verkokert’ de kijk op de samenleving. Bovendien spreekt het jonge mensen niet meer zo aan om lid te zijn van een mannenclub.

Het is de evenwichtige samenstelling, die een club midden in die samenleving plaatst. Als groei dat evenwicht moet herstellen, moet dat ook bewerkstelligd worden
Indien gevestigde clubs om respectabele redenen als grootte, achtergrond en cultuur niet verder kunnen groeien, zal meegewerkt moeten worden aan het oprichten van een nieuwe club, die er zeker anders zal uitzien en kans zal geven aan anderen met andere classificaties, mannen en vrouwen, om lid te worden van Rotary.

Ondanks de afschaffing van de ‘clubgrenzen’ hebben gevestigde clubs vaak nog moeite met het oprichten van een nieuwe club in hun omgeving omdat zij vastzitten aan hun oude structuur en samenstelling.

Een club kan tegen een stootje wanneer er 50 tot 60 leden zijn.

Hoe de procedure voor het werven van nieuwe leden ook is; snelheid moet boven bureaucratie gaan.

Opvang, opleiding en begeleiding van nieuwe leden in de clubs gebeurt helaas te weinig of slecht, waardoor tenslotte club en leden geïsoleerd komen te staan in Rotary zonder dat ze dat in de gaten hebben en dat is jammer want Rotary is weliswaar geen geloof maar wel een beleving.

7.4 Tenslotte

Het verkrijgen van nieuwe leden, hetzij in de eigen club, hetzij door het meewerken aan de oprichting van een nieuwe club is iets waar een bestuur van wakker mag liggen.

8. Geldstromen in Rotary

9

9. Gouverneursbezoek

Gedurende het Rotaryjaar hoopt de Gouverneur alle clubs in het District te bezoeken om zich op de hoogte te stellen van het reilen en zeilen van de clubs en met hen van gedachten te wisselen over Rotary. Dat is voor alle partijen en niet in het minst voor de Gouverneur, een tijdrovende zaak. Direct voorafgaande aan het clubbezoek heeft de DG, in een aantal gevallen vergezeld door de ADG, een gesprek met het voltallige bestuur, d.w.z. inclusief de avenue-voorzitters en de clubjeugdcommissaris, Tijdens dit voorgesprek zullen de clubplannen voor het jaar worden besproken aan de hand van het zgn ‘blauwe formulier’. In sommige situaties is deze taak gedelegeerd naar de ADG’s.

10. Matching Grants en Group Study Exchange

10.1 Matching Grants

Zeven tips voor het realiseren van de juiste aanvraag voor een Matching Grant

10.1.1 Aanvraagformulier voor een Matching Grant

Op de site van Rotary International (www. rotary.org) staat op onderstaand adres een beschrijfbare PDF: http://www.rotary.org/newsandinfo/downloadcenter/pdfs/141en_write.pdf

10.1.2 Toelichting op het aanvraagformulier

Op dezelfde site is op onderstaand adres een uiterst handig hulpmiddel te vinden waarin het formulier per onderdeel uitvoerig wordt toegelicht en waarin elke relevante vraag als FAQ is beantwoord: http://www.rotary.org/newsroom/downloadcenter/pdfs/144en_02.pdf

Op deze wijze wordt het invullen van het formulier geen boekhoudkundige maar een constructieve taak.

10.1.3 Let op valkuilen

Zie de ‘Complete Applications’ uit Helpful Hints february 2002: “It’s no surprise that complete applications that arrive at The Rotary Foundation experience less delay and less additional work for Rotarians. Just one year ago, applications received at RoFo came in at a rate of 10% complete and 90% incomplete. These statistics have improved over the last year and we are happy to report that only 85% of the incoming applications are incomplete these days. Please remember that a complete application includes written commitments (signatures or attached letters) from Presidents of primary sponsoring clubs; an easily understood budget with supporting documentation in the form of price quotes or/pro-forma invoices for all items with a cumulative value of $1000 or more; as well as a complete listing of activities in which Rotarians will participate as the project is implemented”.

10.1.4 Euro

“Those clubs in countries using the multicountry currency Euro, should remember to submit their proposed project financing in US dollars, even though they intend to contribute in Euro!”
The Official Rotary Exchange Rate te vinden op: http://www.rotary.org/newsroom/downloadcenter/support/rates.html.

10.1.5 Verzending

Volgens de nieuwste richtlijnen loopt uw aanvraag via de voorzitter van onze Districtscommissie.

10.1.6 Betalingen (na ontvangst van de goedkeuring door RI)

Kies van de RoFo Grant Payee instructions de weg via kantoor Zürich en wel d.m.v. de Zürichrekening bij de Deutsche Bank te Düsseldorf (IBAN DE51 3007 0010 0255 0200 00; Swift/BIC DEUTDEDDXXX )of via het RAN-kantoor te Amsterdam ( 24.13.59.503)) + vermelding naam club + project account number en mail ze wat er is gebeurd. De RAN stuurt het geld door naar Zürich. Zürich maakt het door de club gestorte bedrag plus de (eventuele) DDF + de Matching Grant over aan de door u opgegeven bestemming. N.B. Denk aan rapportage aan de RoFo en denk aan het opstellen t.z.t. van het Final Report!

10.1.7 Het Cordaid Service Fonds

Wees ook attent op een zinnige verdubbeling van jullie inspanningen met behulp van het Cordaid Service Fonds. Het CSF is opgericht in samenwerking met Serviceclubs In Nederland (SIN). Het SIN is een overkoepelend overlegorgaan van 12 in Nederland opererende servicecluborganisaties. Cordaid stimuleert met het Cordaid Service Fonds particuliere initiatieven voor ontwikkelingssamenwerking.

Serviceclubs die een kleinschalig project in een ontwikkelingsland willen ondersteunen kunnen hiervoor een aanvraag indienen bij het Cordaid Service Fonds.

Bij goedkeuring verdubbelt het Cordaid Service Fonds het bedrag met maximaal € 25.000. Aanvraag volledig? Binnen 14 dagen heb je uitsluitsel!

In het jaar 2002 kregen 54 Serviceclubs samen voor ruim € 485.368 goedkeuring voor hun projecten. Een fantastische prestatie! Zie verder: http://www.cordaid.nl/Projecten/index.htm

Leeswijzer voor meer informatie

-	Voor de aanvraag van Grants: zie hoofdstuk 10

-	Beknopt in het Nederlands: www.rotary.nl; www.rotary.nl. en klik bij “organisatie” op “Rotary Foundation”. Kijk ook bij “documenten” bij “voor leden” bij ”Matching Grant informatie”

10.2 De uit te zenden en te ontvangen teams ‘Group Study Exchange’

Het GSE-programma is uniek, omdat er geen enkel ander programma bestaat waarbij jonge professionals op deze manier de kans krijgen letterlijk en figuurlijk over hun eigen grenzen te kijken. Zij worden vier weken opgenomen in de maatschappij van het land dat zij bezoeken, maken kennis met vrijwel alle aspecten van die samenleving, wonen bij Rotarians thuis en maken ook kennis met mensen uit hun eigen vakgebied. Daarbij zijn de Nederlandse kandidaten tevens ambassadeurs voor Nederland. Dat vereist dat de kandidaten zich al enige jaren praktisch “inwerken” in de maatschappij. Vandaar dat: ‘outstanding young business and professional persons’.

Rotary kiest bewust niet voor een homogene (beroeps-)groep, ook vanwege de onderlinge uitwisselingsmogelijkheden. Het gaat om personen die een passende opleiding hebben gevolgd om uitgezonden te kunnen worden en die uiteenlopende beroepen uitoefenen.

De GSE sub-commissie heeft de volgende taken:

-	Organisatie van de uitzending van een GSE-team naar een district ergens in de wereld.

-	Organisatie van de ontvangst van het team uit dat district, in ons district. Voorzitter en secretaris zijn de eerste aanspreekpunten in het district.

10.2.1 Het uit te zenden GSE-team

Tijdsduur:
4-5 weken. De periode ligt rond de datum van de Districts Conferentie in het district. (mei - juni)

Samenstelling:
4 jonge professionals, o.l.v. een teamleider (Rotarian).

Programma:
Een educational deel. Geeft informatie over de sociale, culturele, economische en organisatorische aspecten land en district.

Een vocational deel.
Overeenkomstig hun wensen worden de teamleden in contact gebracht met mensen en instellingen uit hun eigen beroep.

10.2.2 Werving: De GSE-Commissie werft langs twee wegen:

-	door het aanschrijven van de clubvoorzitters;

-	d.m.v. de gouverneursbrief en het gouverneursbezoek aan de clubs.

Selectie: De selectie gebeurt in twee fasen:

-	voorselectie: voldoet de kandidaat aan de criteria?

-	op basis van persoonlijke gesprekken met de door de Rotaryclubs in het district voorgedragen kandidaten.

Aanmeldingscriteria:

-	Woonachtig of werkzaam in het district.

-	Leeftijd vanaf minimaal 25 tot maximaal 40 jaar.

-	Een afgeronde beroepsopleiding (ongeacht niveau of branche).

-	Minimaal 2 jaar werkervaring en ook op het moment van uitzending werkzaam.

-	Medewerking aan de uitzending door de werkgever.

-	Goede tot redelijke spreekvaardigheid in het Engels.

-	Het kunnen optreden als ambassadeur voor Rotary en Nederland

-	Mogelijkheden tot uitdragen van de tijdens de reis opgedane ervaringen in Nederland

-	Kinderen van Rotarians zijn uitgesloten van deelname.

Kosten:
De kosten worden gedragen door R.I., Rotary Foundation.
Voor verzekering, medische keuring, kleding, geschenken voor gastgezinnen e.d. moet de kandidaat rekening houden met een eigen bijdrage van ±€ 350.

Aanmelding kandidaten voor teamleden: vóór 1 november bij voorzitter of secretaris van de GSE-commissie.

10.2.3 Het te ontvangen GSE-team

Voor het ontvangen van een team wordt een commissie ingesteld. Deze bestaat uit de teamleider die het jaar er voor het uitgaande team heeft begeleid samen met de regiovoorzitters van de te ontvangen regio.

Het team wordt ondergebracht -thuis- bij leden van Rotaryclubs in het district. Deelnemende clubs verzorgen ieder een 5 - 6 daags programma. Bij toerbeurt is één van de clubs ‘trekker’ van het programma. Na afloop van het clusterprogramma, wordt het team weggebracht naar de volgende regio. Tijdens de bezoekperiode is de ontvangende club verantwoordelijk voor vervoer van de teamleden naar hun dagbestemming.

De GSE-commissie en de clubvertegenwoordigers stellen samen een programma op, waarbij zij proberen een zo groot mogelijke diversiteit aan activiteiten te ontwikkelen.

Het bezoek aan het district begint met een welkomstparty en eindigt met een farewell party, waarbij iedereen die zich heeft ingezet ten behoeve van het team, van harte welkom is.

De GSE-commissie maakt voor het ‘inkomend team’ een programmaboekje, waarin naast een overzicht van het programma, ook de indeling van de teamleden bij de gastgezinnen is opgenomen, evenals andere gegevens die voor het team en de betreffende clubleden van belang zijn.

11. Veel gebruikte afkortingen