Page 12 - Handboek Rotarians D1600 2021-2022

Paul Harris Fellow
Van de Rotary onderscheidingen is de Paul Harris Fellow (PHF), die is vernoemd naar de oprichter van Rotary, wel de meest bekende. De onderscheiding wordt toegekend aan iemand die (of voor wie men - in de regel vanwege zijn/haar verdiensten binnen Rotary of de samenleving) een bedrag van minimaal US$ 1.000 aan de Rotary Foundation (TRF) heeft betaald.
Deze persoon heeft het recht zich ‘Paul Harris Fellow’ te noemen. In Nederland is het niet gebruikelijk de PHF zo direct aan fundraising te koppelen, maar hanteren wij dit om daarmee als club (of district) de speciale waardering voor het lid te tonen.
Rotaryclubs vragen de gewenste PHF aan bij het Rotary International kantoor te Zürich via het ‘Paul Harris Fellow Recognition Transfer Request Form’ https://my.rotary.org/en/paul-harris-society-frequently-asked-questions Je kunt dan een pdf document downloaden!
SECRETARIS
Rol en taken secretaris
LEAD op www.rotary.nl is een verantwoordelijkheid van elk clublid zelf, maar zorg ervoor dat het bestuur dit regelmatig controleert. De contributies, zowel van district (via RAN) als internationaal, zijn op de databases LEAD en de gekoppelde Club Administration van Rotary International gebaseerd.
Bij een foutief mailadres zal allerlei belangrijke informatie of uitnodigingen niet bij de persoon en/of club aankomen. De clubsecretaris heeft de schrijfrechten om in LEAD mutaties aan te brengen. Het is echter verstandig om ook plaatsvervangers aan te wijzen (naast de. penningmeester en/of voorzitter) of een aparte ledenadministrateur aan te wijzen die gedurende meerdere jaren die functie vervult. Deze laatste heeft automatisch schrijfrechten; voor een ander lid dient de secretaris die (elk jaar opnieuw) toe te kennen. Elk lid moet daarnaast zijn eigen gegevens regelmatig controleren en zo nodig wijzigen. Om toegang te krijgen is de inlognaam altijd het in LEAD vermelde privé e-mailadres. Het wachtwoord wordt zelf gekozen. (Volg de instructies in het openingscherm.)
Bezoek Gouverneur
Datum bezoek doorgeven aan de programmacommissie, zodat er die bijeenkomst geen andere activiteiten worden gepland. Jaarplan ter informatie zenden aan gouverneur en assistent-gouverneur. Clubrapportage (het digitale blauwe formulier) samen met de voorzitter invullen en z.s.m. naar de gouverneur zenden. Bezoek van de gouver- neur voorbereiden, zoals bestuursleden en commissie- voorzitters uitnodigen voor de bespreking, leden tijdig informeren.
PENNINGMEESTER
Rol en taken penningmeester
Het (statutaire) clubbestuur heeft te zorgen voor een solide nancieel beleid en een goed beheer van de geldmiddelen. Dit is niet alleen de taak van de penningmeester, maar het is een gezamenlijke bestuursinspanning te zorgen voor het nanciële beheer van de club (en aanverwante stichtingen).
De clubsecretaris heeft de administratieve verantwoorde- lijkheid voor gebruikelijke clubactiviteiten. Deze bestuurs- functie omvat o.a. de volgende algemene taken:
• Bijhouden van de ledenlijst in LEAD
• Het versturen van uitnodigingen voor club- en bestuursvergaderingen.
• Het opmaken en bewaren van de notulen van club- en bestuursvergaderingen.
• De nodige rapporten voor Rotary International en voor het district opmaken, waaronder de halfjaarlijkse
rapportage over het ledenbestand en opvolgen van vervallen betalingen aan RI.
• De aanwezigheidslijsten (attendance) bijhouden. Hierover periodiek rapporteren in het bestuur en via
de clubrapportage (voorheen: het blauwe formulier) het
• jaarpercentage doorgeven aan de gouverneur.
Het bijhouden van de clubgegevens in Rotary Club Central, via My Rotary.
Muteren ledenbestand
Houd de databasegegevens in LEAD actueel.
Zorg voor een continue juiste registratie van club en leden. Houd het tijdig wijzigen van mailadressen in de gaten, want niets is zo vervelend als informatie niet de juiste leden/functionarissen bereikt. Het actueel houden van het
ROTARY CLUB CENTRAL
Een prima manier om de voortgang van je jaarplan te monitoren is Rotary Club Central, te vinden via My Rotary. In Rotary Club Central geef je voorafgaand aan het nieuwe Rotaryjaar de doelen van de club aan.
Voorzitter, inkomend-voorzitter, secretaris, penningmeester en Rotary Foundation Of cers van de club kunnen de gegevens invoeren. door het ingeven van gestelde en bereikte doelen maak je de jaarplannen meetbaar en concreet.
Ga voor Rotary Club Central naar www.rotary.org/ clubcentral. Hierin kunnen alle clubs hun activiteiten en projecten delen. Een mooi middel voor het delen van informatie.
ROTARYCLUB vervolg