•

Spoor Grensoverschrijdend gedrag: behandeld via de Klachtencommissie conform het nationale reglement en dit reglement. De klachtencommissie adviseert uitsluitend over grensoverschrijdend gedrag.

•

Spoor Wangedrag / beleid / ethiek: behandeld via de RI-procedure (RI-directeur, RI Raad van Bestuur) conform de Rotary Code of Policies.

•

D1600 beschikt te allen tijde over minimaal een liefst gecertificeerde vertrouwenspersonen (bij voorkeur twee en wel één man en één vrouw), aangesteld door het Districtbestuur van D1600.

•

De VP mag lid zijn van Rotary maar geen lid van de klachtencommissie en heeft geen bestuurlijke functie binnen D1600.

•

De VP wordt benoemd voor twee jaar, met mogelijkheid van eenmalige herbenoeming.

1.

Eerste opvang: eerste aanspreekpunt voor meldingen over grensoverschrijdend gedrag, wangedrag of integriteitskwesties.

2.

Informatie en begeleiding: bespreekt met melder mogelijke stappen, procedures en gevolgen, inclusief verlies van anonimiteit bij formele klacht.

3.

Spoorvaststelling: bepaalt bij het eerste gesprek welk spoor van toepassing is (grensoverschrijdend gedrag of wangedrag/beleid).

4.

Informele ondersteuning: begeleidt, indien gewenst, de melder in het informele traject; kan bemiddeling of mediatie voorstellen.

5.

Formele doorverwijzing: begeleidt, indien gewenst, de melder bij indiening van de formele klacht bij de secretaris van de klachtencommissie.

6.

Verplichte notificatie RI: bij klachten over de gouverneur wegens intimidatie geeft de VP aan dat dit via de klachtencommissie moet worden gemeld aan de Algemeen Secretaris van RI binnen 14 kalenderdagen schriftelijk op de hoogte.

•

De VP behandelt alle meldingen strikt vertrouwelijk. Dossiers worden beveiligd opgeslagen.

•

De melder kan in de informele fase anoniem blijven. De VP deelt geen identificerende informatie zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. Bij een crimineel feit wordt de vertrouwenlijkheid verbroken (conform de beroepscode van de LVV), uiteraard nadat het slachtoffer geïnformeerd is.

•

Bij overgang naar het formele traject informeert de VP de melder expliciet dat anonimiteit niet langer gehandhaafd kan worden vanwege het vereiste van hoor en wederhoor.

•

De VP verstrekt uitsluitend geanonimiseerde gegevens aan het Districtbestuur.

•

De Klachtencommissie bestaat uit drie leden.

•

Leden kunnen geen lid zijn van Rotary in Nederland (nationaal reglement art. 5 lid 2). Dit is een harde vereiste.

•

Leden dienen bij aanstelling een VOG te overleggen (nationaal reglement art. 5 lid 2).

•

De commissie bestaat uit minimaal één man en één vrouw.

•

Het Gouverneursberaad benoemt, schorst en ontslaat de leden van de commissie. Bij een voordracht tot schorsing of ontslag wordt het betrokken lid eerst gehoord door het Gouverneursberaad voordat een beslissing wordt genomen.

•

Leden worden benoemd voor ten hoogste vier jaar en zijn eenmalig herbenoembaar (nationaal reglement art. 5 lid 4).

•

De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. Er is tevens een secretaris en een lid. Alle leden fungeren als plaatsvervangend voorzitter.

7.

Het Gouverneursberaad neemt de beslissing over het advies met uitzondering van de zittende gouverneur (nationaal reglement art. 20 lid 3).

8.

De commissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht binnen 5 werkdagen (art. 13 nationaal reglement).

9.

Voorafgaand aan of tijdens het onderzoek vraagt de commissie klager en beklaagde of zij bereid zijn in gesprek te gaan, al dan niet onder begeleiding van een mediator. De adviestermijn wordt hierop opgeschort (nationaal reglement art. 8).

10.

De commissie hoort klager en beklaagde afzonderlijk (hoor en wederhoor). Klager wordt eerst gehoord. Van elk gesprek wordt een verslag gemaakt.Indien personen weigeren om informatie te geven of gehoord te worden, meldt de klachtencommissie dit onverwijld aan de Gouverneur. Deze besluit over de daarop te volgen procedure. .

11.

De commissie brengt advies uit aan het bevoegde niveau (clubbestuur, gouverneur, Gouveneursberaad) conform artikel 20 van het nationale reglement.

12.

Het advies bevat: rapport van bevindingen, conclusie over ontvankelijkheid en gegrondheid, en eventuele aanbevelingen voor maatregelen.

13.

De commissie spreekt geen sancties uit. Besluitvorming is uitsluitend aan het bevoegde bestuur.

•

De naam en contactgegevens (woonadres, e-mailadres, telefoonnummer) van de klager.

•

De dagtekening.

•

De naam van de Rotarian(s) tegen wiens gedrag de klacht zich richt, met vermelding van diens club.

•

Een beknopte omschrijving van het gedrag waarop de klacht betrekking heeft, en de wijze waarop de klager hierdoor in zijn belangen is geschaad, met vermelding van de periode.

14.

De voorzitter beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht binnen 5 werkdagen na ontvangst (nationaal reglement art. 13 lid 1).

15.

Is de klacht niet-ontvankelijk, dan krijgt de klager een redelijke termijn om de klacht aan te vullen.

16.

Wordt de klacht na aanvulling alsnog niet-ontvankelijk geoordeeld, dan blijft het klachtonderzoek achterwege. Beide partijen worden geïnformeerd. De adviestermijn is gedurende de ontvankelijkheidsbeoordeling opgeschort.

17.

De klachtbrief met bijlagen wordt aan de beklaagde doorgezonden met een reactietermijn van 14 dagen (nationaal reglement art. 19 lid 1).

18.

Na ontvangst van de reactie wordt de klager uitgenodigd te worden gehoord. Daarna wordt de beklaagde gehoord.

19.

Het horen geschiedt afzonderlijk, tenzij beide partijen schriftelijk verzoeken in elkaars aanwezigheid te worden gehoord.

20.

Klager en beklaagde mogen zich laten bijstaan door een raadsman of -vrouw. De voorzitter kan de aanwezigheid van een raadsman weigeren bij gegronde reden (nationaal reglement art. 18 lid 3).

21.

Van elk hoorgesprek wordt een verslag gemaakt. Een geluidsopname is toegestaan en wordt onmiddellijk na ondertekening van het verslag vernietigd, tenzij de gehoorde persoon bezwaar maakt (nationaal reglement art. 17).

22.

Het verslag wordt aan de gehoorde persoon voorgelegd met een reactietermijn van 14 dagen.

•

De melder Kan zich wenden tot de VP. De VP biedt opvang en informeert de melder over de procedure. De melder kan te allen tijde zelf direct een klacht indienen.

•

De VP stelt vast of het grensoverschrijdend gedrag betreft en begeleidt de melder naar het juiste traject.

•

De president trekt zich volledig terug uit alle besprekingen. Dit is een harde eis van het RI-beleid.

•

Het clubbestuur beoordeelt de klacht en handelt af bij voorkeur binnen 30 dagen.

•

Indien het clubbestuur de klacht niet adequaat afhandelt, informeert de VP de melder om zelf de klacht naar de gouverneur te sturen

•

De Klachtencommissie doet feitenonderzoek en adviseert de gouverneur en het districtsbestuur via het secretariaat conform hoofdstuk 4.

•

De gouverneur neemt een besluit binnen 4 weken na ontvangst van het advies.

•

De gouverneur is de eerstverantwoordelijke (RI niveau 1). De gouverneur benoemt een panel van drie gerespecteerde oud-clubpresidenten.

•

Bij beroep stelt de gouverneur een nieuw panel van drie samen. De uitkomst van de tweede beoordeling is definitief op districtsniveau.

•

Escalatie naar de RI Raad van Bestuur is mogelijk bij ernstige schendingen of aanhoudende weigering mee te werken.

23.

De VP ondersteunt een melder alleen bij grensoverschrijdend gedrag en integriteitDe melder dient zelf de klacht in bij de RI-directeur van de zone.

24.

De RI-directeur stelt een panel van drie gerespecteerde districtsleden in voor het onderzoek.

25.

De RI-directeur kan een actieplan opleggen, begeleiding bieden of de zaak escaleren naar de RI Raad van Bestuur.

26.

De RI-president heeft de bevoegdheid de gouverneur te ontheffen. De gouverneur heeft 30 dagen verweer na een ontheffingsbesluit.

27.

Het Districtbestuur heeft een signalerende en ondersteunende rol, geen formele besluitvormende bevoegdheid bij dit type klacht.

28.

De VP biedt eerste opvang en advies. De klachtencommissie notificeert de Algemeen Secretaris van RI binnen 14 kalenderdagen..

29.

De voorgaande districtsgouverneur is de verplichte behandelaar (RI-eis). Hij behandelt de klacht zelf of stelt een specifieke commissie in , dat zal meestale de landelijke klachten commissie zijn. De klachtencommissie doet dan het onderzoek en rapporteert aan de door RI bepaalde voorgaande districtsgouverneur. Hij of zij bepaalt wat met het advies van de klachtencommissie gebeurt.

30.

Indien de melder van oordeel is dat de klacht niet adequaat is behandeld, kan de klacht met documentatie worden voorgelegd aan de RI-directeur.

31.

Ingediend door een club, met instemming van minimaal vijf andere clubs of een huidig RI-bestuurslid.

32.

Schriftelijk bij de Algemeen Secretaris van RI binnen 21 kalenderdagen na bekendmaking uitslag.

33.

Beoordeling door de RI Raad van Bestuur. Diskwalificatie vereist tweederde meerderheid.

34.

Verzoek schriftelijk bij de Algemeen Secretaris van RI binnen 60 kalenderdagen na het ontstaan van het geschil.

35.

Geschillen over RI-bestuursbesluiten of expliciete gouverneursbevoegdheden komen niet in aanmerking voor bemiddeling of arbitrage.

•

De secretaris van de Klachtencommissie draagt zorg voor archivering van het klachtdossier (nationaal reglement art. 22).

•

Het dossier wordt gedurende vijf jaar bewaard. Na ommekomst van deze termijn wordt het dossier vernietigd.

•

De VP houdt een afzonderlijk geanonimiseerd register bij van alle meldingen.

•

De Klachtencommissie maakt jaarlijks een geanonimiseerd jaarverslag met overzicht van klachten, adviezen, doorlooptijden en trends (nationaal reglement art. 24).

•

De VP brengt jaarlijks, uiterlijk 1 juli, een geanonimiseerde rapportage uit aan het Districtbestuur.

•

Het Districtbestuur bespreekt beide rapportages en besluit over aanpassingen van dit reglement.

•

Dit reglement wordt jaarlijks geëvalueerd, uiterlijk 1 augustus.