Crisisplan voor Noodgevallen

EMERGENCY PROCEDURES Youth Exchange MDJC Nederland
Richtlijnen voor Youth Exchange Noodgevallen

Rotary International District 1550-1560-1570-1580-1590-1600-1610

Inleiding

Hoewel het zelden voorkomt kunnen zich gedurende een Exchange-jaar situaties voordoen die het nemen van Voorzorgsmaatregelen en het hebben van een Crisisplan noodzakelijk maken. De MDJC heeft richtlijnen opgesteld.

Het verantwoordelijke crisisteam van de Rotary Club moet deze richtlijnen gebruiken en zal met ondersteuning van de MDJC het noodgeval begeleiden.

Onder een noodgeval wordt hier verstaan: 1) ernstig ongeval van de exchange student met of zonder dodelijke afloop. 2) ongeval of dood van een ouder of broer/zuster thuis. (In dit pamflet wordt vooral aandacht besteed aan pt 1)

Voorzorgsmaatregelen

Crisisteam: (De samenstelling geschiedt door bestuur van de Rotary Club)

CJC, Counselor, betrokken Gastouders, voorzitter en inbound/outbound commissaris van de MDJC, DJC, eventueel Districtscounselor, voorzitter club.

Dringende raadgevingen: Zorg dat u altijd weet waar de jaarstudent zich bevindt en te bereiken is. Houdt u aan de reisvoorschriften voor de uitwisselingsstudenten.

Let op de keuze van de vrienden en activiteiten. Vergewis u van veilig lokaal transport.

Documenten: De counselor bewaart (copie)paspoort, verzekeringspolis *), pagina’s van applicationform**) met contactgegevens en medische informatie en het ticket***). Scan deze documenten en zet ze op de website achter de inlogcode. Gastouders bewaren originele paspoort.

*) verzekeringen in Nederland worden afgesloten bij Mondial Assistance.

Bij overlijden vallen de kosten voor begrafenis en voorbereidende werkzaamheden onder de dekking van de polis. Ook transport van stoffelijk overschot naar het thuisland, legeskosten, transport kosten, administratieve kosten etc etc. Bestudeer na aankomst van uw jaarstudent vooral artikel 5 waar u bijv. leest dat Mondial Assistance bepaalde zaken, zoals ziekenvervoer en opname, transport van familie leden e.d. kan regelen.

**) Door ondertekening van het Application form geven de biologische ouders aan welke vrijheid van handelen ze aan de Rotary Club overdragen.

***) Bestudeer na aankomst van de jaarstudent de voorwaarden voor de retourvlucht.

Op de volgende twee pagina’s wordt een crisisplan en noodprocedures beschreven. Laat het op uw club website achter de inlogcode opslaan. Het staat ook op de website van D1580. http://www.rotary.nl/d1580/activiteiten/jeugd/rotary_en_jeugd/

Print uit, plastificeer en weet waar u het opbergt.

Crisisplan

Taken: Spreek tevoren af wie wat doet en prepareer u op die mogelijke taak.

Contacten:

·	Stel een persoon aan die de contacten met de ouders onderhoudt en hen zal inlichten. I.h.a. is dat de contactpersoon die al voor de komst van de jaarstudent dat contact onderhield. Bij overlijden van een buitenlander in Nederland gelden strikte regels

·	In geval van het overlijden van een student uit het buitenland is de politie/interpol verantwoordelijk voor het leggen van contact met de ouders. Dat kan wel 24 uur duren. Dus niet zelf de ouders op wat voor manier ook informeren.

·	Het crisisteam zal ook informatie onder zich moeten houden TOTDAT Interpol de ouders heeft ingelicht.

Stel de DJC, de voorzitter van de MDJC, de landelijk inbound coördinator MDJC en de gouverneur jeugdzaken op de hoogte nadat Interpol daarvoor toestemming heeft gegeven, evenals alle gastouders en clubleden en de sponsorclub uit het thuisland van het slachtoffer. Ook de school van het slachtoffer. De mede-inboundstudenten zullen door de inbound coordinator worden geinformeerd.

·	Spreek met de voorzitter van de MDJC af wie de pers te woord zal staan (en geen ander dan de afgesproken persoon). De pers mag zonder toestemming van de persvoorlichter geen beelden of verslagen publiceren of interviews afnemen.

Formaliteiten

·	Stel de verzekering direct op de hoogte Mondial Assistance (v/h Elvia) Alarmcentrale, 020 592 9292 (dag en nacht bereikbaar)

·	Bel de ambassade of het consulaat voor advies en assistentie.

·	Zorg dat eigendommen van het slachtoffer en met name het paspoort (als dat niet in het bezit is van de CJC of gastouder) opgevraagd/gehaald worden.

·	Laat de documenten (overlijdensverklaring/eventueel politierapport) goed bewaren door degene die in het crisisteam daarvoor verrantwoordelijk is.

Onderhoud contacten met het ziekenhuis en een eventuele begrafenisondernemer. Die op de hoogte is van alle verklaringen die nodig zijn om een lichaam te vervoeren (balseming-verklaring, verzegelings- en “verpakkings” verklaring voor het lichaam, export verklaring en import verklaring voor het lichaam). Anders met hulp van de ambassade.

·	De begrafenisondernemer en de politie handelen de formaliteiten af in samenspraak met de verantwoordelijke van het crisisteam.

·	Maak van alle documenten een copie en laat die bewaren door een crisisteamlid)

Repatriëring

·	Overleg met de ouders hoe zij de repatriëring van het lichaam willen, of ze eventueel meteen komen om de repatriëring te begeleiden en bij een herdenkingsdienst te zijn.

·	Zorg dat de vlucht van het lichaam goed gepland is, ook i.v.m indirecte vluchten.

·	Het is verstandig een afgevaardigde mee te sturen en ook naar de ouders voor een correcte overdracht te zorgen

Herdenking

·	Houdt een herdenkingsdienst met/voor alle betrokkenen (club, school, inbounds) en leg de ceremonie vast voor de ouders. Laat school en inbounds een fotoboek samenstellen.

·	Schrijf een rapport voor de MDJC en Rotary International op de daarvoor bestemde formulieren.

Procedures

Procedure in geval van letale calamiteit van exchange student:

De CJC roept het tevoren ingestelde crisisteam bijeen en bevestigt de afgesproken taken dwz:

•	Contactpersoon voor familie aanwijzen.

•	Contactpersoon met de politie aanwijzen.

•	Contactpersoon ziekenhuis, begrafenisondernemer, ambassade/consulaat.

•	Organisator herdenkingsbijeenkomst

•	Informant (nadat Interpol de familie heeft ingelicht)

o	binnen Rotary

o	Gastgezinnen, clubleden

o	School van slachtoffer

Pers

o	Sponsorclub thuisland

o	YE studenten

•	Bespreek Crisisplan en stel dat in werking

Aandachtspunten:

-	Laat geen contact opnemen met de ouders voordat Interpol de ouders heeft geïnformeerd. Maar, de media kunnen informatie doorspelen voordat alle betrokkenen zijn ingelicht.

-	(Aan)Klacht van ouders over de gebeurtenis is mogelijk. Laat dat over aan de MDJC

-	Zoek contact met de MDJC om financiële zaken op te lossen indien zij zich aandienen.

-	Overweeg dat een daartoe aangewezen persoon namens de Rotaryclub het lichaam begeleidt naar het thuisland en daar de familie zo lang ondersteunt als wenselijk is.

-	Regel indien wenselijk een gedenkteken ter gedachtenis van de student.

-	De wijze waarop zaken worden afgehandeld heeft een directe invloed op de beleving van de familie en de studenten. Ook de manier waarop de pers in het geheel wordt betrokken heeft grote impact op het Rotary uitwisselings-programma.

Procedure in geval van calamiteit in de thuisfamilie:

In het algemeen zal de club/gastgezin direct worden verwittigd door de famile dan wel de door de sponsorclub/district, soms via de jaarstudent zelf. Counselor, zorg dat uw jaarstudent begeleiding krijgt om de informatie te verwerken. Uw DJC en de districtcounselor kan daarbij behulpzaam zijn. Overleg met de inbound-coordinator van MDJC over een wenselijke retourvlucht. (Dit is begrepen in de polis van Mondial Assistance.)

Procedure in geval van calamiteit in ons land:

Realiseer u dat men in het buitenland de topografie van Europa/Nederland niet kent en zich dus grote zorgen maakt als er ergens in Europa/Nederland een calamiteit plaatsvindt. CJC, stel de familie van uw jaarstudent ervan op de hoogte in hoeverre uw lokatie betrokken is bij de calamiteit.

Notitie van de MDJC dd 22-04-2009. Voor D1580 aangepast.